信息化背景下文书档案管理工作初探

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1、信息化背景下文书档案管理工作初探深圳市建设工程造价管理站518031随着时代的进步，人们运用现代电子技术使工作效率和工作质量大大提高了。文书档案也要与时倶进，传统文书档案管理方式向信息化管理方式的转变势在必行。木文主要分析了信息化背景下文书档案管理工作，以供参考！关键词：信息化；文书档案，管理一、加强文书档案信息化管理的优点在信息技术快速传播的社会环境下，人们越来越重视信息化技术在档案管理方面的利用。信息化技术的应用为文书档案管理工作创造了良好的条件，与传统的文书档案管理工作相比，具有很多优点：1.确保文书档案工作的完整

2、性。信息化技术为文件和档案的统一管理搭建了一个共同的平台。所有流程均在网上流转，环节均有严格控制，工作时间由服务器统一记录，所有情况均有跟踪记录，所有修改都有痕迹保存，尤其是所有的数据均有严格的保存，做到有据可查，就如：我单位通过建立OA办公自动化系统实行收发文公文流转、收集，同时建立档案管理系统文书档案库，并进行两个系统的对接，实现对文档从生成、收集、加式、利用、自动备份到归档、整理、编目、鉴定、销毁整个生命周期的管理，实现了对档案信息的全过程高效管理,确保了文书档案管理工作的完整性。2.大幅度提高了管理工作的效率。传

3、统的文书档案管理全部都是依靠人工完成，工作量较大，花费的时间较多，同时效率低下，已经无法适应当前社会形势发展的需要。然而，随着现代信息技术快速发展，计算机技术的优点越来越突出，实现了对有价值的办毕文件实时逻辑归档，办毕的纸质文件现行归档，以“件”为单位进行整理，取消了原先以“卷”为单位归档过程中的整理、组合、装订等一系列繁琐的工作，加快了文书档案资料搜集和整理工作的速度。同时,现代信息化技术滲透到文书档案的管理过程中，在一定程度上提高了文书档案管理工作的效率。1.方便了信息交流与资源共享。档案收集好了，如何使其能随吋随地

4、利用、能进行全文利用，能在网络环境下快速高速利用。传统文书档案管理由于受到管理形式的局限，从而导致各种优势资料在应用的时候无法实现共享，文书档案资料的利用效率低［2］。特别是像一些以项0建设为主的公司，在全国各地（其至国外）都有项B部的情况下，项0部人员查询文书档案很不方便。基于网络的档案综合管理系统的建立很好地解决了这个问题。虽然该系统基于局域网（或广域网），而不是基于Internet的，但我们利用VPN技术将各项0部电脑远程连入公司局域网，同样能使用该系统。通过定制适合本单位的网上借阅流程，技术人员可以在百里、千里之

5、外，只要轻轻一点“鼠标”就能轻松实现远程电子文件的借阅，整个过程轻松简单，速度快，遗漏情况少，人人提高文书档案管理资料的利用程度。二、信息化背景下文书档案管理存在的问题1.对信息化管理认识不足，管理理念陈旧。在档案管理工作中，文书档案管理占有非常重要的一部分。因此，充分利用信息化技术来管理文书档案是提高文书档案管理工作水平和管理效率的重要方法之一。但是，在当前的文书档案管理中，一些领导和管理者对文书档案信息化管理的内涵认识不到位，没冇充分认识到信息化技术在文书档案管理工作的作用。同时，还有一些文书档案管理工作依然使用传统

6、的管理理念和管理思路来开展，从而无法奋效解决当前文书档案管理工作中出现的问题，严重影响了文书档案管理资料的应用。2.文书档案管理工作流程复杂，信息化程度低。B前，很多的文书档案管理部门在形式上虽然置办了计算机等信息化设备，但是实质上由于管理人员受到传统的文书档案管理理念和＞』惯的影响较深，对现代信息化设备的认识与应用程度较低，只懂得简单的工作流程，因而很难在对大量纸质档案的收集、鉴定、整理和利用工作的过程中体现出信息化技术的优越性，特别是在将大量的纸质档案资料转化成为电子文档，以及按要求对重要档案进行电子备份的管理过程中

7、。大大降低了文书档案管理工作的效率。1.数字化文书档案保密性较低，影响了档案资源的共享。在电子文书档案的管理过程中，其电子文本资料管理形式不固定，这样便直接降低了信息化文书档案管理的保密性，容易遭受侵入。同吋，电子文书档案资料信息被人们恶意改动的可能性比纸质档案资料管理的可能性要大，从而导致档案管理人员很难察觉文书档案管理资料内容的变化现象，难确认苏档案资料是否真实和准确。然而，如果为了确保文书档案资料信息的保密性，而不将信息共享出来，又会在一定程度上影响到文书档案信息的利用效率。三、信息化背景下加强文书档案管理工作的对

8、策文书档案管理工作是一项社会性和服务性较强的工作。通过对文书档案进行管理，冇利于充分利用文书档案资料更好地为社会服务，冇效实现档案管理的现代化［3］。文书档案是档案管理工作中非常重要的组成部分，如何以现代信息化技术为载体加强文书档案管理成为了当前不可冋避的重要问题。要想在信息化背景下提高文化档案管理的工作效率就需要从