浅议企业会计档案管理与运用

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1、浅议企业会计档案管理与运用　　摘要：会计档案在企业管理中起着举足轻重的作用，随着我国市场经济的发展，经济和会计工作中不断出现新情况、新问题，会计档案管理和运用也就不可避免地出现了一些尴尬对峙。做为会计档案管理人员，对于在工作中发现问题、想对策、提建议也就成了义不容辞的责任。　　关键词：会计档案管理运用　　　　会计档案是指各机关、企业、事业单位或其它经济组织在经济管理中产生的会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料。它完整、系统地记录和反映一个单位、一个部门或一个地区的经济活动状况，是进行会计监督、经济分析、经济决策和制定经济和社会发展计划不可缺少

2、的依据和条件，是国家档案的重要组成部门。妥善管理和合理利用会计档案，对社会主义经济建设有着极为重要的意义。　　　　一、会计档案的作用　　1.凭证作用。会计档案如实记录了企业资金周转活动的全过程，利用它对于加强企业管理、开展专项工作、打击犯罪等可以起到十分重要的凭证作用。　　2.依据作用。会计档案又是会计分析和会计检查的主要依据。利用它可以进行各项经济指标的数量分析，并针对实际情况找出差距、发现问题最终提出改进工作的建议和措施。　　3.史料作用。通过对历年会计档案的研究，发现生产经营和企业管理规律性特点，总结企业发展轨迹，加以借鉴，从而制定出可行性计划、

3、决策。　　　　二、会计档案管理与实际运用间存在的问题与对策　　笔者经过几年对会计档案的管理，认识到会计档案管理与运用存在着一些尴尬对峙。浅叙如下：　　1.帐簿与凭证的对应管理　　现金日记帐、银行存款帐的保管期限为25年，而其对应的现金凭证和银行凭证的保管期限则为15年，也即一旦凭证15年后到期面临销毁，可相应帐簿却要独自再行保管10年，而凭证是帐簿的原始依据，这样一来独存的帐簿无疑就成了无本之木、无源之水。　　对策：配合帐簿的管理相应凭证顺延管理至帐簿到期或业务结束。　　2.会计档案中其它类的工资、奖金的管理与实际　　工资、奖金的保管期限是15年，而近

4、年来却有多起利用是工资、奖金做为工龄错误、遗失的唯一原始凭证（考勤表也可，而实际其又不在归档范围中，故并未保存），使得我单位的工资、奖金面临着只是按管理规定移出库存而根据实际需要却不能销毁的尴尬。　　这一问题的解决需要社会保险、劳资、档案等多个部门协商解决。　　3.财务机制资料与档案装具矛盾　　自2003年始我公司的财会帐簿、报表等改用用友软件机制，可其外形尺寸却又是不和我公司用于会计档案保管的装具（标准A4档案盒）一致。这也给管理带来了很大不便，为了它的25年、15年寿命，我们不得不小心谨慎地再加工（去其边角却又不能伤其筋骨）。　　对策：制作时即应考

5、虑到今后数十年的保管方便。　　4.延期收集的必需及问题　　会计档案的收集为第三年，即考虑到财务工作实际的需要，在本会计年度结束后，其当年产生的会计档案由财务部门自行保管一年，以满足其中未结事宜利用的需要，之后次年再交于单位档案部门正式进入档案管理阶段，这其中就有了一个实际问题档案的未及时收集（这是目前全国统一执行的归档例外），这样经过了一年后，档案的收集齐全、完整，以及资料的破损、损耗等将很难把握。　　这就需要财务部门和档案部门协同动作，财务部门要对所暂管的上年度会计档案认真负责、严格管理；档案部门也要经常督促检查，切勿有不在档案库房就不归我负责的认识

6、和想法。　　5.档案到期可其中债权债务未了结　　会计档案保管期满需要销毁时，对其中未了结的债权债务的原始凭证、明细账应独立抽出，另行立卷，列入其它会计档案，由档案部门保管到结清债权债务为止或未了结事项完结五年后，或至超过法定期限这时其将不再具备溯及力也即凭证作用消灭，方可进行销毁。　　由此可见，会计档案（尤其是会计凭证，因为其为源头）的销毁与否，不能仅仅以保管期限为界，还要考虑债权债务关系是否结束等因素。　　6.保管要兼顾档案的证据作用、查考价值等因素　　实际中，凭证的证据作用、查考价值是不会随着债权债务关系的结束而结束的，对欠债不还的企业，哪怕已经列

7、入呆账，债权人也可以保持对其随时追索的权力；而涉及经济、民事、刑事等法律案件纠纷的时候，凭证更是随时可以作为至关重要的呈堂证物，而一旦被销毁，其损失难以弥补。　　因此，在保管期满并已结清债权债务情况下，会计凭证是否能够销毁，还要考虑其社会、经济、法律等多方面的作用是否已经结束，这里也蕴含着许多难以人为预料的因素。　　7.而综上所述中的延期保管不加销毁则又会造成另外一些困惑　　首先，随着档案的不断增长，档案部门要持续不断地投入人力、物力、财力，建设档案库房、购买档案设备、加强档案管理，这对企业的经营管理来说，无疑是一个较重的负担。其次，已过期的和未过期的

8、会计档案混同保管，难以区分保管价值，无法对重要会计档案实行重点保管，从而影响档案整体管理工作的