秘书理论与实务案例及分析

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1、催材料 一、背景 财务部李经理从老总那里拿了一份材料。这天，老总急着要那份材料，便让秘书于雪去财务部取回来。在电梯口于雪正好碰到有急事要外出办事的财务部李经理。他听于雪说要材料，立即说回来后马上给她送过去。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择： a、严肃地对李经理说：“是老总让我来取的，你可不要不当回事呀！” b、问李经理大概什么时候能回来，回来后能不能马上把文件送回来。李经理说一个小时之内回来，回来后一定将材料送过来。于是秘书回办公室向老总报告。 c、听完财务部经理解释后，秘书叮咛

2、地说：“你可千万别说话不算数呀！” d、秘书带着恳求的口气说：“李经理，我求你回办公室给取一下吧，不然我没办法向老总交待！” e、秘书爽快地说：“行，回来后就马上给我电话！” 二、问题 对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。 本题的最佳选择是B。 选A 显然是不合适的。作为秘书，于雪尽管是在执行老总的指示，但从职位上来看，她比财务部经理级别低，所以，不能用这种口气跟对方说话。如果用老总去压对方，这次对方可能会听你的，但从长远来看，只会给对方留下一个狐假虎威

3、的印象，让别人看不起你；一有机会，就可能会给你穿“小鞋”。如果秘书工作得不到各部门的配合，那就无法开展。 选C也显然不合适。既然对方已经答应回来后马上把材料送过来，还这么加一句“你可千万别说话不算数呀！”就是对对方的不信任，也是对对方不尊重的表现。作为秘书一定要掌握“用尊重换取尊重”的原则，如果你不尊重对方，对方也就不会从内心尊重你。 选D 显然是不合适的。虽然于雪这种尽职尽责的精神难能可贵，但自己毕竟是在执行公务，不是求对方帮自己办私事，所以，没有必要“求”人家。只要把道理讲清楚就行了，对方作为一个

4、部门经理自然会作出判断。 选E显然也不合适。于雪这么处理问题，对方肯定会欣赏她的“哥们儿义气”，说不定下次她私人有什么事求他时，他也会用“哥们儿义气”予以回报。但是，对上司交办的事呢？怎么回复老总？别忘了自己是个秘书！秘书不能擅做主张，更改老总的指令！所以，作为一名秘书做事要稳重，不能太草率。 选B之所以合适，就是它能给老总一个明确的答复，即什么时候能看到材料。作为秘书，在接受了上司交办的工作之后，都要给老总一个明确的回复。即使没有圆满完成，也要让上司理解其中的原因。于雪在电梯口遇见了财务部经理，把事

5、情的重要性讲清楚了，作为一个部门经理，他自然会权衡要不要马上回办公室取材料。如果他认为回来后再送过来也行，那于雪就要尊重他的选择，只要知道他什么时候送过来就行，这样于雪也能给老总一个明确的回复。秘书的忠告 一、背景 一天，老总怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，因为一位交往多年的代理商给他寄了一帮非常无礼的来信。 a、“好，我马上就办！”说完，于雪立即回到自己的办公室，将信寄走了。 b、如果将信寄走，对公司和老总本人都非常不利。于雪想到自己是老总的助手，有责任提醒老总，为了公司的利益，得罪了老总也值得，

6、于是对老总这样说：“老总，这封信不能发，别发算啦！” c、于雪不仅没有退下去寄信，反而前进一步向老总提出忠告：“老总，请您冷静一点！给人家回一封这样的信，后果会怎么样呢？在这件事情上，难道我们自己就没有值得反省的地方吗？” d、当天快下班的时候，于雪对已经心平气和的老总说：“老总，可以将信寄走了吗？” e、默默地回自己的办公室，当作什么也没听见。 二、问题 对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，哪种选择最为恶劣。请说明理由，并对其他几种选择进行评析。 本题的最佳选择是D，最恶劣的选择是C。 选

7、A是忠实和坚决地执行上司的指令，作为秘书的确需要这种品质，但是，仅仅具备“忠实和坚决”的品质，对于秘书来说是远远不够的。 选B是从整个公司利益出发的，对于秘书来说，这种富于自我牺牲的精神是难能可贵的。但是，它干预上司的决策，超越了秘书的权限，所以是不合适的。 选C之所以最为恶劣，是因为作为一个公司的老总，有自己思考问题的角度和方式，他必须经常权衡与各方面的关系和利益的问题，因此也必然包括与这家代理商的关系。他提出中止与这家代理商的关系，也许并非出自一时之怒，只不过是那封无礼的来信充当了导火索而已；当然

8、，老总也有可能是一时之怒，中止与对方的交往仅仅是说说而已。总而言之，在不明白老总的真实的意图之前，秘书作为老总的助手仅仅是助手而已，既不是政策的制定者，更不是最后的决策人。秘书有责任及时向上司提供正确的建议，但绝对不能干预上司的决策。 选D是正确的。理由如下：老总也是人，有自己的喜怒哀乐，也有不能控制自己情绪的时候。当他的情绪一旦平静下来，必然会自我反省。在这个时候，秘书把打印出来的信件递给老总征求他的意见，实际上就是给他创造一次重新决策的机会。 选E是