香港行政费用报销制度

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1、行政管理文件文件编号：AMS-OP55-G版本号：01香港行政费用报销制度1.0目的明确报销程序及要求，确保准确、及时、合法付款。2.0范围适用于香港写字楼行政费用报销。3.0定义(无)4.0职责集团财务部·负责按要求审核所报销的费用，确保合法报销；·有权提出一切疑问，查实实际情况，拒绝不符合本制度要求的报销。审核科负责审核财务部所付报销款是否符合本制度要求。5.0内容报销类别财务/审核凭证报销审批流程及要求其它要求差旅费√凭证可能包括：·车票/船票/机票·机场建设费·人身保险费·住宿费发票·杂支凭单1——

2、③/④·若差旅费用超出规定标准，需董事总经理/董事长加签。·注明起止地和实际发生票款；·原始附件须由出差者签名确认；·面单上需由总经理签批；·如属陪同客户，要注明客户名称信用卡费用√月结单·持卡人存根1——④/⑤·若无持卡人存根，可由董事长或董事总经理在月结单上签名确认办公用品费用·发票或现沽单或商场小票1——③/④·若超出规定标准，财务总监批核后需董事总经理/董事长加签。·原始附件须由用者签名确认；邮费√发票/月结单√客户回件存根1——③/④·审核邮费标准。·如客户回件存根无，可用其他存根替代，但需财务确

3、认电话费√月结单·明细清单1——③/④/⑤·私人电话费需由用者确认·凭证符号说明：√表示必须提供凭证；·表示适用时应提供的凭证·报销审批流程符号说明：1—当事者/申请者；2—集团财务总监；3—总经理；4—董事总经理；5—董事长·用“/”表示任其之一；用“&”表示同时；用“×”表示不需；□表示填报；◇审核；○批准——版本所有*未经书面认可*不得复制*违者必究——第4页共4页行政管理文件文件编号：AMS-OP55-G版本号：01香港行政费用报销制度报销类别财务/审核凭证报销审批流程及要求其它要求水费√发票1——

4、③/④·审核水费单价的变动电费√通知单·审核电费单价的变动租凭及差响√付款通知单1——③/④·审核收费标准有无变化、更新；楼宇租金和管理费√付款通知单·审核收费标准有无变化、更新；广告费(含招聘广告)√发票1——③/④·如登报招聘，需附上广告商业登记费√登记小票1——②/④/⑤·附上商业登记证复印件金融手续费及利息·利息则用自动扣款清单1——②/③/④×员工/医疗保险费√保费通知书或收据·保险单1——②/④/⑤·审核险种是否适宜汽车/房产保险费·保费通知书√保险单1——②/④/⑤·审核合同的期限与往年的期限

5、是否连续，确保无重复；·审核赔偿符合标准自由捐赠·收据1——④/⑤董事自由捐赠，需另一位董事审批。审计费√合同√发票1——②/④/⑤×·凭证符号说明：√表示必须提供凭证；·表示适用时应提供的凭证·报销审批流程符号说明：1—当事者/申请者；2—集团财务总监；3—总经理；4—董事总经理；5—董事长·用“/”表示任其之一；用“&”表示同时；用“×”表示不需；□表示填报；◇审核；○批准——版本所有*未经书面认可*不得复制*违者必究——第4页共4页行政管理文件文件编号：AMS-OP55-G版本号：01香港行政费用报销

6、制度报销类别财务/审核凭证报销审批流程及要求其它要求会费·月结单·小票1——④/⑤董事的会费，需另一位董事审批法律顾问费·合同·发票1——②/④/⑤×杂费·杂费指以上未明确的小额支出项目1——③/④/⑤×·凭证符号说明：√表示必须提供凭证；·表示适用时应提供的凭证·报销审批流程符号说明：1—当事者/申请者；2—集团财务总监；3—总经理；4—董事总经理；5—董事长·用“/”表示任其之一；用“&”表示同时；用“×”表示不需；□表示填报；◇审核；○批准通用要求及特别事项1、面单要求：通过公司帐户由银行自动扣款(包

7、括电话费、水电费、利息等)，只需在银行扣款单上盖专用章及签名即可，无需<现金支出传票>；除此之外，面单均用<现金支出传票>。2、签批要求：·所有费用之报销均不得由当事人自己审批，应递交上级或相关人员审批。如经理费用由总经理审批，总经理费用由董事总经理或董事长审批，董事费用由董事长审批，董事长费用由另一董事审批。·以上所报销之发票金额若超过$20000.00，必须交总经理/董事总经理或董事长於面单上签批；超过20万元时，必须交董事长签批。★以上所及发票，可能是发票或行政事业收据或一般收据。★面单上非金额、单位

8、、数量改动由申请人签字，无需部门主管加签。3、审核补充要求：·各种原始凭证应齐全，单据大小写应一致，有修改处需有相关人员签名确认。·对于税务发票、行政事业收据或收据之审核要求：a>审核发票之真实性，包括有无本公司名称；b>审核数量×单价是否等于总价，金额大、小写需一致。若不一致，原则上要求重开；若证实为无法重开时，则按★规定审批；4、其它：所有报销审核所依据的费用标准每年应更新一次。本制度未必能涵盖所有报销事项，