浅谈电子文件管理标准体系参考模型构建与实施

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1、浅谈电子文件管理标准体系参考模型构建与实施摘要：在分析电子文件管理标准建设现状、标准体系现状的基础上，讨论现状的成因。基于电子文件管理标准体系概念模型构建视角的分析，从管理流程、资源、技术支撑等方面构建出电子文件管理标准体系参考模型，进一步映射出体系的层级内容，尤其是一级模块。最后结合我国现状，提出机械使用标准体系表并不能达到预期的效果，需要综合采取多种策略，有效保障标准体系的实施环境、实施效果、实施程序等。　　关键词：电子文件管理；标准体系；体系架构　　　　1　我国电子文件管理标准体系现状　　　　国家档案局及政府有关部门近年来制定的电子文件管理主要标准和管理办法包括5项

2、国家标准，2项行业标准，XX年又有3项标准进入征求意见阶段，2项国际采标进入送审阶段。XX年由全国文献影像技术标准化技术委员会报送2项国家标准拟今年施行。就当前颁发的正式标准规范的情况来看，这些规范对于实现以确保电子文件真实性、完整性、可靠性、可用性为目标的电子文件管理产生了重要的推进作用。但总体上看，我国电子文件管理标准的现状还是不容乐观的。存在的问题主要表现为电子文件管理相关标准缺失(如电子文件术语标准、元数据标准、电子文件管理功能需求标准等)、标准质量较差、电子文件管理标准分散、采用国际标准比例低、当前电子文件管理标准性质混杂等。　　按照标准体系的严格定义，我国现在

3、还谈不上具备“电子文件管理标准体系”，因为有不少标准属于实践需求驱动，在设计之初是缺乏体系规划的，标准之间的内在联系也没有充分体现。但随着电子文件管理标准以及其他相关规范的逐年积累，标准之间的联系也开始日益显现并受到各方重视。虽然目前并无特指的“电子文件标准体系”的说法，但也开始形成“电子文件标准集合”，并向“标准体系”的方向演进。因而我们可用“准体系”的概念来描述我国电子文件标准集合的状态。目前该体系的特点主要在于：标准体系本身还缺乏科学规划和设计；现有标准之间的内部关系处理不妥，缺乏标准协调机制，不能满足当前我国电子文件管理发展的需要；外部关系考虑不周，与其他领域标准

4、化协调不够；标准内容逐步拓展；基础性标准已出台，核心标准研制进行中。　　究其原因，主要有以下几个方面：　　标准制定程序缺乏科学性。目前，标准的制定受时间和经费的限制，制修订标准往往被简化成“查资料—拟初稿—函审—送批”的单纯文字工作，部分已出台的标准没有严格按照标准制定程序规范进行，许多关键问题未进行深入的探讨和研究，缺乏严密论证，影响了标准的可行性、合理性和行业适用性。　　缺乏有效的标准维护机制。目前，电子文件标准化工作还没有比较完备的维护机制，不能根据信息技术、管理科学、实际工作的变革进行标准内容的调整修订，对出现的问题反应迟缓，更新换代比较缓慢。　　缺乏标准协调机制

5、。由于没有标准体系的系统研究和规划，造成不同部门、不同时间立项研制的标准缺乏协调性，出现重复立项、内容交叉、标准矛盾、协调困难的现象；没有建立与国内其他行业标准体系及国外先进标准体系间正常的沟通交流渠道。这些都导致国内外一些先进的标准和理念，无法及时与电子文件管理标准相结合，制约了标准水平的提高。　　监督机制存在缺陷。标准缺少明确的监管部门，“有标不依，执标不严”，没有明确的监督部门，再加之电子文件管理工作刚刚起步，使得电子文件管理标准的执行力度不够。　　　　2　电子文件管理标准体系架构　　　　　　电子文件管理标准体系概念模型　　标准体系的形成将包括若干环节：首先，应形成

6、电子文件管理活动的整体概念模型，形成对电子文件管理活动的内部结构与工作原理特定的表达；其次，对较为抽象的概念模型进行结构化表达，形成逻辑模型或者逻辑结构，这也是任何概念模型在“实例化”过程中不可或缺的环节。逻辑模型将构成电子文件管理活动的中观层次，反映了电子文件管理活动的主要构成部分。最后，在逻辑模型的基础上进行标准体系架构的搭建，可以多种形式进行表达，如标准体系结构分类表，并可据此形成为标准体系明细表。　　电子文件管理活动从管理流程、资源、技术支撑等方面进行描述。按照GB/T17628-XX《信息技术开放式EDI参考模型》(等同采用SO/IEC14662：XX《信息技术

7、开放式电子数据交换参考模型》)的观点，电子文件管理标准体系架构概念模型可概括业务抽象(包含信息资源与管理流程)和技术抽象。基于电子文件管理概念模型构建视角的分析，构建电子文件管理标准体系参考模型如下。　　　　管理视图　　管理视图主要是从管理流程、生命周期视角对电子文件管理活动的集中抽象。目前电子文件管理流程设计中，或多或少都已经采用生命周期的观点，其流程变动的时间属性基本与生命周期循环吻合。像OAIS功能模型所展示的六大功能实体，就是以收集(ingest)为起点，以利用(access)为终点进行安排的，一般的流程设计也大多以“