校院二级管理体制下教学秘书的工作职能分析和角色定位

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1、校院二级管理体制下教学秘书的工作职能分析和角色定位校院二级管理体制下教学秘书的工作职能分析和角色定位　　引言　　随着我国高等职业教育的迅速发展，高职院校办学规模不断扩大，专业、学科不断增多，学生人数不断增加，校区也在增加，原有的一级管理体制已不能适应发展的需要。高职院校要适应市场经济和社会发展，形成办学和人才培养模式的特色，实现内涵式发展，就必须转变观念，构建新型的高职院校管理模式院校二级管理体制。在这种新的体制下，二级教学管理工作面临着一系列新的问题与挑战。尤其是教学秘书工作，在二级管理体制中，教学秘书的管理范围扩大，教学管理工作

2、增多，由此带来了不少新的问题。为此，分析现阶段教学秘书的主要工作职能，进而提出教学秘书工作新的角色定位，对于推进校院二级管理、提高教学管理水平都具有积极的意义。　　1教学秘书的工作职能　　教学秘书是一线教学管理人员，是教学管理的具体执行者、协调者，也是稳定教学秩序、规范教学过程管理的重要人物，在二级管理体制中，教学秘书的作用更是举足轻重。教学秘书是高校教学工作的重要管理者，担负着服务保障、组织协调、咨询反馈等多重职责，在教学管理系统中起着桥梁和纽带作用，是教学工作正常运转的枢纽。其高效细致的工作，是保证教学活动正常运行的基础，对维护

3、高校教学秩序的建立与运行起着至关重要的作用。　　1.1日常教学管理　　学校的一切日常教学管理工作都必须围绕着教学活动这一中心进行，教学秘书首先要确保的就是教学秩序的正常运行。应根据教学进度表做好安排，特别是时间和人员的安排中不能出现任何遗漏和差错，谨防教学事故。做好教学所需的各类后勤保障工作，如按时提供教师课表和学生名单、发放教材、处理教师在日常教学中的突发事件、协助有急事老师办好调停课手续等。又如给辅导员和班主任提供学生的各类教学方面数据，如学期课程表、班级学期成绩、英语四六级成绩、学生毕业成绩单等，使其对班级学习状况有更加及时和

4、直观的了解，能够更有针对性地开展学生工作。在其他方面，如：品牌、特色专业建设；精品课程建设；教学、实验改革项目；教学成果奖申报与审批；申报新专业；教学评估；教改、教学会议记录；期初和期中教学检查；教学文件下达及归档；教学情况通报；教务系统管理等方面，也要按照具体要求和规定准时完成。　　1.2教学质量监控管理　　为了确保教学质量并提高教学质量，必须及时了解教学中出现的一切问题，协调好教与学的关系，保证教学活动能够正常运行。必须经常进行本部门教学质量的定期检查、随机抽查或集中检查。如我校，有期初、期中和专项等各类教学检查，教学质量的监控

5、内容包括教学文件的完整性，任课教师备课、上课和批改作业情况，实习实训环节安排，学生获证率等等。在各项教学检查工作中，教学秘书要协助院领导做好质量监控工作方案，对本院的教学工作进行检查，及时提出意见和建议，并在主管领导的指导下汇总后上报教务处。　　1.3教学计划运行管理　　教学计划是保证教学质量和人才培养规格的基本文件，是安排教学任务、组织教学过程的基本依据。教学秘书要在上级主管的领导下，根据专业要求，按照教学规律认真组织制定教学计划；根据专业自身发展的需要，适时调整、修订教学计划。教学秘书应对本院各专业的情况了如指掌，不但要认真完成

6、日常教学管理工作，还要善于发现专业教学中产生的新问题，深入研究，及时提出修订、调整教学计划的建议，确保教学计划更趋于合理。在教学管理工作中，教学秘书协调各个教学环节，使教学有序运转，为认真完成教学任务、确保人才培养质量发挥教学组织工作的作用。　　1.4教学档案管理　　教学档案是在全部教与学的过程中形成的有用的教学资料，对今后教学工作具有指导和参考作用。原始信息记载的档案资料本文由.L.收集整理有它的特殊性真实性和安全性，必须按规定长期有效保存。学院教学档案的管理和建设是教学秘书的一项重要管理工作内容，要充分利用教学档案，为教学工作、

7、教学研究和教学管理服务。凡在教学管理和教学实践活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体均属于教学档案，主要有：教学计划、授课计划、教学大纲、教学工作量、教学进度表、教学课表等为学院领导提供日常教学信息；学生名册、学生档案、学生成绩表等使教师在教学中全面地掌握学生的情况，更有效地因材施教；过往的试卷、实验报告、毕业实习材料、毕业设计成果材料等作为资料参考和本科教学评估的原始资料。教学秘书在日常教学管理工作中，必须注意有关资料的收集、整理、统计和归档，建立一套种类齐全、内容丰富的教学档案，以便及时准确地为学校和院领导提供情况和数字

8、，分析研究教学中的问题。要做好各类教学档案的收集、归档和整理工作，确保教学资料的完整性和可查阅性，就要求教学秘书在日常教学工作中注意收集，认真归档整理。　　2教学秘书工作面临新的角色定位　　二级管理体制下，学院权力逐渐下放到各分院部，