用好excel函数提高工作效率

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1、(云南省环境监测中心站云南昆明650034)摘要:Excel是目前处理数据使用最频繁的工具之一，其强大的函数库更是受到广大用户的喜爱，可满足绝大部分环境质量数据分析需求。利用EXCEL的引用功能，可方便快捷的完成大量重复计算的公式输入，尤其适用于不太熟悉EXCEL操作的人员学习使用。本文以对环境底泥数据的处理与分析为例，列举了使用EXCEL查找和引用函数以及单元格引用的方法及优点。中图分类号：X830.3文献标识码：A文章编号：（G）01-0079（2012）02-26-04MicrosoftExcel是最优秀的电子表格软件之一，

2、它在数据综合管理和分析方面具有功能强大、技术先进、使用方便等特点［1］。EXCEL强大的内置函数几乎无所不能［2］。使用好EXCEL的内置函数可有效提高数据处理效率，促进了环境信息化建设的发展。使用Excel的内置函数不仅可执行数学、文本或逻辑运算，还可实现数据的多条件查询。使用Excel系统提供的函数，可提高工作效率、降低人为出错率、减少工作表的内存占用。河床底泥监测是水环境监测的一部分,通过监测可以了解到污染物的沉积、归宿与变化规律等。编制环境质量报告需要汇总处理大量的底泥监测数据，EXCEL强大的内置函数几乎可以满足底泥数据

3、分析的需求。一个右括号表示函数结束。参数是函数中最复杂的组成部分，它规定了函数的运算对象、顺序或结构等。使得用户可以对某个单元格或区域进行处理，如分析存款利息、确定成绩名次、计算三角函数值等。按照函数的来源，Excel函数可以分为内置函数和扩展函数两大类。前者只要启动了Excel，用户就可以使用它们；而后者必须通过单击“工具→加载宏”菜单命令加载，然后才能像内置函数那样使用。假如一个函数可以使用多个参数，那么参数与参数之间使用半角逗号进行分隔。参数可以是常量(数字和文本)、逻辑值(例如TRUE或FALSE)、数组、错误值(例如#N

4、/A)或单元格引用(例如E1:H1)，甚至可以是另一个或几个函数等。参数的类型和位置必须满足函数语法的要求，否则将返回错误信息。函数与公式既有区别又互相联系。如果说前者是Excel预先定义好的特殊公式，后者就是由用户自行设计对工作表进行计算和处理的公式。以公式“=SUM(E1:H1)*A1+26”为例，它以等号“=”开始，包括函数“SUM(E1:H1)”、对单元格A1的引用(使用其中存储的数据)、运算符“*”和“+”和常量“26”。如果函数要以公式的形式出现，它必须有两个组成部分，一个是函数名称前面的等号，另一个则是函数本身。对E

5、xcel公式而言，函数是其中的主要组成部［3］1.函数应用基础Excel函数是预先定义，可执行计算、分析等处理数据任务的特殊公式。以常用的求和函数SUM为例，它的语法是：“SUM(number1,number2,)”。其中“SUM”称为函数名称，一个函数只有唯一的一个名称，它决定了函数的功能和用途。函数名称后紧跟左括号，接着是用逗号分隔的称为参数的内容，最后用收稿日期：2012－02－26作者简介：白爱民，工程师，现从事环境监测统计工作。(或工具栏)中的“fx”按钮，则表示公式开始的“=”出现在单元格和编辑栏，然后在打开的“插入函

6、数”对话框中的“选择函数”列表找到所需函数。如果你需要的函数不在里面，可以打开“或选择类别”下拉列表进行选择。最后单击“确定”按钮，打开“函数参数”对话框。2.编辑栏输入：如果你要套用某个现成公式，或者输入一些嵌套关系复杂的公式，利用编辑栏输入更加快捷。首先选中存放计算结果的单元格；鼠标单击Excel编辑栏，按照公式的组成顺序依次输入各个部分，公式输入完毕后，单击编辑栏中的“输入”(即“√”)按钮(或回车)即可。为了更好的理解本文中的实例，简单介绍一下EXCEL的自定义序列。将经常要用到的有规律的数据定义成序列，则可实现按该序列进

7、行排序和在需要时按有规律数据的填充方法自动填充。自定义序列的设置：（1）选择［工具］［}选项］菜单命令，打开“选项”对话框。（2）单击“自定义序列”选项卡，在“自定义序列”列表中选择“新序列”项。（3）在“输入序列”文本框中输入要添加的新序列（如编号,姓名,姓别,年龄,参工时间……）。注意在新序列各项间要输入半角符号的逗号加以分隔。（4）单击“添加”按钮将输入的序列添加到“自定义序列”列表框中。（5）单击“确定”按钮关闭对话框。使用方法：（1）排序：选择［数据］［}排序］菜单命令，选定主要关键字后，打开“选项”对话框，将自定标移到

8、控制柄上向需要填充的方向拖动即可按自定义系列的次序循环填充。2使用EXCEL内置函数的实例本文以地表水环境质量中的底泥数据处理为例，说明如何利用EXCEL提供的内置函数来处理和分析底泥数据。基本需求及步骤：1)汇总基础数据。2)按监测点和监测元素分