高校学生电子档案的使用及需要注意的问题

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1、高校学生电子档案的使用及需要注意的问题　　摘要：随着高校教育改革的不断深化、学生规模的扩大，使得学生管理等方面的工作量越来越繁重，传统的手工操作已经无法及时完成大量数据的存储、处理，即便使用办公软件进行学生的信息化管理，也会因为其简单的单机操作而无法实现学生信息之间的共享。计算机网络的普及和应用为高校的管理模式改变提供了可能。为了提高学生综合管理水平，在高校学生管理工作中使用高效的自动化管理系统已经成为大势所趋。由此产生的基于网络平台的学生个人电子档案的应用问题也成为高校管理人员需要了解的新课题。　　关键

2、词：电子档案；使用；操作　　　　　近年来，随着信息技术的突飞猛进与高校招生规模的不断扩大，高校在学生学生管理、教务管理、考试组织、成绩管理、收费注册、综合审查等等环节，几乎无一例外地使用信息系统管理，与此同时就产生了基于网络平台为基础的学生电子档案。　　一、电子档案使用的优点　　电子档案的使用是指人们在计算机或计算机检索网络的终端机上，使用特定的检索指令、检索词和检索策略，从计算机检索系统的数据库中检索出需要的信息，继而再有终端设备显示或打印的过程。相比较传统的档案查询，电子档案具有很大的优势：　　（一）

3、检索方便快捷；在能与网络连接的任何一台计算机装上相应的软件平台，就可以实现学生电子数据的查阅，而不受时间限制进行方便的查询，极大地提高了工作效率。　　（二）检索功能强大；现在的高校学生规模少则几千，多则几万人，若是传统纸质档案查询一个学生的某一信息，难度可想而知，但是在计算机上检索一条数据，只需几秒，其功能之强大显而易见。　　（三）获得信息类型多；对于系统中储存的信息，既包括学生的个人自然信息，也包括学生的选课、成绩、缴费、注册等等信息。不同的管理层次和部门，按照自己的权限去获取需要的信息。　　（四）检索

4、范围广泛。由于学生电子档案储存的容量较大，所已在储存空间允许的情况下，可以将所有历届学生的信息进行保存，在需要的时候方便检索调用。　　二、学生电子档案在使用中应注意的问题　　学生电子档案作为档案的一种新的形式，同样具有传统档案所具有的凭证和依据价值，起到查阅和参考的作用。因此学生电子档案要确保其原始性。　　（一）学生电子档案原始性的确认　　对于纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性。纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一，对于任何一项形式上的变化，

5、人们都有理由对它的原始性表示怀疑。但电子档案的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，因此，对电子档案的原始性进行认定是非常困难的。　　电子档案的这些特点使我们无法采用与纸质文件相同的标准和方法来判断它的原始性，需要为它建立一个新的原始性概念。对于一份学生电子档案来说，只要它的内容确确实实是在当时通过正常的管理部门进行处理的，此后虽有修改，也是履行了正常手续，我们就应该承认它是原始的，尽管它没有固定的载体，没有实在的物理形态，甚至因转换而失去了原来的格式。这种原始性概念与纸质文件原

6、件的区别主要在于，它抛弃了文件形式上的原始性，仅以文件中所含信息的真实、准确，即内容的原始性为唯一标准。根据现代信息技术的特点和社会各方面对电子档案的需要，我们认为建立这样一个原始性的新概念是适当和必要的，它将是电子档案全面行使历史记录和社会记忆功能的根本，是电子档案具有凭证作用和法律效力的基础。但是，对这种看不见摸不着的原始性加以判断和维护却是一件十分困难的、涉及多方因素的事情，这个问题的解决有赖于信息技术的进步、学生电子档案管理水平的提高以及有关法律的建立和完善。　　（二）确保学生电子档案原始性的技术

7、措施　　电子档案是高科技的产物，它的各种性能是由技术决定的。随着学生电子档案的广泛使用，信息安全技术就显得特别重要，学生电子档案的制作者、管理者和档案工作者都应积极采用有关技术措施，提高电子档案的可靠性。　　1.加密技术　　学生电子信息系统中可采用双密钥码进行加密。在网络中的每一个加密用户拥有一对密钥：一个是可以公开的加密密钥，另一个是严格保密的解密密钥，发方使用收方的公开密钥发文，收方用只有自己知道的解密密钥解密，这样任何人都可以利用公开密钥向收方发送电子档案，而只有收方才能识别这些加密的电子档案内容。

8、由于加密和解密使用不同的密钥，因此第三者很难从截获的密文中解出原文内容来，无法对它进行篡改，从而保护学生电子档案在传输过程中的原始性、真实性。　　2.身份验证　　为了防止无关人员进入系统对学生电子档案或数据进行访问，有些系统需要对用户进行身份验证，如学校综合教务系统用户使用个人密码验证，有些文件管理系统使用管理员代码验证等。最常见的方法是给每个合法用户一个通行字，代表该用户身份。通行字可由数字、字母或特定的符号组成，只有用户本