基层档案室文书档案管理工作初探

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1、基层档案室文书档案管理工作初探摘要：本文就年度档案执法检查暨档案室规范化管理检查中发现的文书档案管理存在的问题，提出加强监督和指导，提升基层档案室文书档案收集工作的水平；加强培训和审核，提升基层档案人员划分文书档案保管期限的水平；强化标准，提升基层档案人员文书档案实际整理操作的水平等对策。关键词：基层档案室文书档案管理保管期限目前，基层档案室的档案主要有文书档案、会计档案、照片档案、电子档案、实物档案、基建档案、设备档案以及录音录像档案八个门类，另外还有部分单位会形成的一些专门业务档案。其中，文书档案作为基层档案的重要组成

2、部分，是基层单位各项管理工作和业务工作的重要体现，其管理水平的高低直接影响到文书档案的齐全完整及质量高低，是单位档案管理整体水平的重要衡量标准。[1]一、基层档案室文书档案管理工作的现状文书档案是基层档案室所有档案门类中最重要，也是占比最多的一类档案。基层单位的文书档案，不仅包括由单位自身职能及各科室业务工作所产生的文件材料，也包括与上级机关、同级机关及下级机关业务往来中所产生的有保存价值的请示、批复、来函、复函等文件材料。基层单位的文书档案涉及各个科室、各项业务，管理起来最为复杂，这种复杂性也决定了文书档案问题的多样性和

3、典型性。以朝阳区为例，当前各立档单位的文书档案管理工作主要包括依照机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表进行的文书档案收集工作，以及在此基础上的文书档案整理、鉴定、保管、统计和利用工作。除了所依照的国家和北京市相关标准之外，还按照《朝阳区机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定实施细则》《朝阳区归档文件整理办法》进行管理。在文书档案的实际整理操作层面，以朝阳区档案局编制印发的《档案整理实操手册》为标准进行整理。虽然在规章制度、监督指导手段等方面己经很完善，但是从2016年实际的档案执法检查及档案室规范化管理检查来看，基

4、层单位在文书档案管理中还存在收集不够齐全完整、保管期限划分不够准确以及实际整理操作不够规范等问题。上述问题，对档案工作质量影响较大，需要引起高度重视。二、基层档案室文书档案管理工作中存在的问题文书档案收集不够齐全完整一方面，临时工作文件和零散文件归档不全的现状较为突出。许多单位的职能工作并不是固定不变的，在日常工作之外也会进行一些临时性的工作，例如上级部门临时检查或有关领导临时视察时会产生相应的文件材料。另外，由于一项工作可能由多个科室协作完成，除了主要科室产生的文件材料外，协作科室也可能会产生一些有归档价值的零散文件。虽

5、然这些临时性工作所产生的文件材料以及零散文件材料，并没有列在本单位所制定的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》内，考虑到它们同样具有重要价值，也应该归档保存。然而从实际检查情况来看，部分单位临时性工作所产生的文件材料，以及一些零散文件材料并没有作为档案进行保存，而是散存在个人或职能科室手中。另一方面，由于利用较为频繁，许多属于各科室重要职能所产生的文件材料并没有及时归档，而是散存在个人手中。例如，部分科室仅仅对科室计划和总结类文件进行了归档，科室其他职能所产生的文件材料却没有归档。文书档案保管期限划分不够准确文书档

6、案保管期限的划分是档案重要程度的体现，它直接关系到档案的最终保存状态，是保存满一定期限之后进行鉴定销毁，还是进入相应的各级国家综合档案馆永久保存。在执法检查及档案室规范化管理检查中，笔者发现部分单位文书档案保管期限划分不够准确，一些重要的档案，例如本单位召开的工作会议、专题会议等产生的重要文件材料划分为定期保存；而有一些一般性档案，例如半年计划或半年总结则划分为永久保存。这些保管期限上的划分不准确可能会使一些有重要价值的档案由于保管期限划分过短而提前销毁，进而导致立档单位及相关群众利益的受损。文书档案实际整理操作不够规范归

7、档文件目录中题名编写不够规范的问题较为突出。归档文件目录编写规范与否直接影响到日后查考利用的方便快捷。归档文件目录中题名编写存在的问题主要表现在：一是文件题名不规范，三要素缺失。规范的文件题名应是“责任者+事由+文种”三要素的组合，目前许多单位在编写的过程中，往往缺少某一要素或多个要素。在执法检查及档案室规范化管理检查的单位中，大多数单位都存在这样的问题，有些甚至只写一个文种，如“通知”。二是文件题名省略，不够细化。主要表现在一些人员调动、党组织关系转移、干部任免档案上，这些档案在编写相应的题名时需要细化到人名级，目前部分

8、单位只写前两个人名，后续的则以等的方式结束。三、促进基层档案室文书档案管理水平提升的对策加强监督和指导，提升基层档案室文书档案收集工作的水平1.加强对临时工作文件和零散文件收集的指导力度。一是档案行政管理部门要加强对临时工作文件和零散文件收集工作的指导，在与基层档案人员沟通的过程中，强调文书档案收集齐全