试析办公自动化环境下文书档案管理

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1、试析办公自动化环境下文书档案管理　　摘要：文书档案的管理工作是档案管理共组的重要组成部分，无论是企业还是机关单位，对于文书档案的管理都有一定的管理流程。随着时代的发展，传统的文书档案管理已经不能满足现代社会的需要，尤其是有了办公自动化后，对文档管理的要求也有了新标准。本文就此在新的环境中的文书档案管理工作进行浅析。关键词：办公自动化；文书档案；传统与现代文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载着社会发展的历史过程，客观的反映着各种问题及解决方法，是人类社会进步的证明者。文书档案管理是以收集、整理和保存文档资

2、料作为工作内容的。文书档案管理的过程中会涉及到方方面面的资料信息，如果管理不当，将会影响文书档案的价值，造成一定的影响。社会的进步，就促使着文书档案的管理工作也要与时俱进，不能在只靠着传统模式来管理经营，而是要实现“文档一体化”的科学管理模式。一、传统文书档案管理中存在的问题5文书档案是机关团体、企事业单位进行科学管理、经营决策、问题处理、信息交流、研究开发等活动的重要载体。是档案工作中必不可少的内容。传统文档的管理一般都是靠纸质文件作为载体来保管的，这样就需要耗费大量的人力、物力、财力来进行档案的分类存档

3、，过程比较繁琐，不是很方便而且工作效率也不高。传统文档管理主要存在的弊端有以下几方面：（一）传统模式下的文档管理中文档的使用缺乏时效性在传统文档管理下，如果想要借阅相关的文档资料就必须要到所属的档案室去办理手续才能借阅，并且还需要进行繁琐的登记。如果是在当地还好，但有时却要去异地才能阅读到，就时间上来说这样异地的奔波，不但浪费了大量的时间，也同时耗去不少人力和财力，信息也没有得到充分的共享，甚至还会影响到正常的使用，这样就无法充分的体现文档的价值，所以说它缺乏时效性。（二）传统模式下的文档管理中文档不宜长久

4、保存在传统文档的管理下，文档的材质多数都是纸质文件，而纸质文件又是极容易损坏的，不利于长久保存，尤其在借阅过程中，这种损坏是难免的。很多重要的档案文件都是纸质的，在传阅的过程中由于不小心而使文件有损伤，有些可以修复，但也有无法修复的，这样就会容易造成重要的历史信息不能完整的被保留下来，成为一种遗憾。那些不能再生的重要原始档案就会因为损坏而成为一种巨大的损失，无法弥补。所以说纸质文档不利于长久保存。（三）传统模式下的文档管理的复杂化5在传统文档的管理下，如果想要借阅就必须要进行详细的登记，但是由于档案的种类形

5、式的多样，使其在整理归类上比较麻烦，不方便长久的使用。而且在保管上有相当复杂的流程，不但需要大量的人员来进行分类整理，还要进行一定的维护，在还文档时还要有一套流程来进行登记。总是在重复着工作，却效率很低。二、办公自动化环境下文书档案管理的优势随着社会的不断发展，科学技术的进步，计算机的出现带来了新的改革，在文档管理方面也有着它无可比拟的优势，给文档管理工作带来了极大的改变。技术的革新，使得文档管理也日益科学化、合理化、规范化。但是文书档案办公自动化并不是一项孤立单独的工作，它的最终目的是为了档案能更好的被利

6、用，发挥它应有的价值。既然说过了传统文档管理的弊端，现在就来说下，在办公自动化环境下文书档案管理的优势。（一）办公自动化环境下的文书档案管理使用的时效性强在文档管理中实行信息化管理，使文档信息可以实时在线，需求者就可以通过一定的互联网络进行及时的查阅，使文档信息能否充分的达到资源共享的目的。且查阅时所进行的个人信息登记5也变得简单明了，由于是计算机检索，便自动的保存了借阅者的信息，以此来方便借阅者进行多次借阅，不用反复登记的麻烦。由于少了来回的奔波，减少了大量的时间与人力，没有造成不必要的浪费，在很大程度上

7、提高了使用的效率，且能进行及时的沟通，给使用者带来极大的方便，因此说在办公自动化环境下文书档案的使用时效性变增强了。（二）办公自动化环境下的文书档案管理中的文书档案可以长久保存在传统文档管理中的文档基本上都是纸质载体，不宜长久保存，且易损坏，造成一些不必要的损失。但是在办公自动化环境下，文书档案可以用多种载体来进行保存，不再是单一的一种选择。它可以用各种电子手段来进行保存，如果需要可以实时的进行查阅，方便了解所需的实体文档的最新动态。因为保存的多样性，也就可以避免原始的文档资料在借阅中产生的损伤，这样既方便

8、了需要者同时也能完整的保存下文档资料不被损坏。这样就延长了文档的使用寿命。（三）办公自动化环境下的文书档案管理的精简化；传统文书档案的管理有一套比较复杂繁琐的流程，从文书信息的收集、归类、整理、立卷到最后的存档，每一步都需要花费大量的人力、物力来完成，且在过程中也容易出现差错，做起来很不方便。但是在办公自动化环境下，有了计算机的协助，使复杂的工作变得简单，操作上也不需要耗费太多的时间和精力，而且还能提高文档的质量