浅谈电子文件管理标准体系参考模型构建与实施

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1、浅谈电子文件管理标准体系参考模型构建与实施　摘要：在分析电子文件管理标准建设现状、标准体系现状的基础上，讨论现状的成因。基于电子文件管理标准体系概念模型构建视角的分析，从管理流程、资源、技术支撑等方面构建出电子文件管理标准体系参考模型，进一步映射出体系的层级内容，尤其是一级模块。最后结合我国现状，提出机械使用标准体系表并不能达到预期的效果，需要综合采取多种策略，有效保障标准体系的实施环境、实施效果、实施程序等。　　关键词：电子文件管理；标准体系；体系架构　　　　1　我国电子文件管理标准体系现状　　　　国家档案局及政府有关部门近年来制定的电子文件管理主要标准和管理办法包括5

2、项国家标准，2项行业标准，2008年又有3项标准进入征求意见阶段，2项国际采标进入送审阶段。2009年由全国　2.1.3　技术视图　　技术实现视图是从电子文件管理系统构建的角度，根据普遍的信息系统分析框架得来的，大体可分为基础层、支撑层、应用层。　　　　2.2　电子文件管理标准体系逻辑架构设计　　我国电子文件管理标准体系逻辑架构的设计将本着顶层设计、逐级分解、立足现实的原则进行搭建与展开。　　2.2.1　顶层设计　　电子文件管理标准体系的架构应遵循顶层设计的思想。所谓“顶层设计”，就是利用系统的观点，按照科学的理论方法和步骤，多角度、多视图地对该领域进行分析、描述和设计，

3、建立总体架构。以电子文件管理标准体系概念模型作为总体框架，能够涵盖业务流程、信息资源、技术功能等诸多方面，为我国电子文件管理标准的制定提供基本指针和发展蓝图。　　2.2.2　逐级分解　　顶层设计提供的电子文件管理标准体系概念模型主要是从概念上对标准体系进行构建，是抽象程度较高的视图，必须对总体概念框架进行细化，逐级分解得出具体的标准。细化的方法有两种，一种是逻辑细化，也就是内涵具体化；一种是扩展细化，也就是列出对构成总体有意义的构成部分。对总体框架进行逻辑细化，就可形成框图模型。再对其进行扩展细化，明细表就是对框图模型进一步分解的最终结果。　　2.2.3　立足现实　　电子

4、文件管理标准体系架构的确立只有立足现实才具有可操作性和指导作用。在进行顶层设计和框架模型逐级分解的过程中，需要充分考虑我国目前的实际情况。比如电子文件标准体系逻辑模型的设计应当综合考虑我国当前的相关法律规范的情况、文件管理和档案管理标准规范的现实等，具体包括电子文件管理的标准现状、标准化工作现状、技术水平、管理水平、管理体制等方面的现实约束，从而设计出符合实际、留有余地的逻辑框图。　　　　2.3　电子文件管理标准体系逻辑框架顶层内容　　根据上述设计思想，将模型可以映射为电子文件管理标准体系的层级内容。电子文件管理标准体系逻辑框架由总体、形成捕获、组织处置、检索利用、长久保

5、存、资源描述、资源管理、应用系统、技术支撑等九大模块组成，亦可将其视为标准体系的一级模块。再对该一级模块根据需要进行多层级分解，就形成电子文件的框架结构图与标准体系明细表。明细表中既有国家标准、行业标准，也有指导性文件；既有基础标准、通用标准，也有专业标准，并将这80余项标准明确了优先级别。　　　　3　电子文件管理标准体系实施策略　　　　3.1　加快相关法律法规和配套政策性指导文件的制定　　欧美等地区和国家政府非常重视电子文件管理，出台了一系列法律法规、政策和指导文件，从法律上确立了标准的地位。或在法律法规和标准尚未正式出台以前，先行发布了一些政策性指导文件，规范、管理和

6、引导了电子文件管理标准体系建设。　　我国的电子文件管理标准体系建设，需要以强有力的相关法律及配套政策为依据。我国应当加快信息资源法律体系的建设，特别是与电子文件管理相关的法律法规的建设，充分发挥其宏观指导作用，进一步构筑以国家标准为基础的电子文件管理标准体系。　　　　3.2　分阶段进行电子文件标准体系建设　　待制定、修订的电子文件标准很多，而制标资源相对有限，建设电子文件管理标准体系是一个长期的过程。为了实现制标资源的高效利用，在建设过程中必须准确界定电子文件标准化的阶段，确定各阶段目标，区分不同标准的轻重缓急，分阶段、按步骤进行。　　我国电子文件标准体系的建设可分为三个

7、阶段：创建阶段，着重基础性标准的制定，固基护本、架桥清障；发展阶段，充实扩展；维护阶段，修订更新。　　　　3.3　严格执行标准制定程序　　根据调研表明，国外的标准建设都需要按照严格的程序制定，保证了标准的高质量。我国国家标准GB/T16733-1997《国家标准制定程序的阶段划分及代码》，要求国家标准制定程序划分为九个阶段：预阶段、立项阶段、起草阶段、征求意见阶段、审查阶段、批准阶段、出版阶段、复审阶段和废止阶段，因此，我国在标准制定过程中也应该按照严格的程序进行，来保证电子文件管理标准的高质量，进而保证标准体系的整体质量。