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时间:2018-07-18
《职业资格考试之秘书五级之题纲》由会员上传分享,免费在线阅读,更多相关内容在行业资料-天天文库。
1、秘书国家职业资格(五级)考点第一部分会议与商务活动一、鉴定要点掌握发送会议通知的方法及注意事项,能够拟写带回执的会议通知;掌握各种会议证件的制发和会议文件资料的发放;了解与会人员的接站、报到、签到工作的基本内容和程序;做好会议的善后工作,包括安排与会人员返程、会议文件资料的清退及会议室的整理。掌握会见与会谈、开放参观准备工作的内容及活动的基本程序;商务旅行准备工作的主要内容。熟悉会议构成的要素;会议的种类与作用;内部会议室的预订方法。二、重点提示1、会议是人类群体有组织的会晤、议事行为或过程。会议构成要素可分为基本要素(会议目的、召开时间、会议地点、主持者、与会者、主题、议题、
2、日程)和选择要素(会议名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗材料等)2、会议种类(1)按组织类型可分为内部会议或外部会议,正式会议和非正式会议(2)按时间方面的规定性可分为定期和不定期两类(3)按出席对象可分为联席会、内部会、代表会、群众会(4)按功能性质可分为法定性会议、决策性会议、执行性会议、告知性会议、学术性会议、显示性会议(5)按议题性质可分为专业性、专题性、综合性等(6)按规模可分为特大型、大型、中型、小型(7)按会议采用的方式手段可分为常规会、广播会、电话会、电视会等(8)按与会者的国籍及议题可分为国内会议和国际会议3、公司常见会议的各类与
3、作用(1)经理例会第16页,共16页秘书国家职业资格(五级)考点(2)部门员工例会(3)股东会*(P3)(4)董事会(5)公司年会(6)客户咨询会(7)产品展销定货会(8)业务洽谈会(9)新产品新闻发布会4、发送会议通知(1)发送方法或形式:口头通知和书面通知、正式通知和非正式通知。(2)发送内容会议通知的主要内容:被通知部门、人员、职务、通知事由、会议时间、会议地点、出席对象或范围、会议程序、议事内容、注意事项、公司全称、通知部门、通知者姓名和职务、通知日期。1)会议相关材料:预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况。2)回复时需要的信封、邮票等。需要回复的会
4、议通知或预备通知中可加入明信片,上面应注明本公司的公司地址、邮编、电话、发信人姓名等。3)会议中使用的有关票据。4)附说明或回执单,要求与会者告知具体的到达和返程日期,标明交通工具及线路。(3)发送通知程序(P8)(4)发送会议通知的注意事项1)明确会议通知发送对象。2)落实发送的回复确认环节。3)对书面会议通知的地址、邮编要填写正确。第16页,共16页秘书国家职业资格(五级)考点(5)处理回执1)回执一定要注明寄回的截止时间。2要明确会议组织者所需了解的重要信息。3)回执寄回后要认真统计,及时确认。5、会议的各种准备工作(1)制作姓名卡片、会议证件、会议指示标识的方法会议证件
5、的作用:证明身份、保证会议安全、统计到会人数、维持会议程序会议指示标识分为标识牌、区域图、名签与台签1)内容设计上有会议名称、与会者姓名、称呼、身份、组织名称。2)重要的大型会议要贴本人照片,并加盖印章。3)证件的形式应反映出会议的内容4)应区分与会者的身份。会议证件有类型主要有代表证、列席证、工作证、记者证、来宾证5)应在会议的接待区向与会人员发放姓名卡片,在主席台放置台签式姓名卡片6)注意会议证件中的文化理念(2)会议文件资料发放的基本方法1)按照与会者名单,准备好每人一个文件袋。2)分发重要文件要编号、登记,保密文件要注明密级。3)征求意见稿或保密文件应附文件清退目录。4
6、)适时适量。5)内容重要又需要事先送达与会者的文件,可派专人递送或用传真、特快专递送达。(3)会议所需用品和设备的准备1)准备会议所需物品要尽量考虑全面,有备无患。2)会议用品和设备的类型分为必备用品和特殊用品。第16页,共16页秘书国家职业资格(五级)考点(4)预订内部会议室的方法1)要打出一定的提前量,在确定准确的会期后,应尽早预订。2)在使用的前一天,一定要再次落实。3)会议室的大小、格局、设备的配备与会议的人数、性质和类型相匹配。4)留有足够的自由使用空间,会议之间的间隔不宜太紧。5)事先查看会议议程,了解会议是否需要音像辅助设备,并事先将设备调整到最佳状态。(6)会议
7、住宿工作(5)接站报到工作的主要步骤1)掌握与会者到达的时间和联系方式。2)备有足够的车辆和接待人员。3)有统一的指挥调度系统,人车要值班。4)所有车辆和人员要按时间、路线接送5)如设接待站要制作醒目的牌子或横幅,表明“××公司接待处”的字样;并设立引导牌或标识牌,表明报到的具体位置。6)事先准备好文件袋发给报到人员。(6)会议签到和引导工作会议签到包括迎宾、签到登记、交费、领取会议资料和各种票证会议签到方式:1)小型会议可由秘书逐一进行签到。2)大型会议可用签到卡或电子签到机进行签到。3)
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