论新时期秘书信息管理的转型和应对

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1、论新时期秘书信息管理的转型和应对论新时期秘书信息管理的转型和应对　摘要:随着信息时代的出现、互联网及全球通讯的飞速发展,信息发挥着愈来愈重要的作用。信息管理成为秘书工作的重点之一。新时期的社会环境发生了重大变化,信息化的时代,网络化的环境和媒介化的社会都对秘书的信息管理工作提出了新的要求,秘书信息管理的整个工作环节都面临着如何转型与应对的问题。　　关键词:秘书;信息;网络化环境;媒介化社会　　.L.　　　　当今社会,秘书专业、高效的工作已成为现代社会高速运作的一个重要因素。无论是在政府机关、社会、企事业单位还是一般的商业公

2、司,秘书部门都处于一个中枢位置,起着沟通上下,连接内外的桥梁和纽带作用。我们通常把秘书称之为领导的助手或参谋,从这两个称呼可以看到,秘书的工作大致分为日常事务和参谋决策两种。秘书部门首先是各级领导的办事机构,协助领导者处理日常事务,保证领导和机关单位工作的高效运转。同时秘书部门还是一个重要的参谋部门,它在领导决策过程中具有重要的参谋作用。例如,在领导决策前进行调查研究,综合情况,提供信息、方案和其他决策依据;在决策形成过程中起草文电,将领导决策形成文字信息,化为切实可行的政策和措施,以便贯彻落实;在决策实施过程中督促检查,

3、收集反馈信息,作为修正决策的参考,以辅助领导正确决策。由此可见,秘书部门更是一个汇集和利用信息的中枢。　　进入21世纪,我们正经历一场全面、深刻的社会大变革。随着信息时代的出现、互联网及全球通讯的飞速发展,信息发挥着愈来愈重要的作用。美国学者奈斯比特对未来曾做出这样的预测:新的力量源泉不是少数人手中的金钱,而是多数人手中的信息。①作为秘书人员,其工作重点也由处理日常事务向管理信息、辅助决策倾斜,为领导者提供全面、准确、及时的信息的这一职能得到了更大的凸显。因此,在新形势下如何进行信息管理,是秘书工作中一个值得探讨的话题。　

4、　一、时代巨变使秘书信息管理面临重大转型　　进入21世纪,不论是时代特点和社会环境都发生了深刻而巨大的变化。时代的巨变、社会的变革都对秘书信息工作提出了新的要求,秘书信息工作的整个工作流程和架构都处于一个转型期,我们认为21世纪的秘书人才只有深刻了解这个时代大背景,认清时代特点,转变观念、适应新的工作方式方法,才能真正有效利用信息,帮助领导进行决策。　　我们认为当前时代大背景有这样三个方面的特点,它们都将对秘书信息管理工作带来重大挑战:　　(一)信息化时代　　有资料显示,全世界传递的信息量以每天近百亿信息单元的速度递增,并

5、以15%-20%的加速度不断发展。近30年来,人类生产的信息已经超过过去5000年的信息量的总和。英国技术预测专家詹姆斯?马丁也做出了同样的结论:人类的知识在19世界是每50年翻一番,20世纪初是每10年翻一番,70年代是每5年翻一番,而近十年是每3年翻一番。秘书作为一个信息管理的枢纽,必须进一步强化信息意识,提高信息处理技术,从容面对信息爆炸时代。　　(二)网络化环境　　要提高信息处理能力就离不开网络化的工作环境,互联网的出现给信息工作者提供了一个开放的、透明的工作平台。而基于互联网之上的电子化政府与各企事业单位、集团公

6、司等组织的内部网络更是政务秘书和商务秘书进行信息管理的主要工作平台。　　在信息社会中,信息就是力量和财富。电子化政府这一网络平台,有效地利用现代信息和通讯技术,透过不同的信息服务设施(如电话、网络、公用电脑站等),使政府机关、企业、社会组织和公民,能在其更方便的时间、地点及方式下参与到社会政治经济生活,从而构建一个高效率、高服务水平的政府。　　(三)媒介化社会　　当前这个世界已经是一个媒介化的社会。媒介化社会的主要特点是:　　(1)媒介形态多元化:清华大学的熊澄宇教授认为,新媒体是一个不断变化的概念。在今天网络基础上又有延

7、伸,无线移动的问题,还有出现其他新的媒体形态,跟计算机相关的。这都可以说是新媒体。②它主要指利用计算机、数字技术,通过互联网、无线通信网和卫星等渠道,以电视、电脑和手机等为终端,向受众提供视频、音频、语音数据的一种传播形式。而且,这种新形态的媒介将随着新技术的产生得到更大的发展和延伸。　　(2)媒介传受互动化:新媒体形态的出现带来的一个最大变化就是传受者的互动性有了很大的增强。尼葛洛庞帝曾对网络作过形象的描绘:数字化会改变大众传播媒体的本质,推(pushing)送比特给人们的过程将改变为允许大家(或他们的电脑)拉(pull

8、ing)出想要的比特的过程。这是一个剧烈的变化,因为我们以往的媒体的整个概念是,通过层层过滤之后,把信息和娱乐简化为一套要闻或畅销书,再抛给不同的受众。③传播者与受者之间的关系不再是从传播者到受众的单向度传播,受众通过各种网络数字技术,提高了在传播过程中的地位,能主动地、有选择地获取信息,甚至参与到传播