浅谈商务秘书与上司的相处之道

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1、浅谈商务秘书与上司的相处之道浅谈商务秘书与上司的相处之道浅谈商务秘书与上司的相处之道2008年第32期(总第108期)现代企业文化MODERNENTERRISCUrURENO.32,2008(CumulativetyNO.108)浅谈商务秘书与上司的相处之道吴莹大玉(江西信息应用职业技术学院,江西南昌330043)摘要:一个商务秘书,要成为上司的得力助手,就必须学会与上司相处.文章从礼仪的角度谈了商务秘书与上司良好相处的几大途径:了解上司,尊重上司,体谅上司以及约束自己.通过这些途径与上司相处,达到赢得上司信任与器重的最终目的.关键词:商务秘书;上司;礼仪;相处之道现代秘书工作”是一种以

2、领导工作为主要服务对象,以发挥参谋,助手作用为主要服务形式,以处理信息为主要服务或工作内容的服务性职业.”[1l”秘书是以全面处理信息和事务的方式直接辅助领导者实施管理的人员.”日从上述专家对秘书工作的论述中,我们可以得出,秘书的角色定位应该是辅助的功能.而在现代商务活动中,帮助其主管处理公司一切里里外外的业务就成了现代商务秘书的职责.现代商务秘书的主要工作就是协助主管执行工作的每一个细节,秘书或称其为助理的这些人,他们为了让他仃J的主管有更多时间来从事更高层的商业活动和计划,而将诸如每天早上应打开和回复的信件,资料的存档处理,电话的接听与回复处理,传真,拟稿与打印等繁琐的工作一并承担,

3、更有甚者,与政府与国企事业单位的行政秘书不同的是,现代商务秘书所处的公司或机构,因为业务发展或所处的环境及背景的不同,秘书的职责并不是那么确定,除了做本身的主管交办的事情外,还要和其他部门的业务人员有着非常密切和重要的关系,并形成纵横交错而复杂的人际关系,这主要是现代商务秘书的工作职位经常既是秘书又是公司的职员的双重身份造成的,工作领域已无法细分.因此,现代商务秘书已演变成名副其实的”业务秘书”或”公关秘书”.基于此,现代商务秘书的角色定位除了辅佐功能外,它还具有另一重更为重要的意义,那就是参与了管理,也就是说,秘书工作的历练已成为秘书向上晋升为行政主管的重要阶梯,这样,对于活跃在商界的

4、秘书们来说,与自己的上司融洽地相处并合作,将会为自己的事业及前途添上华丽的一笔.那么,如何才能同上司良好相处呢?下面笔者谈谈自己的看法:一,了解上司一个优秀的商务秘书在上岗后首先要做的事就是必须先了解自己的上司,对上司的工作作风,性格,办事习惯,起居规律,思维路子,语言特点,生活爱好及社交圈子,甚至上司的工作经历都应当了解得清清楚楚,这样才可以把服务工作做到恰到好处,才容易与上司配合默契,节拍一致,方便在工作中的沟通与相处.比如,上司为内向型的性格,喜欢独自思考问题与办理事务,这时,秘书最好是在事前当好参谋,收集并整理好一切可以得到的资料和数据,事后当好助手,而当上司独立思考时就不应该去

5、打扰;如果上司是个外向型性格的人时,一58一因其善于人际交往,可能在工作中更喜欢集体交流,征询他人的意见,这时,秘书就应及时协助上司组织人员共同商量工作有计划有分寸去参与其中,发挥助手与参谋的作用.不同的上司会有不同的个性,当然也会有不同的特长与爱好.商务秘书在与上司的交往中,不仅要了解上司的性格脾气以更好地合作,也要了解上司的爱好与特长,并不失时机地向相关客户及合作伙伴们宣传,这样,既能博得上司的信任,还可以在一些社交场合起到意想不到的公关效果,以树立上司丰满的形象.比如,上司喜欢摄影或书法作品,作为秘书可以在合适的时机将上司的这些特长或爱好展现于人前,上司对文体娱乐活动有兴趣,可在工

6、作之余,邀请上司去体育馆打场球或去歌厅唱一曲,以减轻工作压力并与同事良好相处.在这个问题上,还有一个连带意义的问题,就是秘书不但要了解领导的特长与爱好,还要有自己的特长,更重要的是要有适应能力,尽可能与上司的特长和爱好相接近,这样,秘书与上司的兴趣一致后,有了共同语言,在生活与工作上都便于服务.所以,作为一个优秀的商务秘书,不仪要了解上司的个性与处事风格,还要了解目标和压力,上司的优点和弱点,上司喜欢的工作态度等,只有这样,才可以全方位地了解自己的上司并更好地为之服务.附:四种人际风格的长处分析型驾驭型推理性强/一丝不苟独立/坦率/果断严肃/按部就班/谨慎小心实际/讲求效率平易型表现型态

7、度合作/支持别人外向/热诚/说服力擅于外交/有耐心/忠诚喜爱趣味/率真二,尊重上司从工作及礼仪的角度上来说,秘书是必须尊重和服从上司的,上司的权威性必须在商务秘书的工作中体现出来.因此,无论秘书人员平时与上司相处得如何好,在工作中,与上司说话都要有分寸,不可称兄道弟,油腔滑调,即便是只有两个人在场时,同上司说话也应尊重.在公司同事或客户面前,不可非议上司,出语轻慢或是语气随便,有损上司的形象.在处理商务工作中,也须事事,处处,时时维