谈谈各类文书档案保管期限的划分方法

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1、谈谈各类文书档案保管期限的划分方法申诉陈壮国家档案局第8号令公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》对机关文书档案如何划分保管期限作出了新规定，该规定所附的《文书档案保管期限表》列举出主要文书档案应保存的期限。各机关应根据该表制定本机关文书档案保管期限表。然而，仅根据国家档案局和各机关制定的文书档案保管期限表来划分档案的保管期限是不够的，各类型机关文书档案保管期限的划分有其自身规律。为此，我们归纳出如下几条，供各机关划分文书档案保管期限时参考。一、会议文件材料保管期限的划分。一是本机关党组（或实行党委制的党委）会、党组党委扩大会和行政办公会的纪要、会议记录

2、为永久。二是本机关单独召开的工作会、专题会的请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要等重要文件材料划为永久；典型材料、代表发言材料、交流材料、简报等一般性材料划为30年；小组会议记录、参考材料划为10年。三是本机关与其他机关联合召开会议中本机关为主办的重要文件材料为永久，一般文件材料为30年；本机关为协办的重要文件材料为30年，一般的文件材料为10年。该套会议文件材料中的正本由主办机关归档，副本或复制件由协办机关归档。这种作法既避免了协办机关这类档案的重复进馆，又不影响其利用。确定主办机关的方法，一般是看会议的通知文号用哪个机关的，那个机关就是

3、主办单位；以党委（办公厅室）、政府（办公厅室）名义召开的会议，会议通知往往用党委（办公厅室）文号，此时要根据会议内容归口党委或政府来确定主办单位，如某县以“两办”名义召开的商贸工作会议，由于商贸工作归口政府，政府办公室就是主办机关。四是本机关承办的国际性会议、大型展览会、博览会中的重要文件材料为永久；代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道等一般性材料为30年；委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排材料为10年。五是上级业务主管机关召开的重要会议（如省档案局参加的全国档案工作会）的重要文件材料为30年；其他材料为10年。六是本级党代会、人代会、政协

4、会、工青妇代会及党委、人大、政协、纪委、工青妇的常委会、执委会、主席团会、全委会，政府常委会、办公会的重要文件材料为永久，一般材料为30年，讨论未通过的文件为10年。七是本机关参加同级机关召开的非本机关主管业务的会议（如县档案局参加的县统计局统计工作会议）文件材料一般不归档；参加的同级机关属本机关主管业务的重要会议（如市档案局参加的市统计局召开的统计档案工作会议）文件材料，根据重要性划分为30年或10年。同一个会议形成的文件材料应根据其重要程度分别划分为几种不同的保管期限，其中反映会议主要内容、主要过程的文件材料保管期限要长，反映事务性的文件材料保管期限相对较短。区分

5、的目的是为了区别重要程度、方便档案的保管、减少国家档案馆的冗余度。二、本机关业务文件材料保管期限的划分。一是本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件、中长期规划、纲要等重要文件材料为永久。如某市档案局制定的档案登记、执法年检制度、现行文件中心管理办法、业务建设规范、档案移交和接收要求、抢救和保护费管理、重点工程档案验收规定等，这些文件材料是“重要的”，具有法规方针政策性，涉及本机关重大业务建设，能反映本机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值。二是本机关制发的一般性业务文件划为30年。如机关管理制度、岗位责任制，目标管理，一般性

6、业务指导、检查，一般的统计数据，非本机关主管业务工作（如一般机关的公文处理、档案、保密、机要、通讯、保密、内务管理等工作）的计划、总结、报告，一般性的业务情况通报，宣传工作等，这些文件材料是“一般的”，具有常规性、技术性、基础性，涉及本机关一般业务建设，能反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关有查考利用价值。三是本机关制发的事务性文件材料划为10年。如：本单位学习记录、一般事务性会议通知、节假日安排、值班记录、各科室的工作总结、不重要的情况报告等事务性文件材料，这些文件材料是“事务性的”。四是本机关编辑、编写的大事记、组织沿革等划为永久；简报、情况反映、工作信息

7、等划为10年。五是本机关与其他机关联合制发的文件材料中本机关为主办的重要业务问题的文件材料为永久，一般业务问题的文件材料为30年；本机关为协办的重要业务问题的文件材料为30年，一般业务问题的文件材料为10年。区分主办机关的方法是看联合发文的文号用哪个机关的，那个机关就是主办机关；该文件材料的正本由主办机关归档，副本或复制件由协办机关归档。三、行政管理、执法检查，审批、审查、核准文件材料保管期限的划分。一是行政管理工作制度、程序、规定，执法检查情况汇总、通报，整改通知等划为永久。二是本机关为主管机关（如发改委、科委）或承办单位的固定资产投资、科技计划等