番茄工作法--时间管理

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幻灯片1番茄工作法——时间管理模型幻灯片2目录1、模型介绍2、使用范围3、方法流程4、应用举例幻灯片31、模型介绍1.1什么是番茄工作法？理念：利用整个番茄时间，专注于某一段时间，减少打断，提高时间的感知和掌控。概念：番茄时间为25min工作+5min休息，3-4个番茄时间为一轮，之后休息10-15min。 幻灯片41.2番茄目标效率用最简单的工具和方法来提高团队的工作效率。充满热情并一直保持。缓解时间的压迫感与紧迫感。番茄工作法的目标热情加快学习和工作进度，提高工期预测能力，保质保量。能力幻灯片51.3番茄方法番茄工作法的流程由五个阶段构成：事件时间内容计划一天的开始计划一天要做的事追踪全天时间记录好这一天内做过的工作学习等得所有事情，作为原始数据，包括工作时间和其它感兴趣的指标记录一天的结束建立一个日工作的档案，收集原始数据分析一天的结束由原始数据分析出有用的信息（有用信息即能帮助你提高效率的信息）可视化处理一天的结束把有用的信息用鲜明的方式表达出来，以便清楚得看到自己的进步注：番茄工作法的基本周期为一天，也可以更短，但这样的话，以上五个阶段的交替频率会更频繁。 幻灯片61.4番茄工具l一个番茄计时器l一张TODOTODAY工作计划表，每天开始时填写以下事项：1.小标题，包括时间、地点、人物l清单，包含今天要做的事情，并按先做和后做的顺序排列1.表格中一部分留给“计划外的紧急事件”。这些事件是不可预期的，但又必须要处理的，当它们出现在表格中时，可能会推翻全天的计划。l l一份ACTIVITYINVENTORY活动清单，由以下两项组成：l标题：人物、事件l想到什么要做的就记什么，随出现随记。一天的结束时，把完成的事件划去。l一份记录表，用于记录原始数据，写报告或制作图表时要用到。根据需要记录的东西不同，记录表分为不同的结构。通常情况，记录表中包含数据、摘要、完成任务所需的番茄时间。记录表每天更新一次，通常是在一天的结束。幻灯片72、使用范围大任务分散番茄时间，小任务合并番茄时间----对简单的任务进行估测会更加容易，估测的质量也会提高，把复杂的事情简单化，能鼓励自己实现目标。将抽象的时间变成具体连续的事件，使我们能抓住时间，不再是分分秒秒地去追赶时间。番茄时间的概念，特别是倒计时，产生了一种有利于工作的积极的紧迫感。复杂的事情简单化 颠覆对时间的依赖有利于自我观察和分析放轻松番茄工作法代表着每25分钟一次的自我观察，掌握并直接影响我们的工作进程，使效率不断提高，这能大大激发我们的兴趣，自发地完成工作和任务。保持劳逸结合，保持大脑高效运转和思维敏捷。每25分钟的休息，人们会从不同角度思考问题，因而能激发创造力，放松提高了连续工作的效率。番茄工作法有利于在时间紧迫的情况下提升效率幻灯片83、方法流程第一阶段第二阶段第一阶段减少被打断的次数内部打断外部打断让打断变成任务弄清完成某项任务所需时间预计---实行---记录---分析---改进，可视化处理 番茄阶段第四阶段第三阶段估测某项任务所需时间任务的估测值>5个番茄数---打散任务的估测值<1个番茄数---合并让番茄时间更有效！优化作息时间表幻灯片9番茄的基础与前提l番茄工作法有三个基本原则：l对时间要有不同的看法，即不再停留在时间的生成性阶段，转化为时间的具体连续性，能舒缓焦虑的心情，集中注意力，提高效率； l在工作时，使大脑清醒，思路清晰，意识力高，注意力集中；l采用简单易用原则，可利用简便的软件或者不引人注意的工具，比如铅笔、橡皮、纸等，因为简单，所以可以减轻应用工作法的复杂程度，能帮助我们把精力集中于将要完成的事情上。幻灯片104.1烟草项目应用与软件图示lTodotoday工作计划表l--表示预计估测需要几个番茄时间l--表示使用几个番茄时间，每个番茄时--间为25分钟；l--表示内部打断l--表示外部打断l--表示任务完成l计划外的紧急事件 幻灯片114.2烟草项目应用与软件图示l当月所有表现软件会自动生成当月完成的任务、总共花费的番茄时间、内部打断占比、外部打断占比，呈现完成图表，记录工作全程状况，为下个月更好的提高效率提供范本及参考。幻灯片124.3项目应用与软件图示 lACTIVITYINVENTORYl活动清单l记录所有需要完成的事项。l一天的结束时，把完成的事件划去。幻灯片134.4中心团队使用番茄模型l番茄时间表示一个时间段，本质是时间的量度。根据番茄时间数，我们可以说完成一项任务用了多少个番茄数，在团队上可以说用了多少个团队番茄数。l不同人数的番茄数代表不同的工夫花费，个人或团体他们的工作方式、生产效率是不同的，他们联系不同，因而不存在任何意义上的番茄数换算。 幻灯片144.5提高个人、团队工作效率琐碎细节遗忘拖延压力…有条不紊高效微微一笑个人番茄 人浮于事&心烦气躁团结一心所向披靡团体番茄幻灯片154.5提高个人、团队工作效率幻灯片164.5提高个人、团队工作效率幻灯片174.5、提高个人、团队工作效率 幻灯片18幻灯片19间一秒一秒过去，感觉越发强烈。我们丢掉了精气神，我们丢掉了天人合一，结果就是成事不足，败事有余。“两小时过去了，我还没搞定，两天过去了，我还没搞定。”在人特别软弱的时候，就连为谁辛苦为谁忙都弄不清了。而“连续性”则相反，它代表了时间不纠缠人的一面，而且更加描绘了一幅正常有序的图景，时间，他的步伐沉稳，生生不息。  番茄工作法的目标 番茄工作法是一套简单的工具和流程，用以提升你个人和所在团队的生产力。它可以做到： ·减轻生成性引发的焦虑 ·提升集中力和注意力，减少中断 ·增强决策意识 ·唤醒激励和持久激励 ·巩固达成目标的决心 ·完善预估流程，包括定性预估和定量预估 ·改进工作学习流程 ·强化决断力，面对复杂形式能够快刀斩乱麻  番茄工作法的基本流程  番茄工作法的基本流程由以下五个阶段构成： 阶段 时间 目的 规划 在一天开始 决定当天的活动 跟踪 全天 收集原始数据，关于所投入的工夫，以及其他感兴趣的指标 记录 在一天结束 编制每日观察档案 处理 在一天结束 将原始数据转化为可用信息 观察 在一天结束 以便于理解的格式列出信息，找出如何改进  要实施番茄工作法，你需要的全部材料为： ·番茄钟一枚：定时器 ·今日待办表格一张，在每天开始，先填好以下内容： 1. 标题，包括地点、日期和作者 2. 列出当天内要做的事情，按优先级排序 3. 表格分出一段，标为“计划外紧急”，保留给某些“非常突然”又必须处理的事情，当它们出现时列在这里。这些活动甚至可能推翻全天的计划。 ·活动清单表格一张，其中包括： 1. 标题：作者姓名 2. 多行不同的活动记录，随出现随记。在一天结束时，勾掉已完成的活动。 ·记录表格一张：为制作相关数据图标，所收集的原始数据集合。视问题不同，它可以容纳不同的数据集合。 通常情况下，此表格包括日期、说明、以及完成每项任务所需番茄数，即花了多少功夫。此表至少每天更新一次，通常在一天结束时做。  番茄工作法基本流程 按照惯例，一个番茄钟长度为30分钟：25分钟工作加5分钟休息。在每一天的开始，从活动清单中选出你要处理的事情，排列优先程度，填写在今日待办表格中。 番茄钟：应该始终能看清剩余时间。 一个番茄钟不能中途打断，它标志着25分钟纯粹的工作。一个番茄钟不能分割，不存在有半个番茄钟、四分之一番茄钟这样的事情时间的原子单位是一个番茄钟。（规则：番茄钟不能分割。）如果番茄钟被某人某事打断，则该番茄钟视为无效，就像从未开始过，然后你应当重新开始一个全新的番茄钟。番茄钟走到响铃时，在你正在做过的工作旁边标出一个X，然后休息3~5分钟。 当番茄钟响铃的时候，则表明当前的工作被强制完成了（当然是暂时的）。继续“再做几分钟”是不允许的。即使你觉得再多几分钟就可以完成手头的任务，也不行。 每四个番茄钟，停下你正在做的活动，休息一段稍长的时间，15到30分钟左右。 继续工作，一个番茄接着一个番茄，直到手头的任务完成，然后在今日待办表格里划掉它。 记录：使用番茄工作法，跟踪每项活动或每个番茄钟的开始时间并非必要。重要的是跟踪世界完成的番茄钟数：真材实料的工夫。这一点是充分理解番茄工作法的关键。 改进：记录是一件有效工具，供使用番茄工作法的人士进行自我观察、制定决策，以实现流程改进。学着做事后诸葛亮。  对于特定情况，应按原则处理： ·如果任务已完成，而番茄钟依旧咔咔作响，则应用规则：一旦番茄钟启动了，就必须走到响铃。可利用此机会，精益求精，锦上添花，做一些过度学习。使用当前番茄钟的剩余部分，检查或重复你坐过的事，做一些小改进，并记下你所学到的，直到番茄钟响铃。 ·如果在番茄钟的前5分钟，你就把事情做完了，而且经过之前的番茄钟，这项活动已经确实完成得很好，再改只会画蛇添足。做为规则的例外情况，这一番茄钟不一定要包括在番茄计数内。  一旦当前活动圆满完成，继续进入列表中的下一项，一项接一项，并且在每个番茄钟和每四个番茄钟之间进行休息。  番茄钟标志着时间的推移，因此它本身就是一个时间的度量单位。   在使用番茄工作法中，有两种类型的中断： 内部中断–我们打断自己 处理内部中断，我们必须坚守两条阵线： ·使这些中断清晰可见。每当潜在的中断出现时，标一个撇号（’）  在工作表上要记录番茄的位置。然后执行下列操作之一： 1. 假如这事确实迫在眉睫，不可拖延，把它记在今日代办表格的“计划外紧急”区。 2. 将这事记在活动清单里，标上一个U（计划外），如果需要的话给它一个期限，当然，不能是一万年。 ·强化你的决心，完成当前番茄钟。在标上撇号后，继续完成给定工作，直到番茄钟铃响。 接受这样的事实，需要做的事既然出现，就不应该被忽视。客观看待他们，有可能的话，将它重新安排到其他时间。 番茄工作法的目标是：确保当前的番茄钟不被这些活动打断。 作为替代，可以有下列选项： ·它们可以在下一个番茄钟完成，顶替其他活动的位置。 ·它们可以重新安排在今天某个时候完成，顶替其他活动的位置。 ·尽可能地将它们的番茄钟向后排，直到一天的结束。这样有助于学习识别，什么才是真正的紧急。 如果你必须终止番茄钟，无论是因为屈从于诱惑，还是真除了急事，那就只有一个办法：当前番茄钟无效，即使它快响铃了。（规则：番茄钟不可分割）然后在该完成的地方标一个撇号，保持对中断番茄钟的跟踪。但你不能用X标记为完成的番茄——它真的没有响铃呀。然后哦休5分钟，开始一个新的番茄钟。 下个番茄会更好：头一个台阶就是要识别内部中断的数量和类型。观察它们，接受它们，并且根据情况，规划或删除它们。  外部中断–我们被人打断 对于外部中断的处理机制，则与内部中断一样；扭转对中断的依赖，让中断为我们所控制。 根据经验来说，真正火烧眉头要立即处理的事，在实际生活中寥寥无几。那些所谓紧急的活动，通常可以推迟25分钟或2小时（4个番茄）。 处理内部中断，我们必须坚守两条阵线： ·使这些中断清晰可见。每当某人某事打断了番茄钟，画一个减号（-）在记录番茄的位置旁边，应用告知-协商-回电策略。然后执行下列操作之一： 1. 在今日待办表格的计划外紧急区域，记下新的活动，在左手边空格内，填上与对方商定的最后期限。 2. 在活动清单表格记下它，标一个“U”（计划外），如果需要，在左边填上最后期限。 ·强化你的决心来完成当前番茄钟。画了减号后，就继续工作，直到番茄钟铃响。  如果你绝对必须要终止番茄钟，无论是因为面热心软，还是真出了急事，那就只有一个办法：当前番茄钟无效，即使它快响铃了。（规则：番茄钟不可分割。）然后在该完成的地方标一个减号，保持对中断番茄钟的跟踪。并且在计划外紧急区记下活动说明以及最后期限。然后为紧急活动开始第一个番茄钟。 下一个番茄钟会更好：第二个台阶就是要识别外部中断的数量和类型。通过协商，根据真正的紧急程度安排它们。 应用番茄工作法时，为了系统化处理内部和外部中断，会有一些番茄钟出现，专为处理有组织有计划的活动（电子邮件，电话，会议等）。最自然最常见的决定是，每天拨出1番茄钟（或更多，如果需要的话），来处理紧急中断。  预估完成活动所需的功夫  预估必须基于完整番茄钟，弄个小数比如5.5番茄钟是不允许的，要是这样就算成6个番茄钟。如果预估某个活动花费大于5~7个番茄钟，说明该活动过于复杂。最好将其拆分成几项活动，分别预估这些活动，并分成几行记在在活动清单中。（规则：超过5~7番茄钟就拆分。）这样不仅单个活动减少了复杂性，预估也可以更精确。当拆分不只是减小了活动，也增加了活动数量时，这种效应就被放大了。（活动的增长会带来几分积极价值。） 如果预估不到一个番茄钟，类似的活动应当合并，累加到够一个番茄钟的工夫为止。规则：不够1个番茄钟就合并。因此对于预估不到一个番茄的活动，有两个选项。 ·在活动清单中找出类似活动合并，直到够一个番茄钟为止 ·不给该活动预估，也就标示着，你要在填写今日待办表格时将它与其他活动合并。 促进今日待办活动的选择，是活动清单的职能之一。如果活动性质类似，或者互补，则采取第一选项；留下其他活动不做预估，等到稍后再合并。在任何情况下，活动清单中可用的活动数目越多，在选择策略合并多个活动的时候，就越简单。  并非每项活动都可以预估。在一个新项目或学习活动的开始，花时间做一些探索，是特别有好处的：寻找新的资源、对你要学习或查询的内容有一个清晰的脉络、定义你的目标使其更清晰。为了指导探索行为，时间盒的概念必不可少。划分一定数量的番茄来完成探索。当这些番茄钟完成后，开始真正的工作计划，或开始某项特定的活动，或决定是否要继续探索，以及探索方向。  使用番茄工作法，计算浪费了多少时间并不重要，完成了多少个番茄才是重要的。  番茄不是万能的 番茄工作法的主要缺点是，要有效地达到目标，你需要请一个小小的机械物件帮忙。中断番茄工作法的使用，会严重剥削前述大部分积极影响。虽然你还保留有拆分活动的能力，可能还会坚持短暂休息，然而，维持高效率的关键，似乎仍然是番茄钟的记录保证。  用不着番茄的时候 番茄工作法不应用于空闲时间的活动。事实上，使用番茄钟会让这些活动进入规划，变为目标导向，那就不叫空闲时间了。如果只是想读一本闲书，则不应该使用番茄工作法，被划为番茄钟的时间，注定与松散、自由、随意无缘。  番茄钟代表一个时间的抽象，一个能抓牢和限制时间生成性的盒子，进而可以决定时间。这正好打破和逆转了我们对生成性的依赖，看待时间的新视角就此出现。通过在有限的时间抽象（番茄钟）内，衡量我们自己，我们可以成功地打破自己对生成性概念的直接依赖。 番茄工作法的基本规则： ·一个番茄钟由25分钟工作+5分钟休息组成 ·每4个番茄钟一组，之后有15~30分钟休息时间 ·番茄不可分割。没有一半或四分之一番茄钟 ·一旦番茄钟启动，就必须走到响铃： 1. 如果番茄钟被明确地打断——即中断不可控——则番茄钟视为无效，和没开始过一样，不能标X 2. 如果番茄钟开始后，一项活动提前完成了，继续检查同一个活动，直到番茄钟响铃 ·保护番茄钟。有效告知、快速协商，重新安排中断，遵守约定，回电给中断者。 ·超过5~7番茄，就拆分。复杂的活动应拆分为几个活动。 ·不够1番茄就合并。简单的任务可以合起来做。 ·一个一个番茄钟之后，结果就会出现。 ·下一个番茄钟会更好。    今日待办表格：  今日待办                           计划外紧急                        活动清单表格：  活动清单