时间管理理论在高校秘书工作中的运用

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1、时间管理理论在高校秘书工作中的运用时间管理理论在高校秘书工作中的运用摘要：高校秘书在日常行政及管理工作中具有一定的地位和作用，负责上传下达的工作任务，因而常常承担了大量较为繁重、琐碎的工作。随着各项改革及创新政策的推行，高校秘书也应从中找到切入点，在激烈的社会竞争中，不断提升自我素质，寻求更好的发展空间。因此，充分利用高效时间管理理论，合理改善工作流程不失为高校秘书发挥自我潜能的有效方法。本文将结合实际，分析目前高校秘书工作现状，探讨工作中时间管理的重要性，以期提升高校秘书的工作效率。　　关键词：时间管理；高校管理；秘书工作　　中图分类号：G647文献标志码：B文章编号：1674-9324

2、（2012）02-0226-02　　　　时间管理这门课程已经延续到了第五代，其意义在于使我们实现个人效益和社会效益的同时，还能够享受更加舒适的生活。通俗地说就是要在辛勤工作中享受人生、创造价值，在创造价值的过程中，追求自身发展的最大化。高校秘书在日常行政及管理工作中具有一定的地位和作用，尤其是院系、各行政职能部门秘书，负责上传下达的工作任务，而常常由于编制紧缩等各种因素，承担了大量较为繁重、琐碎的工作。随着各项改革及创新政策的推行，高校秘书也应从中找到切入点，在激烈的社会竞争中，不断提升自我素质，寻求更好的发展空间。因此，充分利用高效时间管理理论，合理改善工作流程不失为高校秘书发挥自我潜能

3、的有效方法。本文将结合实际，分析目前高校秘书工作现状，探讨工作中时间管理的重要性，以期提高秘书的工作效率。　　一、高校秘书在高校管理中的作用　　高校秘书作为高校管理中必不可少的人群，人数往往不多，却承担着较多的行政及管理工作。理所当然地成为部门与学校其它部门对接人，起着枢纽的作用。根据层级、分工、岗位编制的指定与划分，直接导致高校秘书工作的专一性或是多面性。高校秘书既非教师系列，也非行政编制，因此，实际工作中，往往在日常工作外，存在一些突发性工作。例如，评估、接待、申诉及处理等。高校秘书在部门、学校及师生之间是一个必然存在的联系，在各项决策中，不仅可以起到记录、拟定、传达的作用，更可以起到

4、收集意见，进行反馈，提出折中意见的作用。对政策的领悟及传达能力，也将直接影响到本部门的工作效率及最终的质量。这就需要各秘书，学会对大量的信息进行加工、处理，确定轻重缓急、突出重点。在教工、师生关系中，往往要起到一个协调作用，一旦出现问题，便要主动、积极地去解决。同时，秘书也是部门的门面，工作的态度也代表着部门的形象。因此，高校秘书的工作能力，将直接影响到部门乃至校级层面的办事效率及工作质量。在高校管理工作中，不可忽视，起着至关重要的作用。　　二、时间管理理论应用的必要性　　时间对于每个人来说，都是不能因个人意志而改变的，都是相对公平的。因此，能够被管理的，实际上是个人以及个人的选择。如何选

5、择、支配、调整、驾驭在单位时间里所做的事情，也就是时间管理的关键所在。在这个快节奏生活的社会里，每个人都必须不断地提高自己工作的效率。学会提高对自己时间的管理，势在必行。从纵向来看，每个人的时间都是有限的，而我们就要学会横向来拓宽一定时间内的工作的实效性。高校秘书往往会有同感，即工作是永远也是做不完的。事实上，有些人能轻装上阵，应对自如。而有的人，却是怨声载道，疲于应付，最终身心疲惫，不得要领。学习时间管理的目的并不是要在相同的单位时间内做更多的事情，而是在单位时间内能够轻松自如地实现自我的价值。时间管理理论就是指引大家从繁琐的工作中，找到切入点，逐个击破。减少失误、提高效率，创造最大价值

6、。同时，能够为自己赢取更大发展的空间。相反，如不能合理地进行时间管理，则可能出现事倍功半、个人成就感不断降低，直至影响工作情绪，严重者将失去此份工作机会。由于秘书工作的重要性，对工作的把握及处理，不仅仅代表着个人的能力，而将可能影响到整个部门的工作运作的成功与否。因此，高校秘书更应该学习并掌握高校时间管理理论，在有限的工作中，不断突破自我。　　三、时间管理理论在高校秘书工作中的具体表现形式　　时间管理可以有效地提高秘书的工作效率，合理安排好时间，可以在相同的时间长度内，完成加倍的任务。因此，学会管理自身的时间，对高校秘书而言更加重要。　　1.改变传统的时间观念。传统的时间观念有一个误区，即

7、希望在最短的时间里，完成更多的任务。而第五代时间管理理论认为，（1）依照重要性程度来安排顺序，即先重后轻，先急后缓。高校秘书的工作，理应以高校的正常运转为首要前提；（2）不轻易因紧急情况改变计划，尤其涉及面大的工作，不能反复变动，会给人以抓不住要点的感觉。对高校秘书则要求在制定一系列制度、流程、规章等时，务必尽量考虑周全，切忌反反复复、粗制滥造，以免使人厌恶，影响工作进展；（3）认清紧急性与重要性的区别，既不能因为紧急而