加强档案管理 促进医院发展

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1、加强档案管理促进医院发展１医院档案管理存在的弊病　　１．１医院档案管理不规范　　在我院综合档案室成立之前，各类档案由相关职能科室负责保存，例如：行政文书档案由行政办、政工科保存，基建档案由总务后勤科保存，设备档案由设备科保存等，对全院的档案没有实行统一规范的管理，造成查找档案资料困难，也容易造成档案的丢失和损坏。　　１．２档案管理制度不健全　　在医院管理中，各级医院制定了适用于本院的、较为健全的医院的管理制度和各级各类人员工作职责条例，而涉及档案管理的制度、职责较少，没有相关的制度和检查考核标准。在医院目标管理考核方案中，一般也没有将档案纳入目标考核。由于管理制度不严、不健全，没有及时

2、移交各科室自己保管的材料，造成档案收集效率不高，档案不齐全。　　１．３档案工作硬件投入不足　　必要的档案基础设施是开展档案管理工作的前提，如库房、档案柜、档案装具等。而一些单位由于医疗用房紧张，致使档案用房狭小，不符合档案保管的标准。另外，档案管理设备陈旧，管理技术落后，也制约了档案事业的发展。　　２加强医院的档案管理的具体措施　　２００６年，医院各项制度趋于完善，所形成的各载体档案逐渐增多，医院建立档案库房，对医院行政文书档案、人事档案进行统一管理。　　２０１０年开始，医院加强了对档案工作的领导，制定了《档案管理办法》等档案工作的规章制度，并成立了综合档案室，统一全院档案管理。并加大

3、了对档案管理的投入，以规范化、标准化、现代化管理档案为主要建设目标，同时做好档案“八防”工作，改善了档案的保管条件。具体措施如下。　　２．１实行四同步管理　　所谓四同步管理，就是说档案的形成与档案的建档是同步完成的，通俗点讲就是，在布置下达、检查、鉴定、验收任务的同时，同时布置下达、检查、鉴定、验收档案的收集、归档、建档工作。比如说在我院建设中的２３层医技综合楼项目上就实现了四同步管理。我们在对综合楼立项阶段、封顶阶段，对形成的材料进行收集、整理和归档过程中，同时完成四同步登记表交由综合档案室记录，作为对该项目日常档案管理的凭据。待项目完成后移交入库时，查对历次四同步表档案份数，即可办

4、理正式移交手续。归档文件做到随办随归，及时录入档案管理系统。通过理论的完善和实践的操作，我们发现这种四同步管理制度的好处很多，四同步管理制度方便查找，简单易行，更重要的是能够有效地避免医院档案的遗漏、丢失和损坏。　　２．２加强各门类档案的收集整理工作，实现档案的集中管理　　①在设备档案整理方面：由于我院每年购入设备量大，设备种类繁多，并且设备在维修和保养工程中又不断产生新的档案，所以这就对医院的档案管理造成了很大的难度。因此，我们专程派人到上级医院及其他医疗机构的档案部门取经，结合医院实际情况，制定出年度和设备类型相结合的编号办法。②在文书档案整理方面：比如把２００６年以前的４９２９件

5、文书立卷档案按现行方法重新整理，全部录入ＧＤ２０００档案管理系统，实现计算机的高效管理，方便检索和查找。③在人事档案整理方面：按市委组织部档案室的统一标准，购置专用人事档案盒，做好人事档案方面的管理工作。④在照片档案的收集整理方面：走访退休职工和相关科室的成员，详尽地了解、咨询，以确保照片档案的准确、真实。⑤在会计档案的整理方面：及时收集整理装订成册，分会计报表、会计账簿、会计凭证、其他会计档案四大类入库存放，方便查找。　　２．３做好八防工作　　为保障档案安全，我们从库房建设设计、硬件配置、规章制度3方面全面保障档案安全。在防盗方面，设计库房门在办公区，并安装２４小时红外线监控摄像头监

6、视库房门；在防火方面，设计全档案室（包括阅览区、办公区、库房）统一电源保险开关，做到人走四关（关门、关窗、关灯、关电），并安装烟感报警器，配置对档案无伤害的二氧化碳灭火器；在防尘、防潮、防光、防虫、防霉方面也做了大量工作，确保档案的安全。　　２．４积极开展档案宣传工作，做好档案利用工作　　为加强全院职工的档案意识，自行编制了档案宣传板报，宣传档案法律法规、档案的作用，介绍我院档案基本情况，还以事实为依据，编制有体现我院基础面貌及档案概况的全宗介绍，表现我院每年重大活动及成绩的大事记，书写我院历史变革，让职工亲身体验到档案的神奇与魅力。　　３加强医院档案管理的作用　　加强医院的档案管理事

7、业可以促进医院卫生事业的发展，健全医院的管理体制，还可以合理优化医院的资源配置。其档案管理的作用具体表现为：在医疗设备方面，加强医疗设备的档案管理可以详细了解设备的使用频率，检修次数以及使用效益等，这样就为设备的日常管理提供了依据；在人事档案方面，医院的人事档案不但是医院医疗队伍实力的一种记录，更涉及到在职员工工龄的计算、职称的评定、转正定级等问题，如果没有人事档案，医院的日常管理将陷入混乱；在医院的文化建设方面，医院的文化建设不是依靠某几个人