校院两级教学管理体制下高校二级学院教学秘书工作性质初探

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1、校院两级教学管理体制下高校二级学院教学秘书工作性质初探摘要：随着原有的单一、直线式的教务管理模式越来越不能够适应新形势高校教务管理工作，学校―学院两级管理模式渐渐成为目前各大高校纷纷改革的新模式。在新的教务管理模式下，高校教学秘书的工作性质呈现出复杂性、具体性、难度大、延续性等等特点。关键词：复杂性；具体性；难度大；延续性基金项目：内蒙古财经大学2017年度校级教育教学课题立项项目阶段性成果（课题名称：校院两级教学管理体制下高校二级学院教学秘书队伍现状调查及建设研究――以内蒙古财经大学为例；课题编号J

2、XZC1705）一、高校二级学院教务管理体系与运行模式――学校―学院两级教务管理体系随着我国高校扩招政策的实施，各个高校的招生和办学规模不断扩大，相应的高校内部学科、专业也逐步增加，原有的单一、直线式的教务管理模式已经不适应新形势的高校教务管理工作，各高校纷纷进行改革，积极构建教务工作学校―学院两级管理的新模式。在原有的单一、直线式的教务管理模式下，教务处集中了学校教务管理的主要职责和权限，二级学院的教务秘书只是简单的对教务处的各项工作任务上传下达，不需要也没有权限结合本院的实际情况进行特色化的改进，

3、这种管理模式在在校生人数适当、办学规模一般的情况下，是可行的，但是在在校生人数与日俱增的情况下，这种管理模式的种种弊端就显现的尤为突出。它人为地增加了管理环节，导致信息流动的不畅和管理效率的低下，由于二级学院的教学秘书没有相应的权限和职能，在工作中很容易出现与教务处工作人员责任不清的矛盾，导致出了问题互相推卸责任的现象时有发生，这样严重影响了学校整体教务管理工作的有序进行，也不能发挥教务处宏观规划和指导的功能，因此必须要进行改革。将教务管理的重心从教务处逐步下移到二级学院，并重新定位和明确学校、学院两

4、级教务管理部门和科室的职责、分工和权限，赋予了二级学院教务科更多的权限，形成了学校教务处宏观规划和指导、学院教务科负责各项具体教务管理工作的学校―学院两级教务管理体系，从而确保高校整体教学管理工作的顺利进行。二、高校二级学院教学秘书的工作性质（一）复杂性教学秘书所从事的教务管理工作，是在教务处以及二级学院院长、教学副院长的领导下，将领导的决策、指令具体组织实施的管理工作。从表层来看，这种工作看似只是简单的上传下达，没有什么复杂性可言，可是在实际的操作工作中就会发现，它涉及到方方面面的协调和沟通，是一个

5、极其复杂的过程。举一例以说明。例如，每学期期末下达下学期的开课任务书。首先，教学秘书需要熟悉自己学院每个专业的人才培养方案，并从日常归档的教学档案中查看并核对针对某个专业或某个年级下学期的教学方案（课程）有无调整，若有调整，及时修正。第二步，对下学期每一级、每一个专业的教学方案进行系统维护。教学秘书要明白哪一级的学生下学期上的是哪一学期的课，对照纸质的人才培养方案核对系统里的课程。有些课程在系统里会没有对应该学分、学时、课号的课程，这时就需要教学秘书临时在系统里添加课程。看似一个简单的课程代码，其实就

6、已经包含了非常多的内涵，如果不是在平时大量的工作中积累经验，是很难快速地编制出来的。如果某门课程的课程归属是本学院的，教学秘书直接添加即可，若是其他兄弟学院开设给本院学生的课程，就需要教学秘书与其他兄弟学院的教学秘书沟通。教学秘书的个人交际能力、合作协同能力以及为人处世的方式方法会体现在平时的工作和工作之余，良好和谐的人际关系和乐于助人的性格会使教学秘书在遇到与其他学院工作交集的时候能高效、快捷地完成?贤ㄓ胄?调，保证本学院的教学事务能顺利地进行。第三步，教学秘书对导出后的开课任务书进行必要的整理，经

7、学院分管教学副院长同意后方可下发给各教研室主任进行任课教师的安排。通过以上的赘述，可以发现，教学秘书的工作的确相当复杂。仅此一项工作就包含多个环节，每个环节就牵涉到不止一个部门一个人，而且主要是和人打交道，要在当中充当沟通与协调的桥梁和纽带的角色，有时需要下情上传，有时需要上令下达，需要各个部门之间、老师之间、同行之间、学生们的相互理解相互支持，给予教学秘书充足的时间和宽容，才能把一项工作圆满而顺利地完成。（二）具体性教学秘书的工作主要包括五大部分：学籍管理、教务管理、实践教学管理、考务管理、成绩管理

8、。其中每一个大的部分下面又包括若干小部分。而每一个小部分都是具体性的工作，每一项工作都要通过一个个具体的通知、落实、反馈、检查、核对、汇总、请示、汇报等等一系列的环节来完成，程序非常繁琐。例如，大学英语四六级考试管理。在接到教务处关于大学英语四六级报名等有关事项的通知后，领会通知内容，通知到本学院每个班级的学习委员，开始组织报名工作。一般来说，教务处对于每一年级各班级的报名人数有一定的限制规定，各班学委要上交报名考生学籍表。这时就会出现某些班级符合报名条