浅析企业档案管理如何与时俱进

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1、浅析企业档案管理如何与时俱进浅析企业档案管理如何与时俱进摘要：随着我国企业规模和速度的不断发展，企业档案工作也取得了令人瞩目的成绩，信息化程度不断加强，法制化、规范化建设不断完善，然而，当前档案管理工作与飞速发展的形势需要依然存在脱节的现象，不适应与时俱进的形势发展。新时期，面对诸多不确定的外部因素，企业档案管理如何与时俱进是每一位档案管理人员需要关注的话题。　　关键词：企业档案管理自动化　　　　一、前言　　企业档案工作是记录企业历史轨迹的一项重要事业，只有管好企业档案，才能为企业留下一份宝贵的文化遗产。而且档案作为企业技术管理的详细资料，对整个

2、企业的运营和发展都有着重要的现实意义，如果企业档案科学、规范、详细、信息化程度高，就会对今后的企业运营起到很好的促进作用，反之，则会给这些工作带来很大的麻烦，造成不必要的损失。从目前来看，我国企业档案管理工作还存在诸多问题，影响了档案管理工作的长远发展，例如：在档案利用过程中，因为服务及利用人员素质良荞不齐、网络传输安全保障水平不高、抗干扰能力不强、档案利用环境影响等都威胁着档案的安全，束缚了利用工作的开展和档案价值的发挥；很多企业档案计算机管理还处于相对落后的水平，软硬件设备亟待更新，与现代化企业的发展很不协调；一些企业缺少实用、有价值的科技档

3、案编研成果。尽管有的档案部门也搞过一些初级编研成果，但随着计算机应用于档案管理，这些编研成果已经远远跟不上档案管理发展的需要；有的企业只注意整理与收集有关的技术数据与技术资料，而对于声像资料却容易忽视，有的根本没有这方面的资料。由此可见，如何与时俱进的改善档案管理工作是十分重要而有意义的事，必须加以重视。　　二、新时期企业档案管理如何与时俱进　　（一）企业档案管理的法制化.L.　　未来企业档案工作要纳入法制轨道。档案管理部门的宏观管理主要通过制定法规和执法监督来体现。首先，要通过宣传贯彻、落实国家有关企业档案工作的法律、法规并检查其在企业的实施情

4、况，努力规范企业档案工作的内部管理体制及管理行为。《档案法》与《档案法实施办法》是档案管理工作的根本大法，要结合企业改革与发展的实际情况，宣传贯彻好《档案法》与《档案法实施办法》，强化档案法制教育，不断增强企业领导和档案工作人员的档案法制观念。其次，市场经济体制下的企业档案工作，必须自觉依法治档，用档案管理部门及有关行业部门的相关政策、法规来约束自己的档案行为，接受有关部门的监督检查。　　（二）企业档案管理的规范化　　档案管理是对历史负责、为现实服务、替未来着想的一项重要工作，保管和利用好档案是档案管理部门的基本任务。一方面，要认真贯彻落实档案管

5、理标准与工作标准，对档案进行规范化管理，明确责任分工和考核标准，保持良好的利用秩序，切实加强利用过程的档案安全管理。另一方面，采取重要文件异质异地备份保存制度，即逐步将电子文件转换成其他载体(如纸、胶片等形式)异质保存或电子文件异地登记备份。这样既能保证档案存储安全的优点，又能发挥计算机技术在档案开发、利用中的优势，是档案管理工作谨慎的选择，也是保证电子文件安全的最佳策略。　　（三）企业档案管理的现代化　　现代化的管理手段，是搞好档案工作的重要途径，他们把档案管理工作纳入企业现代化管理的整体规划和系统建设中。档案管理使用微机，实现了微机存储、分类

6、、检索、统计、保护、开发及打印各种目录等。通过调整归档文件整理工作流程，改变原有的每年集中整理归档的习惯做法，使办理完毕的文件能够直接进入档案整理环节，随办随归，促进了文档一体化管理的实现，充分显示了快速、安全、准确、高效的特征，大大地减轻了劳动强度，提高了工作效率，有效地提高了案卷质量和档案的利用率，使档案管理工作更趋于科学化、规范化、程序化。　　（四）企业档案管理的高素质化　　档案管理人员要根据相关的学科知识，提高业务处理综合能力，除了掌握归档的基本知识外，还要了解一些文秘、历史学、目录学、社科情报、计算机等相关学科知识，在档案管理工作中应具

7、备以下能力：首先，积极主动的协调能力。其次，处理业务水平的能力。档案工作者必须懂得本单位的业务知识，在档案管理中知道哪些信息对本单位的发展是主要的，哪些是次要的，使重要的信息能够及时保存起来。最后，应用现代手段的管理能力。计算机已成为档案管理自动化工作非常重要的工具。它替代了传统的手工操作。因此，未来档案部门提供给利用者的不再只是纸质档案，而是大量的电子文档。　　（五）档案管理的功能化　　随着企业档案管理的与时俱进，其在企业发展中的功能性将大大提高，应当从以下几个方面出发:（1）全方位分析职工人事档案，不放过职工个人在档案材料中透出的爱好、特长、

8、技术专长、技术职称、发明创造等；同时，档案中也记录着职工不同阶段获得奖励的情况，并向企业的人力资源部门及相关领导提出职工的培养方向的建议