会议效率不高的原因及解决方案

《会议效率不高的原因及解决方案》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在应用文档-天天文库。

1、TO:张磊CC：办公室人员FROM:唐位田DATE:2012-7-16SUB:会议效率不高的原因及解决方案社区（集团）近期组织的会议，我参加了两次。通过近两次的观摩与体验，我通过总结，得出会议效率不高的原因，并推出解决方案，具体内容如下：（一）公司会议效率不高的原因及具体表现：序号原因具体表现1时间不知道何时是开会的最好时机。会议应该尽量避开事务繁忙的周一及周六下午，一定不能安排在午餐的时间开会。2地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。3开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。4主持人的技能会议主持人缺乏影

2、响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。5参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。6会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。（7）开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。（二）解决方案为了提高会议的效率，加强会议管理，我们将会议分为会前准备、会中控制和会后跟踪三个部分来分析。一、会前准备：（1）质疑会议的必要性。会议特别耗费时间、人力、财力、物力，在某些情况下，会议并不是沟通信息的最佳方式，也不是任何问题都可以通过开会来解决，

3、所以，每次开会前我们都有必要对开会的必要性进行质疑，做到能不开的会“坚决不开”，可开可不开的会“尽量不开”，必须召开的会“尽量少开”。（2）明确会议的目标。会议目标就是会议预期要达到的效果，是对会议组织前的前景化描述。会议的目标越明确越具体越好，比如说，会议目标“探索各部门如何实现下半年工作KPI指标”就比“探讨各部门如何完成工作下半年工作任务”更加具体、明确，这样会议讨论的效果会更好。（3）确定会议议题。会议议题是指根据会议目的确定的要讨论的话题或决策的对象。确定会议议题应遵循以下几原则：一是议题必须紧扣会议目标。二是议题数量要适中，不能太多，也不能太少。

4、三是各项议题之间保持有机联系，并按照议题解决的逻辑顺序排列。四是明确讨论各项议题所需的时间。五是提前将会议议题发于参会人员，给参会人员更多思考的时间，从而提高会议效率。（4）确定与会人员。确定与会人员的人数和结构。对于决策型会议，为了保持成员之间良好的互动，会议成员一般应不多于l0人。一般应邀请下列几类人员参加会议：对会议主题有深入研究或对情况较为熟悉的人；对会议目标达成起关键性作用的人；能够客观理智和积极踊跃发表自己见解的人，尽量不邀请与本次会议无关的人员参加。必须使会议参加者明确地了解会议议题并对之提前准备，才会取得很好的效果，有必要时，可具体告知会议参

5、加者必须进行哪些准备。（5）确定会议的基本程序。确定会议的基本程序，就是明确会议先做什么，后做什么，再做什么。一般在安排会议议题顺序时需要注意的是：主要的议题往前排，相对次要的议题往后排；时间紧迫的议题往前排，时间余地大的议题往后排；需要与会者高度集中讨论的议题往前排，与会者兴趣较大、已经掌握相关知识的议题往后排。（6）安排会议时间和地点。在会议时间安排上需要考虑何时召开会议、会议持续多久的问题。确定会议召开时间需要考虑与会人员是否能够出席和会议效率的问题。会议持续时间不宜过长也不宜过短，过长，人容易疲劳，过短，有一半的议题还没有讨论会议就结束了。（7）合理

6、安排人员分工。一个好的会议，一定不能缺少详尽的会议分工，谁负责收集会议资料，谁负责会议记录、谁负责会议照相、摄像服务、谁负责会议主持工作等，一定要将会议细节做细。会议开始前，负责整个会议的负责人，一定要将会议组织全程盘查一遍，防止异常情况的发生。此外，会前准备还需做好准备会议资料和发放会议通知的工作，不开“无准备的会议”。（8）确定会议内容符合会议要求。会议组织部门要提前通知参会人员，特别是报告内容要符合会议要求，断绝出现不符合会议要求的报告。例如，我们的上半年的述职会议中，就有很多人的述职报告是不符合要求的，个别报告中存在无工作指标、无客观数据的情况，这样

7、的报告是没有任何意义的，其实一个完整的述职报告应包含以下内容：上半年指标完成情况、完成好的原因未完成的原因、如何改进、下半年的指标是多少、为完成下半年工作目标制定了哪些措施？只有保证我们的会议内容，特别是报告符合会议要求，才能使参会人员之间达成共鸣，从而降低会议成本，提高会议效率。（9）合理把握会议的频率。会议的频率一般有一下几种：对于固定的部门会议，建议每月至少一次，不能多于一周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯；对于社区（集团）全体会议，建议至少每半年一次，不能太频繁，负责会给公司造成沉重的经济负担；处理突发事件的会议，建议随时，切忌太频繁，否则会让员工

8、感觉日日有危机感，会让公司陷入做事无条理的可怕境地。