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1、北京市高校档案馆网站建设的绩效评价：谢海洋贾东月田明霞王建华 摘要:本文通过对北京市各高校档案馆X站的持续观察和数据提取,以内容指标、形式指标和功能指标为主要评价指标对其建设现状进行了绩效评价,得出了相应结论并提出了建议。 关键词:高校档案馆X站建设绩效评价 高校档案馆X站建设是高校数字档案馆实施的前期工作和长期的表现形式,也是衡量高校信息化建设的重要指标。本课题组对北京市高校档案馆X站进行了持续的观察和数据提取,并进而对其建设状况进行了绩效评价,以期有利于提高高校档案馆X站的建设水平,提高高校档案馆档案信息服务质量,加快档案信息资源的传播。 1.北京高校档案
2、馆X站 建设评估工作 2009年11月至2010年5月1日期间,本课题组依托“中国档案在线”()X站对高校档案馆X站的链接,对北京各个高校档案X站进行了调查分析。调查对象参考新浪X“教育频道”()所提供的北京高校名单,对各个高校档案馆X站进行了深入的调查分析。我们选取档案X站的“功能指标”为重点评价指标,选取“内容指标”和“形式指标”作为辅助评价指标,以便对X站进行全方位的综合评价。 文章主要根据倍数加权法②来确定各个指标的分值。倍数加权法虽然在参照要素的选择上容易出现依靠主观判断的情况,但该方法却可以有效地区分各考评要素之间的重要程度。我们将影响高校档案馆X站的内
3、容指标作为最次要的考核要素,以此为1;再将形式指标的重要性与该指标相比,得出重要性倍数为1.5;同理,得出最重要的功能指标重要性程度为7.5;然后依据该比例分配分值,文中以100分为满分。赋值标准及分值如表1所示。 2.评价结果及分析 调查显示,新浪X“教育频道”中所列的北京高校有90所,其中只有16所高校建立了数字档案馆,其他学校都没有独立的数字档案馆,部分学校可以通过站内搜索找到与档案馆相关的信息或新闻;另外,还有一部分学校,在学校的教辅机构或管理机构中设有档案室(馆);更有一部分学校根本没有找到关于档案馆的任何信息。 2.1评价结果 我们重点选取了1
4、3所高校进行绩效评价,另外还有三所高校虽然也有本校档案馆X站,但是X站建设尚不够完善,也没有体现档案X站的服务功能,与其他的高校档案馆X站相比差距较大,所以这里只列出这13所高校进行比较分析,如表2所示: 2.2指标分析 2.2.1内容指标分析 X站内容的广度和深度直接影响用户对信息的利用程度,也是评价档案信息X站的基本指标之一。调查显示,内容指标的平均分为8.1538分,其中高于平均分的高校有6所,在这6所高校中,中国人民大学、清华大学、北京航空航天大学均得到满分。这些学校比较注重本校数字档案馆X站的建设,涉档信息相对全面,同时提供一定的特色档案信息。那些低于内容
5、指标平均分值的学校在某些方面存在一定欠缺,校务公开情况没有体现出来,也没有具有本校特色的档案信息。 2.2.2形式指标分析 这些高校档案馆X站的形式指标平均分为8.3076,高于该平均分的高校有5所,其余高校在这个方面都或多或少有所欠缺。信息时效性较差是这些高校普遍存在的问题。有的高校信息更新到2004年,部分学校更新到2008年。这些高校中,X站支持外文页面的只有中国人民大学、北京理工大学、首都师范大学3所。 2.2.3功能指标分析 高校档案馆建馆目的是分享档案信息和提供便捷的档案信息利用,其功能是否全面、是否强大是档案X站建设的首要考虑因素。 各个高校档案X站建
6、设的功能指标平均分最低,得分率也最低。功能指标总分定为75分,而平均分为36.0769分,平均得分率仅为0.481。其中得分高于平均分的高校有7所。数据表明,高校档案X站服务功能存在很大欠缺,需要进一步重视和提高。尤其是在服务功能方面,各个高校需要进一步完善。从这次调查来看,所有高校在档案信息检索方面都不够完善,部分学校根本没有这种功能。其中做得较好的为中国人民大学,该校所提供的“资源查询”,提供了部分可公布的馆藏档案目录,查询可以输入一项或多项,可以输入部分名称或全称,另外对一些基建档案和声像档案也指出了可查询的范围。其他学校的检索功能,都差强人意,有很大的提升空间。服务咨
7、询、业务指导、利用指南等栏目可以为用户利用档案信息提供一定的指导帮助,各个高校应该适当给予重视。 得分率最高的是内容指标,其次是形式指标,得分率最低的则是这些高校档案X站的功能指标。根据分值可见,X站内容指标的分数在6—10分之间,形式指标分数在6—13分之间,功能分值差别较大,从26—50分不等。功能指标得分中,差距产生主要表现在交流和服务功能方面。 这13所高校中,有11所高校有独立的档案X站,2所挂在本校X站的相关栏目中。各个高校应该申请独立的域名,并确保链接的有效性、稳定性,避免出现无链接和
