职业资格考试之秘书五级之题纲

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1、第一部分会议与商务活动一、鉴定要点掌握发送会议通知的方法及注意事项，能够拟写带回执的会议通知；掌握各种会议证件的制发和会议文件资料的发放；了解与会人员的接站、报到、签到工作的基本内容和程序；做好会议的善后工作，包括安排与会人员返程、会议文件资料的清退及会议室的整理。掌握会见与会谈、开放参观准备工作的内容及活动的基本程序；商务旅行准备工作的主要内容。熟悉会议构成的要素；会议的种类与作用；内部会议室的预订方法。二、重点提示1、会议是人类群体有组织的会晤、议事行为或过程。会议构成要素可分为基本要素（会议目的、召开时间、会议地点、主持者、与会者、主题、

2、议题、日程）和选择要素（会议名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗材料等）2、会议种类（1）按组织类型可分为内部会议或外部会议，正式会议和非正式会议（2）按时间方面的规定性可分为定期和不定期两类（3）按出席对象可分为联席会、内部会、代表会、群众会（4）按功能性质可分为法定性会议、决策性会议、执行性会议、告知性会议、学术性会议、显示性会议（5）按议题性质可分为专业性、专题性、综合性等（6）按规模可分为特大型、大型、中型、小型（7）按会议采用的方式手段可分为常规会、广播会、电话会、电视会等（8）按与会者的国籍及议题可分为国

3、内会议和国际会议3、公司常见会议的各类与作用（1）经理例会（2）部门员工例会（3）股东会*（P3）（4）董事会（5）公司年会（6）客户咨询会（7）产品展销定货会（8）业务洽谈会（9）新产品新闻发布会4、发送会议通知(1)发送方法或形式：口头通知和书面通知、正式通知和非正式通知。(2)发送内容会议通知的主要内容：被通知部门、人员、职务、通知事由、会议时间、会议地点、出席对象或范围、会议程序、议事内容、注意事项、公司全称、通知部门、通知者姓名和职务、通知日期。1)会议相关材料：预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况。2)回复时需要

4、的信封、邮票等。需要回复的会议通知或预备通知中可加入明信片，上面应注明本公司的公司地址、邮编、电话、发信人姓名等。3)会议中使用的有关票据。4)附说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和返程日期，标明交通工具及线路。(3)发送通知程序（P8）(4)发送会议通知的注意事项1)明确会议通知发送对象。2)落实发送的回复确认环节。3)对书面会议通知的地址、邮编要填写正确。(5)处理回执1)回执一定要注明寄回的截止时间。2要明确会议组织者所需了解的重要信息。3)回执寄回后要认真统计，及时确认。5、会议的各种准备工作(1)制作姓名卡片、会议证件、会议指示标

5、识的方法会议证件的作用：证明身份、保证会议安全、统计到会人数、维持会议程序会议指示标识分为标识牌、区域图、名签与台签1)内容设计上有会议名称、与会者姓名、称呼、身份、组织名称。2)重要的大型会议要贴本人照片，并加盖印章。3)证件的形式应反映出会议的内容4)应区分与会者的身份。会议证件有类型主要有代表证、列席证、工作证、记者证、来宾证5)应在会议的接待区向与会人员发放姓名卡片，在主席台放置台签式姓名卡片6)注意会议证件中的文化理念(2)会议文件资料发放的基本方法1)按照与会者名单，准备好每人一个文件袋。2)分发重要文件要编号、登记，保密文件要注明

6、密级。3)征求意见稿或保密文件应附文件清退目录。4)适时适量。5)内容重要又需要事先送达与会者的文件，可派专人递送或用传真、特快专递送达。(3)会议所需用品和设备的准备1)准备会议所需物品要尽量考虑全面，有备无患。2)会议用品和设备的类型分为必备用品和特殊用品。(4)预订内部会议室的方法1)要打出一定的提前量，在确定准确的会期后，应尽早预订。2)在使用的前一天，一定要再次落实。3)会议室的大小、格局、设备的配备与会议的人数、性质和类型相匹配。4)留有足够的自由使用空间，会议之间的间隔不宜太紧。5)事先查看会议议程，了解会议是否需要音像辅助设备，

7、并事先将设备调整到最佳状态。(6)会议住宿工作(5)接站报到工作的主要步骤1)掌握与会者到达的时间和联系方式。2)备有足够的车辆和接待人员。3)有统一的指挥调度系统，人车要值班。4)所有车辆和人员要按时间、路线接送5)如设接待站要制作醒目的牌子或横幅，表明“××公司接待处”的字样；并设立引导牌或标识牌，表明报到的具体位置。6)事先准备好文件袋发给报到人员。(6)会议签到和引导工作会议签到包括迎宾、签到登记、交费、领取会议资料和各种票证会议签到方式：1)小型会议可由秘书逐一进行签到。2)大型会议可用签到卡或电子签到机进行签到。3)准备好登记本、签

8、字笔等用具，必要时准备好嘉宾的留言簿。4)按礼仪规范引导与会者入场。签到工作程序（P28）引导与会人员就座的方法（P28）(7)会议接待的基本程序1)