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1、浅谈办公自动化环境下的档案管理随着我国信息化的不断加强,档案管理已从过去管理的文书档案不断发展为当前的综合档案,计算机及信息数字技术推动了办公自动化的普及,办公自动化给档案管理带来巨大的便利,我们可以随时进行调用的重要资源。因此,实现合理、有效的办公自动化管理,已成为当前档案工作的重要部分。一、办公自动化与档案的关系1.办公自动化是档案形成的过程,档案是办公自动化的结果。从档案学角度看,文件实质上是一种信息,且这种信息需具备真实性和可靠性。而目前的办公自动化技术,已经可以在信息分散处理过程中,真实记录和反映文件产生的整个过程,并准确地将文件归入相应的档案数据库。这些电子文件经
2、过档案管理人员的整理核对,就形成了电子档案。办公与档案管理自动化,是以满足机关各项业务工作需要为最终目的,以计算机高新技术的系统集成为手段,以安全保密为原则,以规范化、标准化的有关条例为依据,以文件的运行规律为导向,以文件、档案信息一体化管理为主线,构成了一个与机关传统文件、档案管理工作并存,外延基本吻合,内涵有所扩展,相互融合又相对独立、完整的电子文件、档案管理系统,实现对文件、档案纸质载体、特殊载体及其内容信息的三重管理和利用。2.办公自动化和档案管理互为影响。办公自动化决定档案的发展方向,反之,档案管理也影响着办公自动化网络技术和数据库技术的进步,使越来越多的单位采用那
3、些不仅能处理和存储信息,而且能保证掌管文件的办公自动化系统。正是这些系统的应用,使得机关的电子文件成为全部工作,而不是部分工作的准确依据。确保电子档案的完整性和真实性,以及历史档案的延续可读性,也要求办公自动化技术必须不断适应档案管理的发展要求。二、办公自动化环境下的档案管理的优点1.办公效率大幅提高。计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中,工作人员过多地依赖于手工操作,要求收集完整、齐全,避免漏写、漏抄;用笔规范、耐用,字迹工整、清楚;分类、统汁准确无误,结果又费时,又费力。在应用了计算机软件处理后,使文件资料收集、储存、分类、统计
4、和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递,都变得简单易行。2.文件和文字信息得到充分交流与共享。在原始的手工操作管理中,企事业单位由于不能做到信息共享,使得大量信息闲置在文件柜中,不仅造成资金和资源的浪费,还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后,档案管理由案卷级深入到文件级,由单途径管理发展为体系管理,由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展,实现档案信息与载体分离利用,可与其他信息系统建立共联,提供信息的横向与纵向、历史与现实记录,从而极大地提高档案利用工作的质量和效率,可以对所调
5、阅的信息资源作出适时响应和脱机处理,可以保证很高的查全率和查准率,可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台,了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。3.电于文件保存的稳定性。与纸质档案载体相比,电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质,纤维素在一定的条件下容易受到破坏:如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下,可发生水解和氧化反应,在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同,随着电子技术日新月异,贮存、读取电子文件的设备日趋成熟,我们可以根据不同的需要,选择不同的电子载体,如VCD、DVD光碟,小
6、容量的闪存U盘,大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷,易于传递,且贮存时间长,受外部环境影响小,不易损坏,具有很强的稳定性。4.提高了文件传递的速度和安全性。日常公文办理过程中,办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生,文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时,文件还可能因为其他原因造成丢失或延误,给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便,在应用计算机网络技术下,直接通过网络工其进行传递,大大提高了文件传递的安全性和时间性。三、办公自动化对档案管理的要求1.对档案工作规范化,标准化要求高。利用档案工作的办公自动化,要求
7、必须规范化、标准化。只有标准的文件信息才能用计算机处理,共享公共网络交换。因此,档案管理的基本工作必须规范化、科学化。我国电子文档的《规范》提出4项措施:(1)建立电子文件可靠的访问识别;(2)设置满足运行要求的安全日志,随时自动记录操作人员、设备、项目、时间等;(3)通过标记避免错误和防止交换;(4)电子印章、数字签名、数字加密等措施,都可以防止非法使用。2.有助于实现文档一体化管理。办公自动化公文处理与档案管理,直接表现为一个连续的过程。如办公处理所需的要求、报告、外文文献。当办公室收到了一份文件,
