实施项目进度管理优化图书编辑出版生产流程

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1、实施项目进度管理优化图书编辑出版生产流程［摘要］从项目的定义和项目最关键的特征来看，每一本图书编辑出版生产任务都可以看作是一个项目。运用项目管理理论中关于进度计划制订和进度控制的思想和方法来管理图书的编辑出版，能有效配置各种资源，优化图书编辑出版生产流程，缩短图书出版周期。　　［关键词］编辑出版项目进度计划进度控制　　［中图分类号］G23［2．图书编辑出版生产项目进度控制　　在图书编辑出版生产项目的实施过程中，项目负责人需要经常检查项目的进展情况，与最初制订的进度计划作比较。如果实际进度与进度计划基本相符

2、合，就表明图书的编辑出版进展顺利；如果实际进度比计划进度提前或者延后太多，则应该引起项目负责人的警惕，及时分析产生偏差的原因，采取应对措施。　　（1）进度的监测　　在实践中，及时掌握编辑出版项目的实际进度情况主要有两种方法：一是定期收集进度资料。项目负责人应该按照固定的周期向有关责任人（如文字编辑室主任、校对室主任、责任编辑、总编办人员等）收集进展情况，可以通过电话或者网络即时通讯工具进行询问。二是定期召开现场会议。通过与相关进度执行人员的当面交流，项目负责人可以了解到第一手材料，同时也可以当场就项目执行

3、中的具体问题进行有效沟通。收集进度资料的频度与项目的紧急程度有很大的关联。对一般项目来说，可以一个星期收集一次资料；对于时间要求比较紧的图书，可以每天收集一次。　　掌握了项目的实际进度情况后，项目负责人需要将实际进度数据和计划进度数据进行比较。比较的方法很多，既可以采用项目管理工具里专门用于进度比较的甘特图比较法、S形曲线比较法或者香蕉曲线比较法，也可以采用相对比较简单的表格形式，在表格中列出以下几个项目：统计时间，计划进度，实际进度，进度提前或者滞后时间。这样，进度情况就一目了然了。　　（2）进度偏差的

4、分析　　检查进度计划与实际进度是否有偏差，这只是进度监控的第一步。当发现存在偏差时，应该认真分析偏差产生的原因及其对后续工作的影响，并采取措施，使项目及时回到预定的轨道上来。在对进度偏差的分析中，我们主要关心的是造成进度延迟的原因。　　①各有关部门之间不能协调配合。前面已经谈到，图书的出版是一个复杂的流程，牵涉出版单位内外各部门各单位的协作。如果有关部门在作者的稿件到稿后，不在第一时间将文稿发给责任编辑，那么图书编辑时间就会拖长；如果校对室不积极合理安排社内校对人员、充分利用社外兼职校对，那么校对时间就会

5、拖长；如果印制单位不及时安排印制，那么印制时间就会拖长。任何一个环节的延迟都将导致整个图书编辑出版生产项目实际进度延迟。只有责任编辑、校对、总编办、出版科以及承担编写工作的作者、承担图书印制工作的印刷厂、承担文稿运送的物流公司等单位和部门之间紧密合作，才能保证图书编辑出版生产项目按进度顺利完成。　②项目重要条件发生变更。在图书的编辑出版生产过程中，一些项目重要条件的变更（如出版的最后期限突然提前，图书的内容发生了重大变化），都会使实际进度延迟，这时只能对原来的进度计划进行调整。　　③风险因素。风险因素包括

6、政治、经济、技术及自然等方面的各种预见或不可预见因素，如作者突发急病、选题被临时叫停、印制单位机器突发故障等。这些因素都可能使整个项目停滞，使进度大幅度延迟。　　④工期及相关计划的失误和管理过程的失误。对各项工作的持续时间估计得过短，管理过程中混淆了版本或者遗失了重要的资料，都会造成项目进度的极大滞后。要避免这类失误，项目负责人就必须具有丰富的经验和高度的责任感。　　（3）进度计划的调整　　当图书编辑出版生产项目的实际进度偏离计划进度时，就必须采取一定的措施对项目进度计划加以调整，以保证进度目标的实现。进

7、度计划的调整方法主要有两种：改变相关工作之间的逻辑关系和改变相关工作的持续时间。　　①调整工作的顺序，改变某些工作间的逻辑关系　　例如，某图书的文稿编写、一审、二审、三审分别需要30天、10天、4天、2天完成，整个周期需要46天（第一种情况）。假设由于文稿起始编写时间延迟，为了赶上进度，必须缩短后边几个工序的周期。于是，在确保质量不受影响的情况下，可以采取将文稿分两批审校的办法，来一批审核一批，从而将整个过程缩短为38天（第二种情况）。具体如下图所示。　②缩短某些工作的持续时间　　项目进度管理理论指出，可

8、以通过增加资源投入、提高劳动效率等措施来缩短某些工作的持续时间，使项目进度加快。在图书编辑出版生产实践中，可以采取下列方法缩短某些工作的持续时间：a.通过增加校对人员数量的方法缩短校对时间。b.通过增加印制单位的办法压缩图书印制时间。c.直接用ail就有关修改直接和作者交流沟通，节约了打印稿在路上的邮寄时间；二是责任编辑在计算机上编稿，节约了在打印稿上修改的时间。d.制作地对红。对于制作单位不在本地的图书项目，制作地对红可以节