中职学校档案管理的思考与探索

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1、中职学校档案管理的思考与探索中职学校档案管理的思考与探索　　一、中职学校档案管理工作存在的问题及成因　　1.领导重视不够，思想认识不到位。　　档案管理是学校管理的基础性工作，是制定决策的依据。很多同志认识不到档案工作在学校建设中的重要性和必要性，存在重教学、轻档案的思想认识，一部分同志对档案管理的认识较为肤浅，总认为学校档案管理没必要要求得那么严格，甚至有人认为档案工作可有可无。有的学校领导对档案工作不重视，表现为对档案工作不理不问，或对加强档案管理的重要性认识不足。上述对档案管理不够重视的思想认识，导致了工作中档案人员归档意识不强、收集档案证据不足，造成了许多资料丢失或者

2、找不到。　　2.档案管理人员缺乏，素质较低。　　档案管理的专业人员缺乏、业务水平低下是中等专业学校普遍存在的问题。有的中职学校无专职档案管理人员，有的是临时配备的，因此，既有理论知识又有丰富实践经验的档案技术人员实在是凤毛麟角。另外，一些档案管理人员不是档案专业出身或者不经过培训就上岗，不具备最基本的档案管理业务素质，业务水平不高，缺乏系统培训。以上问题的存在，明显制约了档案管理的专业性。　　3.档案资料不够完整，档案管理方法陈旧落后。　　思想上的不重视，人员素质的低下，导致档案资料收集不够完整。科室工作人员的档案意识淡薄，除个别重要文件归档外，很多基础性文件却随意处理。目

3、前，中等职业学校档案工作的管理方法陈旧落后，文件立卷归档后不能够及时对其进行加工、调整与编目。这样的管理模式，致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行开发利用，而且因管理方式落后，导致在查阅档案时速度慢、准确率低。同时，本文由.L.收集整理很多中等职业学校的档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有形成主动对档案资料进行分析、编研以便有效地提供利用服务的意识，操作上也都是传统的、低效率的手工方式，极少运用计算机及网络技术进行管理，工作上也只是你查我调，还处于一种被动的、消极的状态，这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。中等职业学校档案不仅是一种历史资料，更

4、是一种信息资源，因此，如何更为有效地利用这种资源成为中等职业学校工作发展的关键。　　4.档案立卷工作不规范，档案载体结构单一。　　目前，档案立卷工作不规范主要表现在：领导机构、档案管理制度、档案收集范围及保管期限表等相关内容不齐，没有形成完整的档案利用和管理体系，比如教学档案管理制度、基础数据汇编、专题概要等。对档案资料的收集、整理、录入不规范。对本单位自制档案资料的收集不齐，整理不规范，电子文档的衔接不全，特别是对教学档案的收集、整理、录入，有些学校还未进行整理。这些问题的存在，极大地影响了档案工作的质量和利用效果。　　二、加强中等职业学校档案管理工作的对策　　1.提高认

5、识，加强领导，强化档案管理意识，建立和完善科学的档案管理机制。　　提高和增强学校全体员工对档案工作重要性的认识，是搞好学校档案工作的先决条件。这就要求我们要认真学习《档案法》，深入进行档案法律知识的学习和宣传，使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义，树立和增强全民的档案意识，坚决杜绝档案工作说起来重要、做起来次要、忙起来不要的实用主义短期行为，树立档案就是资源的理念，扎扎实实地搞好学校档案工作，建立起严密并切实可行的档案管理制度，按《档案法》要求，规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可依。其次，要加强对档案工作的领导。主要领导

6、应亲自过问档案工作，解决档案工作中存在的各种实际问题，促使学校档案工作跟上当前新形势下教育教学改革的步伐。再次，要按上级档案管理部门的要求，建立综合档案管理机构，集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、团队等各种门类和载体的档案。各职能部门均应确定一名兼职档案工作人员，负责管理本处室的档案资料，形成档案工作齐抓共管的局面，以保证学校的各种资料齐全完整。　　2.加强人员配备，搞好档案设施建设。　　为了不使那些奠基性材料缺失，学校教学档案要实行统一保存和科学管理。首先要配备一名思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得职教办学规律、有较好的政治素质和较强的业务能力的

7、同志来负责，健全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料保管保密制度，严格按规章办事。其次，硬件建设是提高档案工作水平的基础，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立档案室，教学档案按文书类、教学类、学籍类、声像类分别设橱，配备六防设施，确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。　　3.加强档案化建设，提高现代化管理水平。　　档案化建设是社会化发展不可缺少的组成部分，也是现代档案工作的基础，是档案工作现代化的必由之路。首先是观念现代化，即要正确确立中等专业学校档案是重要的资源这一重要观念。其次，在具