文档管理系统方案.doc

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1、文档管理系统方案公司有大量文档如：报项目用的PPT，大客户部对外做的方案等，原来考虑完全通过知识管理来解决，实际操作中发现还是存在知识管理系统不能很好解决的问题，例如多个文件的批量处理（保持本身的目录结构），文件的版本管理等，所以考虑通过建立文档管理系统来解决。一、知识管理与文档管理的区别：比较项目知识管理文档管理专题报告管理对象1.显性知识；2.隐性知识。仅显性知识。1.显性知识；2.隐性知识。管理侧重点关注知识的可用性、情报价值、利用价值关注文档的完整性、凭证价值、保存价值关注报告内容的实用性，信息价值、凭证价值管理流程①鉴别；②创造；③获取；④存储；⑤共享；⑥利用。

2、①收集：②整理；③鉴定；④保管；⑤统计；⑥利用。①调查；②提交报告；③讨论/会审；④结论；⑤整理；⑥利用主要功能1.知识库与专家库；2.知识地图与检索；3.知识发布与分享；4.知识订阅与点评；5.版本管理；6.知识审核；7.知识安全-权限管理；8.知识协作；9.知识社群，即时通讯；等1.文档库；2.检索；3.文档安全。1、讨论或会审；2、事务凭证与岗位关系结合工作流程，建立岗位知识库.不与工作流程结合，没有专门的岗位文档库。不与工作流程结合，专题报道保存在OA二、文档管理系统的实现方案选择文档管理系统的建设有三种可选方案：购买市面专业厂商开发的文档管理系统；自行开发；使用

3、CVS和SVN等版本控制系统。三种方案的对比：优点缺点购买专用系统可不需要安装客户端，功能全面，配置和管理比较容易成本较高，且难以与现有OA帐号及权限系统集成开发专用系统可不需要安装客户端，可利用现有OA账号及权限系统需要投入研发成本，且目前对业务的理解还不够试用版本控制系统成本可忽略（仅需配置服务器），版本控制功能强大，客户端与电脑本身的文件管理器集成，操作简便无法与现有帐号权限系统集成，功能有局限性（如检索等功能需要通过插件解决）服务端管理相对比较复杂最常用的版本控制系统SVN相比CVS的优势：1.SVN的版本是基于完整目录树的而CVS是基于单个文件的；2.SVN可以

4、记录目录的移动、复制、删除而CVS无法管理目录，只能用-p参数控制；3.SVN的提交是原子操作(要么全成功，要么全失败)，而CVS提交一个目录时，可能只成功了一半，导致状态不一致，很难恢复；4.SVN可以记录文件、目录的修改、移动、复制、删除，而CVS只能够记录文件的修改和删除；5.SVN的比较算法是基于二进制的，而CVS必须区别二进制和文本，前者必须指定-kb，后者-kk，否则二进制文件很容易被破坏，却没有任何警告。（说明：除了TXT文件和源代码文件外，我们平时处理的OFFICE文件等文档都属于二进制文件）；6.结论：计划采取第三种方案（即使用版本控制系统），待运行一段

5、时间，对文档管理系统有较深入的理解之后，再判断是否需要购买或自行开发。在此前提上，经过对常用的两种版本控制系统CVS和SVN进行对比，决定选用SVN。一、文档管理系统的管理和建设方案1.系统的技术支持由技术部负责，内容和权限的管理可暂由管理体系部负责，成熟后可转交至总裁办。管理体系部设立文档系统管理员（兼职），负责对整体目录结构、帐号和权限进行规划，对各专题管理员的工作进行督促和指导。2.与专题报告系统和知识管理系统的关系：需要讨论或会审的事项优先使用专题报告；需要多人分享的内容，优先使用知识管理；需要保留归档以备将来调阅，以及本身具有目录结构的内容，优先使用文档管理系统

6、。1.可根据组织职能建立目录树，并设定各级别的管理员，负责维护各框架内部的目录结构和文档内容。根据级别设定权限。2.服务器可使用一台单独服务器，或使用现有服务器的一部分硬盘资源，WINDOWS平台或LINUX平台均可。在选定的服务器上安装服务器端软件，建立目录，设置帐号与口令，设定权限。在需要进行文档管理相关操作的电脑上安装客户端。（客户端集成在windows的文件管理器中，经过简单培训，即可掌握常用操作）仅查阅文档则不需要安装客户端，直接使用浏览器。一、文档管理系统实施细节1.主要步骤①　管理体制设计；②　实体分类、信息分类；③　文件形成管理；④　价值鉴定；⑤　归档管理

7、；⑥　利用及安全管理；⑦　自动化管理系统；⑧　制度与规范。2.管理体制集中与分散结合式：总经理→文档管理部门（暂由管理体系部负责）→各职能部门（暂由各部门负责人管理）→员工（暂不对所有员工开放）注：由上至下是管理、指导关系；由下至上是信息交流关系。3.文件分类①　一级类目：按职能分类；②　二、三级类目：按时间分类；按作者分类；按专题分类；按项目分类；按产品型号分类；按区域分类；按行业分类等。注：除一级类目必须按职能划分外，二、三级类目划分可根据各部门的实际情况自行把握。2.文件形成管理4.1分类基础上的文档数据清理4.1.1数