档案信息化建设中需要注意的问题

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1、档案信息化建设中需要注意的问题１前言　　随着X络信息技术的发展，档案信息化建设已经成为档案管理工作的必然选择。“广义的档案信息资源既包括档案信息本身，又包括有关提供档案信息的设施、设备、组织、人员、资金等其他资源。”狭义的档案信息资源主要是指档案信息内容本身，包括档案原件的数字化文本、电子文件以及其他开发成果的数字副本等。　　信息资源规划作为一门科学，是一整套由方法论、标准规范和支持软件工具所组成的技术体系。档案信息资源规划需要深厚的系统工程理论作基础；需要熟练准确地运用档案业务知识制定一套完善实用的标准规范

2、；需要熟悉档案业务、洞察档案工作发展方向，从而提出充分的需求，使应用系统的功能模块符合业务流程、实用并支持可持续发展；还要掌握信息技术知识、了解信息技术的最新动向，选取最适合本单位或本系统区域情况的软件平台和工具。从当前整个档案行业的情况来看，在档案信息资源规划过程中，有几个问题需要特别注意。　　２重视并解决好数据的标准化问题　　标准化是档案信息资源规划的生命所在，必须对档案信息资源的标识、描述、存储、查询、交换、管理、使用和检索等各个方面制定统一的标准与规范，标准化是对档案信息资源各方面建设具有总揽性的前提

3、与基础，也是最亟待解决的实际问题。档案管理软件开发了多年，数据定义和编码仍没有统一标准。虽然对数据元素的标准化问题大家已达成共识，然而具体到标准制定，各部门或各地的方案又各不相同，本部门的“信息孤岛”消失了，更大范围内的“孤岛”又出现了。这其中有个重要原因就是，档案实体管理的业务规范不统一。现阶段的档案信息系统是以档案实体管理为模型的，模型的标准不统一，信息资源管理系统的标准自然也不会统一。　　档案信息资源规划建设是一个规模巨大的信息系统，技术密集是其显著特征。因此，档案信息资源规划建设需要解决一系列的技术难

4、题，如传统馆藏档案的数字化以及数字化档案信息的X上传递利用，必须应用多媒体技术、数据库技术、海量存储技术、数字通讯技术、数据加密技术、智能检索技术等。对于新型的档案业务，比如电子文件、电子档案的管理，应该在借鉴传统实体档案的数据定义和编码的基础上，先制定出数据标准，并以此来规范业务流程。在现代信息资源管理理论中，用信息流（数据流）来规范业务流是一个发展方向。这些技术具有复杂性、先进性，且处在不断的发展变化之中，同样对档案信息资源规划建设提出了更高的要求。　　档案信息资源管理的基础标准，包括数据元素（例如文件级

5、档案目录条目、案卷级档案目录条目等）标准、信息分类编码（例如主题词表、关键词表）标准、用户视图（例如各类表单、屏幕视图等）标准以及概念数据库标准和逻辑数据库标准。这些标准在档案信息资源规划的初期就可以开始酝酿，在规划的过程中结合业务流和数据流的调研分析不断完善，并最终固化到软件系统里，指导系统开发和维护人员的工作，从而进一步规范档案信息资源的管理。　　３设立专门的数据管理机构，抓好数据管理工作　　档案信息资源的主体是档案实体和档案数据。本文仅讨论档案数据。从20世纪８０年代至今，由于档案管理系统的应用，我们积

6、累了一些数据。且不说这些数据的标准不统一，只看数据本身的质量，就会发现问题严重。由于著录有较多的主观因素，著录者的水平和认识不同，有些题名不能概括档案的内容，有些分类不准确，有些主题词提取不恰当，再加上录入计算机时的操作失误，相当比例的数据存在质量问题，影响了系统查准率和查全率，在机检为主要手段的信息时代无疑会降低工作质量。　　数据基础的问题，其实在信息化建设初级阶段是难以避免的。关键是我们要及时总结，分析问题，解决问题，避免问题重复发生。　　因此，培养造就一批高素质的复合型人才，为档案信息资源建设的发展与完

7、善奠定坚实的人才基础。由相关的档案业务人员和计算机技术人员共同组成数据管理专职机构，业务人员可以采取抽查或其他有效手段，结合传统的档案利用工作经验，负责把好著录的质量关；技术人员则保证数据以最高效和安全的方式组织和存储。数据是基础，数据质量是生命。成立专门机构来保证数据质量，避免垃圾数据的继续增加，无疑是明智的，也是有效的。　　４部门之间要团结协作　　有人认为，开发信息系统的总体规划是纯技术工作，可以由计算机技术人员完成，并不重视业务人员的作用。实际上档案信息资源的建设是从档案业务中产生，并要最终回到档案业务

8、中去的。因此档案信息资源规划需要档案业务人员的深度参与，需要他们提出系统功能和信息服务的要求，他们对现有业务的分析和对未来业务发展的理解，是一个成功的规划方案的基础和关键。这就对业务人员的知识水平、业务技能等均提出了更高的要求。技术人员则应树立创新意识和信息意识，不断提高和更新自身的知识结构，掌握先进的X络通讯技术、计算机技术、信息加工处理技术和一定的外语知识，精准地分析业务人员介绍的业务运作机制和