试论会计档案管理中存在的问题及对策

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1、试论会计档案管理中存在的问题及对策　　会计档案能是会计流程的一个十分重要的组成部分，能有效的记录和反映企业单位财务方面的历史材料等信息。完善档案管理的相关制度是保障安全利用档案的前提，还可以进一步提高财务管理水平和管理效率。但是，因为会计档案管理处于整个财务管理流程的末端没有得到应有的重视，从而容易成为财务管理的薄弱环节，严重影响了财务管理水平。特别是进入21世纪信息现代化社会，计算机的高速发展、网络时代的来临以及各种先进的技术都为收集、储存、利用档案信息提供了更便捷的方式，但是随之而来的档案信息安全、商务秘密等也受到了比

2、以往更严重的威胁，稍有不慎，如有丢失、损坏，将给单位带来不可弥补的损失。档案管理是一门学问，需要会计人员去认真学习、积极探索，会计档案系统亟待完善。本文通过对国有事业单位会计档案进行了研究调查，分析发现了其中存在的相关问题，并针对提出了一些措施以促进会计档案管理工作，使之更好地为单位的财务工作服务。　　一、目前会计档案管理工作中存在的问题　　1.缺乏会计档案管理意识，忽略会计档案管理工作的重要性认。现在很多单位会计档案管理意识淡薄落后，还停留在旧观念中对经济业务信息不重视。会计职位的员工培训很少有涉及到档案基本知识和技能操

3、作，只注重会计业务，这就导致会计工作与会计档案管理相严重脱节。会计员缺乏会计档案管理的专业知识又很容易导致档案的整理、保管、检索、销毁等环节出现纰漏，特别是档案材料制作不规范、档案交接不及时、档案交接手续不严密、档案监交工作不严格等问题。同时，由于上上下下在思想上对会计档案的重要性认识不足，工作消极，使档案资源不能被有效利用。上述任何情况的发生都会严重影响着会计档案工作的服务质量。　　2.没有专门的行政建制，会计档案工作缺乏必要的组织保障。无论是法律规章规定还是实际工作需要都要求设置专门的财务会计档案管理架构。然后，在实际

4、单位中会计档案工作没有落到实处，许多单位时间运作过程不完善、不规范，没有设置专门的行政建制，档案工作也是由会计人员兼职。这些兼职的会计人员原本对档案管理不熟悉单位又没有专门的职业技能培训，很容易出现会计档案归档混乱等问题，档案资源也没有做到有效利用。这些问题严重阻碍了财务管理系统的完善。　　3.会计档案资料收集不全，管理不善。一个完善高效的会计档案管理系统对会计档案资源的信息必须完整全面真实可靠，只有收集齐全完整的资料才能充分发挥出会计档案的作用，档案记录信息完整真实才能反映出单位财务现在情况，为企业单位发展方向做出正确的

5、指导。但很多单位只重视对会计凭证、账簿、报表等会计专业资料的归档，却忽视会计文件材料的汇集、整理和归档，这就大大降低了会计档案的完整性和齐全性，让会计档案的作用没有得到起到应有的作用。另一方面，会计档案管理除了收集资料，还需要分类、鉴定、储存等，对于价值意义不大或过期的资料需要鉴定销毁。很多单位对这些流程都不重视，会计凭证、会计账簿等一直实行的是只归档，不鉴定，更不销毁，长此以往档案质料质量良莠不齐，储存、查找统计相关资料很是冗长繁琐，从而影响了档案整体工作的质量和效果。　　4.纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案管理不

6、同步。随着时代进步，档案储存方式多种多样，为适应不同需求往往纸质会计档案和存储会计数据的磁介质档案都需要。然而两者信息不同步，很容易造成信息紊乱，还有一些单位对磁盘、光盘中的会计信息疏于管理，更新不及时、光盘等毁坏等造成很多信息丢失。另外现在会计电算化软件的升级换代很快，许多单位没能把会计软件的版式及软件系统很好地保存，出现一些会计电算化档案无法调阅问题。　　5.保密意识淡薄。很多机关、事业单位领导和档案工作人员，思想存在误区，对经手的大量有密机的档案文件保密意识淡薄，缺乏必要的保密规范和措施，很多涉密单位在保密管理工作中

7、普遍存在重宣传轻管理的不良倾向，没有建立一套完善的保密机制，工作人员自身保密意识不强，相关教育培训也是走走形式，有意无意中很容易泄露单位核心机密，使保密工作流于空泛。　　6.会计档案管理人员综合素质有待提高。会计档案管理工作是否能落实，是否有条不紊的进行关键还是在于档案管理人员。管理人员的职业素质、业务操作水平、职业道德等个人综合素质对档案管理制度的完善有着重要作用。在档案管理工作中工作人员如果违法乱纪，伪造、篡改、变换记录凭证，开假发票、建假账、建账外账、虚列成本等将会使会计档案形同虚设甚至产生更多的危害。这种违法行为会

8、导致会计信息失真，从小的范围讲，会影响单位的正常工作，使少数不法分子有可乘之机；从大处讲，甚至会影响国家宏观数据的统计与决策，危害极大。　　7.档案管理的基础设施设备落后。单位对会计档案管理的资金投入不够，很多单位基础设施特别落后，保管环境差，对档案维修不及时使一些珍贵档案材料面临损毁的危险。　　二、完