小微企业人事档案管理探究

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1、小微企业人事档案管理探究小微企业人事档案管理探究小微企业的经营规模较小且雇员人数少，但是企业的经营权与产权相对集中。当前社会经济一体化进程的加快，使得小微企业的人力资源管理成为促进企业长远发展的重要因素，而人事档案又是人力资源管理工作当中的重要内容，高效的档案管理能够及时准确为企业人力资源管理提供有价值的信息，促进企业的更好更快发展。可见提高人事档案管理工作水平，对于促进小微企业人力资源管理工作的效率提高具有十分重要的现实意义。　　1.人才服务机构人事代理平台对于小微企业人事档案管理的优势　　由于小微企业规模较小，人财物资源有限，因此没有充足的人

2、力对企业员工的人事档案材料进行有效、全面地收集、整理以及保存。而人才服务机构通过为小微企业提供人事代理服务，能够有效帮助小微企业对员工在企业工作期间的业绩、奖惩情况等档案信息进行全面、有效的收集，进而及时准确地帮助企业建立员工的业绩档案，同时积极协助企业对员工的工作行为进行有效管理，促进小微企业人事管理效率的提高。　　小微企业的经营重视资本的快速回收，却易于忽略对企业员工或人才的激励与有培养，而人才服务机构不仅对小微企业员工的档案进行统一管理，而且还能还为企业员工提供正规、专业的职业资格考试咨询服务、提供技术职务资格的申办业务，从而更好地帮助企业

3、优化现有的人才结构，最终稳定企业的人才队伍、提高企业的生产运作。　　2.人才服务机构人事代理平台小微企业人事档案管理现存的问题　　2.1小微企业人事档案管理的制度有待完善　　小微企业人力资源档案的查看与归档制度不完善，对于档案的划分范围也没有明确的制度标准，例如对于小微企业中各部门员工的档案信息，没有明确的规定哪些信息是必须归档的部分。对于档案的查看登记或流程无明确规定，更有部分小微企业直接禁止查看员工的档案，由此不利于全面了解员工的综合动态。此外，小微企业中人事档案管理的建立涉及多个部门，但是这些部门并没有真正配合人事部门建立员工档案，甚至漠不

4、关心或出现互相推卸责任现象，由于缺乏人事档案管理规章制度，由此降低了档案建立与管理的效率。　　2.2违规管理或自行建库行为普遍　　部分小微企业对当前人事档案管理制度缺乏了解，进而存在违规管理或在本单位内自行建立员工人事档案行为，不利于企业人事档案管理的规范化与标准化建设。部分小微企业将员工的工作档案建立在人事信息管理系统当中，或自创员工档案管理室、私自设立企业的员工档案管理条例。少数小微企业虽然已经在人才服务机构办理了单位的人事代理，但还存在自行为企业员工建立工作档案，造成在人事档案之外的第二人事档案问题，影响了企业人事档案管理工作的专业化、规范

5、化管理的本文由.L.收集整理进程。　　2.3小微企业对员工人事档案管理的意识较为淡薄　　多数小微企业的管理者对企业的人事档案管理工作，存在认识不深、未重视人事档案管理工作现象，导致企业管理者不愿对企业员工的人事档案管理工作，投入较多的成本。按照2012年广西壮族自治区的调查信息数据显示：截至2011年，该自治区基本单位名录库管理中小微企业法人单位已经超过共12.5万家，但是统一委托人才服务办公室对企业的人事档案进行代理的不足500家，由此可知进行档案管理代理的企业所占小微企业的比例仍不足0.4%。由此表明绝大部分小微企业对企业员工的人事档案管理工

6、作不重视且档案管理的意识淡薄。　　2.4小微企业人事档案材料的管理出现分散或缺失现象　　小微企业的人事档案管理随意性比较大，表现在：企业的员工对人事档案材料进行收集与归档时，难免出现人事档案的内容不完整、员工的信息材料收集不齐全的现象。其次更有的人事档案信息存在虚假现象，从而给小微企业的人事部门工作造成影响，加上人事档案管理的水平有限，运用先进技术管理的成本较高等原因，造成企业的人事档案管理工作效率偏低，最终导致小微企业难以真正发挥出人事档案管理的价值与优势。　　3.提高小微企业档案管理工作之有效途径　　3.1小微企业应积极建立完善的人事档案管理

7、规章制度　　针对小微企业人事档案管理难的问题，首先企业应进一步健全员工人事档案制度，较快地对企业的人事档案进行有效管理。通过完善现有的档案管理制度，在此基础上确保各项制度的全面、有效落实，将档案管理工作的绩效与员工薪资挂钩，明确各自的职责权限;确保企业员工与管理者遵守各项人事档案管理制度。由此体现档案管理制度的公平性，确保档案管理工作的保量与水平的进一步提高。　　3.2人才服务机构应加强对小微企业人事档案的管理与宣传　　面对激励人的市场竞争，人才服务机构需要不断加强对小微企业员工人事档案的管理与宣传工作。通过多关注小微企业的实际需求，进而采取多种

8、途径确保做好企业的人事档案管理工作。一方面不断完善小微企业的员工人事档案，并提高企业对人事档案的利用效率;另一方面应加大宣传力度进一步提