浅谈电子文件的特性及对归档的认识

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1、浅谈电子文件的特性及对归档的认识张建青江苏省灌南县第二中学222500木文对电子文件的特性及对归档的认识做了探讨。关键词电子文件特性归档在当今的社会，计算机已经进入人们学习、工作和生活的各个方面，由此产生的电子文件己被普遍认识。虽然它作为一种信息传播方式的历史很短，但却具有其它介质所不能比拟的优势。因此，在各个领域，电子文件的应用和管理日益普及，并向着系统化、科学化和标准化的方向迅猛发展。一、电子文件的特性(电子文件的优缺点)相对纸质文件而言，电子文件是一种新生事物，是依托于计算机等电子设备而存在的数字化信息。电子文件的管理和利用，必须以深入了解电子文件的特性为基础。任何事物都具有

2、两面性，电子文件亦不例外。那么，较其它介质文件而言，电子文件的优势以及缺陷到底体现在哪里呢？电子文件是经过电子技术处理并存储在磁带、磁盘、光盘等介质上的数字信息的集合体。比较而言，其优势有：(1)信息的高效性目前，计算机软、硬件的水平己经非常先进，信息处理速度快，利用网络，对电子文件进行远距离传输，可同时传递给一个或多个接收者，相对于人脑和手工操作，它的效率可能高出成百甚至上千倍。(2)数据的标准化电子文件一般是通过应用一系列通用软件或者专用软件而产生的，在一个单位内，它的外在形式和运行规律是统一的。从电子文件的产生、处理到归档各个环节.都是在相对标准的情况下完成的，因此，最终形成

3、的数据信息是具有统一的标准的。(3)文件的共享性电子文件的共享性是由其运作环境网络化决定的。一份纸质文件冋一吋段只能由一个人对其进行浏览和处理，而电子文件可存储在服务器等电子载体上，通过网络，可供多人同吋浏览使用，各人可根据不Ml权限分别对其进行处理。这样，文件运行的速度就有了大幅度的提高，文件处理的效率大大增强了。(1)使用的灵活性使用电子文件时，利用者可根据处理权限对其进行査阅、编辑和修改，通过使用操作命令，可以很快完成一份文件的复制和增、册U、改，通过编辑和输出满足利用者的各种需要。(2)电子文件和电子档案的一体性文件和档案是同一事物的不同存在阶段，电子文件的产生淡化了“归档

4、”界限，从文件的起草、传输、办理、积累到整理、归档、著录、鉴定、保管以及利用的各环节，均是在电子网络上进行，当前计算机软硬件及其网络技术的曰趋成熟，电子文档的一体化己经能够完全实现。虽然电子文件具有很多其它介质不可比拟的优点，但是它仍然存在着不可忽视的缺陷，那就是：(1)设备的依赖性任何类型的电子文件，都是应用电子设备而产生的，从形成、传输到存储都是通过计算机实现的，无论是设备损坏，系统瘫痪，或者技术、设备更新，如果处理不及吋不得当，都可能对电子文件的管理产生影响。(2)文件的易损性计算机设备精密，易受干扰,并且操作相对较复杂，所以大到太阳磁爆，小到错按一个键，都有可能造成难以挽回

5、的损失。另外，计算机软硬件系统的冲突、不稳定造成的死机、突然断电等意外情况的发生，均会给电子文件的安全带(3)信息的易更改性由于计算机的内存储器、磁盘、磁带、可写光盘等存储载体具冇可重写性，又因除磁带外，其它载体均有随机读写功能，因此造成了电子文件信息的易更改性，iL有可能不留任何痕迹，这就造成了合法性认定上的困难。(4＞数据的不安全性这是由电子信息的共享性所可能带来的隐患。由于电子文件不受载体传递的限制，对于其信息的获取者来说，等于是摆脱了吋间和空间的制约。计算机网络的不安全主要体现在系统过于复杂，缺陷太多，安全防范措施不够，易受众多黑客高手的攻击。可以说网络的不安全是限制电子文

6、件和电子档案发展的最大障碍。(5)信息与载体的相分离性电子文件可以包括文字、图形、声音、影像等多种媒体信息，其信息形态和组成具有多样化，比纸质文件复杂得多。不冋的载体往往只适合存储不冋的媒体信息，这就可能造成一份电子文件的文字、图形、声音、影像存储时的载体分离现象。电子文件的信息与载体相分离，会给电子文件的保管带来很多特殊问题，直接影响电子文件的真实性、系统性和完整性。虽然电子文件存在着上述缺陷，但是随着国家相关政策、法规的建立健全，计算机软硬件技术的高速发展，计算机知识的深入普及，人们计算机操作和应用水平的提高，电子文件的这些问题必将会被逐一彻底解决。电子文件的产生和应用是科学发

7、展的必然结果，是现代化管理的必然趋势，并极冇可能取代纸质文件。二、电子文件的归档电子文件的上述特性，冇些方面还和0前档案管理的一些做法不尽相同,但它毕竟是一种必然的发展趋势，正如国际档案理事会主席王刚指出的那样:“电子文件的产生，改变了传统观念中对档案的理解，也改变了对档案的形式、特征、特性、意义的认识。电子文件的产生、形成、归档及其传送、存储、保存等管理均与传统的纸质档案所用的方法不同，这是文件管理的一场革命。”那么，在当前办公自动化相对成熟的条件下，电子文件的归档