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1、试论企业会计档案鉴定销毁中存在的误区及对策 摘要:《会计档案管理办法》对各门类会计档案的保管期限及过期会计档案的鉴定销毁工作做了明确规定。但因为过期会计档案鉴定销毁工作政策性、业务性、责任性很强,自油田建立以来从未组织过鉴定销毁工作。目前,保管在各单位的过期会计档案数量很大,为保管这批档案挤占了库房容量,浪费了人力物力。本文在分析存在误区的基础上,对症下药,提出了一些有建设性的措施,比如转变观念,坚持经济效益与社会效益的辩证统一;制定更为细致、量化的档案鉴定制度,增加可操作性;创新档案鉴定销毁机制,提高管理效
2、益等。 关键词:企业会计档案鉴定销毁 河南油田成立于1972年,经过三十多年的发展,成为国家特大型企业。目前馆藏档案达30.8万卷、10.7万件,永久档案14.7万卷、2.9万件。其中到期档案以案卷为单位的占30%,以件保存的占15%。虽然成立了档案鉴定销毁委员会和领导小组,开展过几次档案鉴定销毁活动,但主要是针对到期的短期普发性文书档案和一些到期及无法再利用的科技档案,比如1980年以前测井原图及模拟带已经转换出数字带,测井仪器已经更新,原带读带机无法读取使用,所以销毁不影响生产;还有1973-199
3、1年的单井综合记录(蓝图)利用率低,并保存有底图,到期销毁不影响生产利用,随着技术发展以打印的形式,不再晒图;还有是油田产能建设1993年以前的有两套,其中一套不齐全的鉴定销毁了,总计各类档案鉴定销毁不超过1万卷(件)左右。那么还存在大量到期没有利用价值的档案为什么没有鉴定销毁呢?这部分主要是会计档案。虽然国家财政部、国家档案局1998年联合颁发了《会计档案管理办法》,对各门类会计档案的保管期限及过期会计档案的鉴定销毁工作做了明确规定,但因为过期会计档案鉴定销毁工作政策性、业务性、程序性、责任性很强,自油田建立
4、以来对过期会计档案只做鉴定从未销毁。目前,保管在各单位的过期会计档案数量很大,为保管这批档案挤占了库房容量,浪费了人力物力,很有必要进行调研,分析其原因,采取一些有建设性的措施,加以解决。 一、企业会计档案鉴定销毁滞后原因分析 1.档案鉴定销毁工作责任性强,企业领导有所顾忌 在《档案法》、《档案法实施办法》中对未到期的会计档案或到期但仍有凭证、参考价值的会计档案销毁要追究法律责任,有时对到期的会计档案重新鉴定时不能做到百分之百的准确,万一以后要做凭证使用呢,所以一般一律从长,另外《会计档案管理办法
5、》中并没有对不开展过期会计档案鉴定销毁活动的行为追究责任,出于避害趋利的心理,企业领导一般选择不支持也不在过期会计档案鉴定销毁审批表上签字。 2.国有企业缺乏效益观念,不计成本 保管档案需要很多方面的费用支出,如保存空间、装具、人力等,包括库房费用、处理费用、保护费用和参考费用,大约以每份档案保管费用在100至200元/年之间计算,目前油田到期档案以案件为单位的占30%,以件保存的占15%,其中过期的会计档案数量在7-8万卷之间,则每年需支付700-1400万元的费用。对于年产值过百亿元的国有企业来说不算什
6、么,如放在私人企业或股份制企业,肯定不行,这是国有企业缺乏效益观念所致。但随着油田的发展,会计档案数量的急剧增长,档案库容趋于饱和,面临档案数量的无限增长与有限的保存能力之间的矛盾,这个矛盾的最终解决将是档案管理的效益问题。鉴定档案时,必须考虑档案的利用价值与保存成本之间的比例。因此,在鉴定工作中应摒弃不计成本、多多益善的观点,要考虑一下每份档案是否值得保存,值得保存多久。 3.档案管理部门出于自身利益,工作积极性不高 按照劳动人事部、国家档案局1985年颁布的《地方各级档案馆人员编制标准(试行)》的规定,
7、档案馆人员编制是按照馆藏档案(包括具有档案价值的资料)数量计算的,即以馆藏档案一万卷确定编制基数:地、县(区)及县级市档案馆五人,馆藏不足一万卷,编制适当减少,但不少于三人;地区级城市档案馆七人;省、自治区、直辖市及其他大城市档案馆十人。如果馆藏超过一万卷不足三十万的,其超过部分每五千卷增配一人;超过三十万卷的,其超过部分每七千卷增配一人。那么国有企业档案部门出于自身利益考虑就不会积极、主动开展对到期会计档案的鉴定销毁工作。这个标准已经试行20余年,存在如何使档案馆人员编制标准更趋于科学化和合理化问题。一是目前
8、档案现代化管理水平提高;二是此标准不符合“精减、效率”的原则;三是标准设置幅度应该调整,社会发展迅速,每年形成的档案数量倍增,如果还按每七千卷增配一人,已经与实际不适应,也会造成编制部门不能对档案馆人员合理配置。 二、企业会计档案鉴定销毁中的对策 1.转变观念,坚持经济效益与社会效益的辩证统一 首先,转变企业和档案管理部门的观念。档案保管和提供利用这个过程本身就是为了追求某种
