电子办公环境下文书档案的管理分析

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1、总第619期管理观察2016年7月第20期ManagementObserver中旬出版电子办公环境下文书档案的管理分析王辉（航天科技集团四院四十三所，陕西西安710025）摘要：电子办公环境下的文书档案管理，是指利用计算机网络技术和通信技术等现代科学技术手段，实现文书档案管理工作的自动化、高效化、合理化。随着现代通信技术的发展，文书档案管理理念、管理方式、管理手段正在发生深刻的变革，文书档案管理能否跟现代办公自动化技术发展相适应，能否在电子办公环境下对文书档案进行更合理的管理，主要取决于能否正确认识电子办公环境下文书档案管

2、理的优缺点，发现其中存在的主要问题，并找出解决问题的方法。关键词：电子办公环境文书档案管理解决问题的方法文书档案信息化是办公自动化、科技信息化时代下琐，档案收发、归档、查阅等程序都可以利用计算机技产生的文书档案的新兴管理模式。在档案整体的开发、术来运行，从而使档案管理变得方便快捷。建设、利用以及管理过程中融入现代通信技术和计算机2.传统的文件档案无论借阅还是传递的过程中，纸网络技术，能有效地提高工作效率、缩短管理时长，使质文件都容易发生复制、保密内容外泄、遗失等情形，档案管理更具时代性和先进性。然而，在实际的电子办而文件异

3、地传递时，因距离、天气、快递人员责任心强公环境下文书档案管理工作的过程中，还是会出现一些弱以及其他因素的影响，决定了文件传送经历的时长。问题，这些问题影响着电子办公的效率，制约着文书档而电子办公环境下文书档案的传递只需要在线传递即可，案管理与办公自动化技术的发展，使电子办公不能真正过程既安全又省时，使文件传递保持较高的安全系数。发挥在文书档案管理上的优势，这是需要人们关注并去3.传统的文书档案主要借助纸质来保存，其保存时解决的问题。间受环境、气候、纸质及查阅次数的影响，一旦纸质文件遭到毁坏，文件的内容信息将不复存在。而电子

4、版的一、电子办公环境下文书档案管理的优缺点文书档案受周围环境因素的制约较小，保存也比较方便，随着使用需要，文书档案保存可以借助U盘、网络云盘与传统的档案管理办法相比较，电子办公环境下的及硬盘来进行，保存在此设备中的文书档案，其毁坏的文书档案管理工作显现出较多优势，但同时也存在一些可能性也比较小，因此，电子版文书档案的保存比传统缺点，以下就对电子办公环境下文书档案管理的优缺点纸质文书档案的保存具有显著的稳定性。进行总结分析。4.传统的文书档案随着量的累积，大量的文书档案（一）电子办公环境下文书档案管理的优点陈设在文件柜中未能

5、充分利用，造成了资源的浪费，且1.利用办公自动化系统对文书档案进行管理，其实查阅和管理都变得十分不易。应用办公自动化技术对文主要是利用办公自动化中的信息处理能力来实现对文书书档案实施管理以后，建成了相对完善的文书档案管理档案的高效化管理。传统的档案管理，从文件的收发、体系，使档案信息与其他信息实现共联，可以促使文书归档、分类到编号、入库等，要求细心严谨，不容出现档案合理利用，杜绝了资源的浪费，同时，可以利用广差错，一系列的工作环节都需要借助人力来展开，其间阔的网络平台系统实现与其他档案部门的信息共享，或需耗费大量人力，花费

6、大量时间。而利用办公自动化技者彼此之间相互进行信息交流与经验借鉴，使信息资源术来管理文书档案，可以使档案的整套管理流程不再繁共享变得可行。·117·中国公共管理（二）电子办公环境下文书档案管理的缺点所以电子文书档案的安全暂时还难以保证。又因电子文1.电子版文书档案与传统纸质文书档案相比，其保书档案所涉及的个人隐私与公共信息网络的隔离问题，密性问题是目前的一大隐患。电子版文书档案比较容易以及网上信息管理、检索、数据压缩及存储技术的应用被修改，因计算机中很多预设条件都是通用的，修改者都尚未普及，成为电子文书档案管理中的技术阻碍

7、。可以根据自己的需要随意设置字体种类、颜色和大小，（三）资金不足以及设备落后电子版文书档案无法留下亲笔签字和盖章，即便遭到修对电子办公环境下的文书档案进行管理，就需要相改也难辨其究竟为原件或复印件。所以，电子版文书档关的电子设备做其强有力的后盾。目前的办公环境下，案容易被修改的问题是目前电子办公环境下文书档案管大部分电子文书档案管理部门都能配备计算机作为档案理面临的一大挑战。管理的基础设施，但是受经济条件限制，其他类似文字2.电子办公环境下文书档案管理的另一个缺点是档扫描、计算机硬件、档案管理系统之类的文书档案管理案管理人

8、员的素质不能跟现代自动化办公设备发展相适设备得不到配备，所以导致电子办公环境下的文书档案应。因受传统档案管理模式的影响，传统的档案管理方管理工作一直得不到进展，效率得不到提高。式已固化在他们的思维意识里，又因大多数档案管理员（四）未能及时更新电子文书档案管理标准的素质相对来说都不高，并不能掌握电子办公的