××公司外来文件管理规定

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1、××公司外来文件管理规定1.目的：1.1对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用；1.2确保客户所提供的相关文档得到适当的管理，保存及保密。2.规定适用的范围：2.1适用于本公司所有部门从外部获得的文件；2.2客户所提供的图纸规范、标准书、技术数据或国际标准等相关文件均属于“外来文件”的范畴之内。3.外来文件管理的主要内容：3.1对本公司所有部门所获取的外部文件进行识别、更新等过程进行控制。4.定义：4.1外来文件：非本公司范围内产生的文件称之为外来文件。5.外来文件的类别5.1与公司产品相关的法律法规，如国家、地方法律法规，国家、行业强制性或推荐性标准；5.2与

2、公司产品相关的国际、国内、行业、其它企业标准等，如技术标准，产品标准等；5.3顾客提供的与产品相关的技术、质量等标准及技术准则，如图纸、技术规范等；5.4相关质量管理体系标准，工具书等。6.外来文件的管理规则6.1保存期限：外来文件永久保存，随时更新；6.2编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号；6.3使用方式：6.3.1直接引用（如客户图纸）；6.3.2转换引用（如产品标准，接收准则等）；6.3.3参考（如工具书，体系标准）。7.职责归属7.1综合部是外来文件的归口管理部门，其他部门对外来文件进行识别后，交由综合部管理；7.2技术部统一负责对外来的技术标准进

3、行识别；7.3品质部统一负责对外来的法规规范进行识别。7.4综合部对不属于7.2、7.3所规定的外来文件进行识别。8.外来文件管理流程8.1外来文件的获取：8.1.1公司各部门可能通过如下渠道获取相关的外来文件：8.1.1.1国家、省、市政府及各相关职能部门；8.1.1.2各种会议、专业报刊、杂志、出版社；8.1.1.3互联网、电话传真。8.1.2各部门获取的外来文件应及时进行筛选确认，并正确传递给相关管理部门及董事会。8.1.3公司所获取到的外来文件，无论邮寄或传真均需先检查是否有缺页、模糊不清或破损情况发生，若有则由接收部门与文件源联系，并要求重新作业。8.2外

4、来文件的识别：8.2.1文件接收者在接收到外来文件（电子版/书面版）后，提交相关职责部门，由职责人员对文件有效性和适宜性进行识别评审，如技术标准、图纸等需提交技术部确认是否为最新版，是否可依照执行；产品检验、接收标准需提交质量部确认是否可执行。8.2.2技术部技术标准、图纸的识别：8.2.2.1凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术标准，收到后应移交到技术部进行识别；8.2.2.2识别标识的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本；8.2.2.3对标准中的条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。8.2.3品质部对法规规范的识别：8.2.3.1凡

5、是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章，收到后应移交到品质部进行识别；8.2.3.2品质部对收集到的法规规范进行识别，识别其应实施的部门、范围。8.2.4综合部对政策文件等的识别：8.2.4.1凡是上级颁发的文件、通知，收到后统一移交到综合部；8.2.4.2综合部对收集到的文件进行识别，按文件重要程度分别呈报给总经理或管理者代表签批；8.2.4.3综合部根据总经理或管理者代表签批意见，分送到相关人员进行传阅。8.3外来文件的提交：8.3.1技术部、品质部对外来文件识别后，将适宜存档的外来文件正本及清单递送给综合部存档。综合部对外来文件识别后，将适宜存

6、档的外来文件正本及清单与技术部、品质部递送的正本及清单统一存档。各部门提交文件的评审人员应在《外来文件清单》（附件一）上签字确认；8.3.2技术部、品质部及综合部对外来文件识别后，对认定为不适宜存档的外来文件，由文件接收者或职责人员与文件来源处及时沟通，进一步确定文件的可执行性，如再次确认文件不适宜归档，应在综合部报备并在《外来文件销毁记录》（附件二）上签字在后销毁；8.4外来文件的转化：如果需要将外来文件转化为内部标准，则职责人员需要将其进行转化，转化时视紧急、难易程度而定，一般应在一周内完成，转化后的内部文件经内部审批、签字后提交综合部。8.5外来文件的发放：对

7、需分发的外来文件，由综合部报请管理者确定分发范围后发放。接收者与发放者需要在文件的发放与回收阶段在《文件发放、回收记录》（附件三）上签字确认。外来文件的发放应尽量提供文件副本。8.6外来文件的更新：涉及到更新的外来文件，在发放新版本外来文件的同时，应及时回收作废文件。对外来文件合订本不能收回时，应在目录和正文中加盖作废字样。8.7外来文件的查询：各部门可根据需要，可先到文件识别部门查询识别记录，然后到综合部查阅文件正本或副本。9.外来文件的保存9.1使用部门须对外来文件作适当管理、保存、保密，并保持最新版本。9.2文件如有损坏,遗失或不堪使用时，由使用部门视实际