lotus 文档管理系统方案书

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1、2003-12-06版本号1.00LotusDomino文档管理系统上海麒行信息技术有限公司基于LotusDomino的文档管理系统方案设计书版本定案日期:2003/12/05版本号:1.00抄送:地址：中国上海市欧阳路568号庐迅大厦21楼电话：56663335Fax：566629982003-12-06版本号1.00LotusDomino文档管理系统上海麒行信息技术有限公司Copyright©2000-2004,.Allrightsreserved.Authors:Grand.ZhangFORTHECOMMANDER(signatureonfile)知识产权申明：当你准备阅读或使用这份

2、文件的时候，请确信你有权阅读或使用，否则请向麒行科技公司相关机构申请获得此项权限，或将文件返还公司相关机构。麒行科技公司保留对非法获得、复制、传播、使用本文件的法律诉讼权。！地址：中国上海市欧阳路568号庐迅大厦21楼电话：56663335Fax：566629982003-12-06版本号1.00LotusDomino文档管理系统上海麒行信息技术有限公司1客户需求分析随着×××××公司的长期运营发展，其内部的知识信息也在逐步积累。在企业内部保存的大量重要而宝贵文档资料，这些资料是企业的知识财富。妥善管理这些知识，有效利用这些知识为决策提供依据，为社会的发展创造新的价值，是目前遇到也是要首要

3、解决的课题。传统的资料管理方式，要耗费相当的人力和物力，一些珍贵的资料一旦受损可能将无法恢复。更重要的是由于信息流通受到一定程度的限制，知识资料得不到充分的利用，资料的查询和利用过程常常受某些因素的影响而造成时间和人力的浪费，甚至因无法及时准确地得到正确的资料而失去发展的机会。×××××公司已有基于LotusDomino的邮件应用，如何在现有的LotusDomino的基础上建立一套新的并与其现有硬件（如：扫描仪设备）保持良好接口的文档管理系统是非常必要的，同时也应保证该系统具有良好扩展性能，适应未来系统的发展需要，具体应实现以下标准功能：1、支持文档的分类管理2、支持各种类型文档的全文检索

4、，例如：Word、PDF例如根据关键字进行检索：ü文件上载时间ü文件作者ü文件名称ü文件类型ü所属部门3、支持文件保存4、支持文件修改且具有检入、检出，版本管理5、支持借阅管理6、支持文件统计例如，ü按照文件类型统计ü按照文件作者统计ü按照时间统计等7、支持文件备份8、与现有的扫描仪设备有良好的接口地址：中国上海市欧阳路568号庐迅大厦21楼电话：56663335Fax：566629982003-12-06版本号1.00LotusDomino文档管理系统上海麒行信息技术有限公司2文档管理系统的作用在未来的10年中，企业的变化会超过它在过去50年中的总变化。21世纪是知识经济的世纪，发展知识

5、经济已经确立为我国的基本国策。知识经济是以知识为基础的经济，是建立在知识的生产、分配和使用之上的经济。在知识经济时代，知识是企业最重要的战略性资源，知识管理是企业面临的新挑战。随着现代技术的迅速发展，社会分工越来越细，各种技术、经济问题的决定因素也越来越复杂，同时对信息的响应又要求能及时和准确，这些都对知识的组织管理工作提出了越来越高的要求。实践证明：如果不改变传统的知识管理方式，那么就不能在需要的时间和范围内，把有用的知识送到有需要的人手中，这样使得管理工作不能起到计划、组织、指挥、协调及控制的作用。知识管理就是运用集体的智慧提高应变能力和创新能力，是为企业实现显性知识和隐性知识共享提供

6、的新途径。简单地说，知识管理就是企事业单位对其所拥有的知识资源进行管理的过程。而如何识别、获取、开发、分解、储存、传递知识，从而使每个员工在最大限度地贡献出知识的同时，也能享用他人的知识，是知识管理的最终目标。知识大致可以分为：Know-what，即关于事实方面的知识，如员工状况，产品原料，产品资料等；Know-why，即原理和规律，如为什么采用一种解决方案而不用另一种等等；Know-how，即做某些事情的技术和能力，如生产某产品的流程和技术等；Know-who，即在生产过程中，知道如果出了问题能够请教谁。当前知识管理所面临的问题是如何把这些知识以一定方式汇总起来，组织起来，方便人们利用计

7、算机进行查询和检索，并且利用有组织的信息获取知识，再利用知识获得最大的利润或效益。这就要求通过对解决方案的集合寻找和识别与问题有关的关键信息，并将这些信息进行提取，形成对某一问题的专门知识，作为决策的依据。在信息社会和知识社会，信息、知识和一些专门技能是获取利润的工具。知识管理过程是把信息转化为知识，用知识指导决策付诸实施，再把实施结果转化为利润。地址：中国上海市欧阳路568号庐迅大厦21楼电话：56663335Fax：