如何做好物业管理企业档案的利用和服务

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1、如何做好物业管理企业档案的利用和服务物业管理企业档案（以下简称“物管档案”）是物业管理企业各种信息的原始记录，是物业管理企业在经济交往、为业主服务过程中的原始凭证，其较全面描述物业管理企业的活动轨迹，无论对国家、集体及个人都发挥着重要作用。因此做好物管档案管理工作是每一个物业管理企业的重要工作之一。一、做好档案管理工作，为物业管理企业提高水平助1、档案是保护企业合法权益的法律凭证：企业档案作为企业资产权益的原始凭证，是维护企业生存和发展的生命线和保护神，企业档案工作做的好坏，直接关系到企业的合法权益。企业在生产经

2、营的过程中，其组织机构、经营管理人员、经营范围不断变化，有的物业管理企业已发展成了跨行业、跨地区的多种成份的经济组织，企业之间在生产、经营过程中经济活动呈现多元化和复杂化并不断产生债权、债务，如何保护好企业的即得利益和合法权益，解决好债权、债务和企业之间的经济纠纷以及企业与职工之间的劳动纠纷等问题，企业档案这一原始凭证就显得尤为重要了。2、档案是企业再发展的重要信息资源：企业档案作为企业知识水平和管理经验的积累，是企业管理工作的基础和条件，也成为企业再发展和再提高的重要资源。物业企业档案是提供服务、经营管理的重要

3、组成部分，企业的一切活动和企业创造与发展的全过程都反映在企业档案上。档案是在企业发展中积累和形成的，是企业历史的真实记录，它见证了企业的昨天和今天，是后人了解过去的最重要途径。企业的现状是历史的延续，又是未来的历史。企业目前和未来的经营管理、服务水平和新项目开发，都离不开对企业原有和现有人、财、物、市场、人文环境等各种基础条件的准确数据，而所有这些技术信息资料都主要凝聚在企业档案中。物业管理企业在服务过程中往往会出现业主欠费问题，欠费原因多种多样，物业管理企业可以利用档案的可追溯性，维护企业利益。在物业企业退出一

4、个项目的时候，为后面接管的企业留下一份完整的档案，是一个有社会责任感的企业为和谐社会所承担的义不容辞的责任。3、档案可以帮助企业管理好重要商业机密：企业档案的内容是以科学技术档案为主体，记载了企业经营管理及发展进步的全部。其中，既有企业管理资料也有生产经营活动的技术资料，既有一般性文书档案资料也有内含重要商业机密的信息资料。这些档案资料在企业的发展过程中，会长期起着重要作用，这些档案的价值对企业的经营管理、发展都会起着重要的影响，甚至起着决定作用。因此，企业必须充分认识到这一点，从企业初建时期就注意收集并严格保管

5、和合理开发利用好档案，尤其是市场项目招投标过程中，要注意保护企业的资料，不要遗失，否则，因档案资料收集保管不善而使商业机密泄露外传，将会给企业带来难以估计的损失。4、档案可以帮助企业提高管理水平。企业领导在作出某项决策前，都要查阅大量的资料，从中找出决策的依据；企业总结工作、制订计划、处理问题时，也需要了解情况和熟悉政策；正确指挥生产经营，更要靠有关的经济法规、统计数字和市场信息。而这些文件和资料很多都保存在档案里。它是企业各级管理干部加强企业管理的重要参谋。5、档案可以提升企业信用水平：诚信是中华民族的传统美德

6、，也是规范社会主义市场经济可持续发展的必要条件，社会诚信越来越被社会所重视。诚信有经济效益，讲诚信就能可持续发展已成为全社会的共识。随着诚信社会的建立，信用档案显得越来越重要，信用档案主要是企业为了自身的生存和发展，专门建立保存的各种信用记录。信用档案是企业信用状况的积累，信用好，经营状况就好，经济效益就好。建立信用档案，即可以扩大、提升企业的信用，有利于推动社会信用档案的建设，也是整顿规范市场经济秩序的根本之策。企业信誉是企业的无形资产，是企业基础性的资源，市场经济是信用经济，企业信誉和企业密切相关，是企业经济

7、发展的一种无形的推动力。企业信用档案是企业档案中的重要组成部分。二、加强公司档案管理的措施加强档案管理、实现档案管理的达标升级正处于必然。结合公司实际，我以为加强档案管理应从以下四个方面入手：1、加强档案室硬件建设。从物业企业长远目标考虑，宜建立馆藏面积达150m2以上、具有一定承压能力的专业化档案室，配备专业性强、自动化程度高的手摇式档案柜组。从短期目标考虑，应将现有档案室里的档案和文印分墙隔开，清除非档案物品，做到档案室专用；购买必要的书柜书架，专存图书，实行档案、图书一体化管理；购买一批档案柜、照片档案盒、

8、卷皮、全引目录皮表、案卷目录皮表、案卷题名皮表，为整理档案提供方便；还要购买必要的防暑、防湿、防鼠、防盗设备，确保档案安全。2、建立合理的档案管理模式。根据物业公司目前工种多、服务时间长、项目多的实际，要建立“统一管理、分级负责”的管理模式，实行集中式管理和网点式管理相结合。总部对总部各部门档案集中管理，总部各部门所存档案定期向档案室移交，未移交前，档案柜统一存放档案室，