秘书实务与案例分析

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1、秘书实务与案例分析谭一平编著外语教学与研究出版社如何提高文秘专业学生的竞争力（丛书前言）一、问题的提出自我的《一个外企女秘书的日记》出版以来，我经常应邀在一些知名企业和大专院校文秘专业做秘书培训或讲座。我发现许多像联想、华为这样的知名企业很少有文秘专业毕业的学生，在这些企业从事文秘工作的大多学的是英语或其它专业。这是为什么？几年来我一直在思考这个问题。现在很多学校的文秘专业是从中文系衍生出来的。相比古汉语等专业的学生就业率，文秘专业学生的就业率可以说是相当高了。但是，如果仔细分析，就会发现文秘专业学生的就业质量并不高，甚至可以说是很低。这

2、表现在一是改“行”去做客服、销售的很多；二是去小型企业的多；进那些管理比较规范、素质要求较高的企业很少。为什么那些管理比较规范、素质要求较高的企业在招聘文秘时，不选择学过三年或四年秘书专业课的学生，而是选择那些几乎从未接触过秘书专业课程的学生呢？也就是说，为什么文秘专业学生的就业竞争力不如那些几乎从未接触过秘书专业课程的学生呢？二、文秘专业学生就业竞争力不高的表现既然是学文秘专业的，就理应在文秘专业方面有独特的优势，但是，在实际工作中，我们很难看到文秘专业学生在专业方面的优势。文秘专业二三十年来一直坚持“办文办会办事”的教学理念，那我们就

3、从“办文”、“办会”和“办事”这三个方面来分析文秘专业学生的能力。第一，“办文”——“文种”大多不适合企业需要。在目前我们秘书学教材中，“办文”这一部分主要是讲党政机关的那几十个文种。目前90％以上的文秘专业学生是去企业就职，虽然企业也有“请示”、“报告”这类管理性文书，但更多的运营性和商业性文书。由于教的“文种”大多不适合企业需要，所以，在企业当秘书，文秘专业学生“办文”的能力并不比其它专业的强。第二，“办会”——在企业“英雄无用武之地”。在目前我们秘书学教材中，“办会”动不动就是接站、安全、保卫之类的会务工作，这是机关办会的套路，其实

4、，即使在党政机关，除开党代会、人大会，平时也很少有这种需求。在企业开会也是要计成本的，它们多是几十人的例行工作会，基本上不需要安全保卫之类的会务工作。所以，在企业当秘书，文秘专业学生“办会”的能力是“英雄无用武之地”，并不比其它专业的强。第三，“办事”——关键是态度而不是技能。毋庸讳言，在秘书日常工作中，除开档案管理有较强的专业性以外，其它工作专业“含金量”并不高，只要是接受过初中以上教育的就基本上可以胜任。因此，秘书“办事”能力的高低关键是态度而不是技能，而我们的教材恰恰忽视了“态度”这一部分，所以，在企业当秘书，文秘专业学生“办事”的

5、能力也并不见得比其它专业的强多少。目前文秘专业学生不仅在“办文办会办事”方面没有多少优势可言，而且相对外语专业的在外语方面又稍逊人家一筹，相对于管理专业的在企管方面又不如人家……所以，文秘专业学生就业质量不高就不能说不正常了。如果不尽快提高文秘专业学生的专业竞争力，那未来的就业率也就不容乐观！三、目前竞争力不高的主要原因目前文秘专业学生就业竞争力不高，原因是多方面的，如入学时基础差、学校投入少，师资建设不力，等等，但最根本的原因是课程设置不合理，它表现在以下几个方面：第一，偏重“做事”轻视“做人”。秘书的工作位置处于企业运营的枢纽，是连结

6、领导与员工之间的桥梁，因此，秘书必须要会“做人”，“三分做事，七分做人”可以说是对秘书工作特点的高度概括。确实，各学校都开设了政治、道德之类的公共课，它们是教学生如何做人，但实事求是地讲，那些课大多很空泛，缺乏针对性和操作性，所以，对指导文秘专业学生如何做人起不了多大作用。教文秘专业学生如何做人，这就如同教会了他们学会开车，还要教他们熟悉交通规则一样。第二，在“做事”课程设置中，重“办文办会”而轻视“打杂”。作为秘书，办文办会也许在一百年之后还不能取消，但是，随着科技的进步和管理方式的革命，办文办会在秘书工作中的比重越来越少，这一点不仅在

7、中小企业表现得越来越明显，就是在党政机关亦是如此。随着办文办会比重的下降，在秘书日常工作中“打杂”的比重将越来越高。比如，秘书每天早晨一上班，就要帮上司整理办公室，分发邮件，确认当天工作日程，与职能部门和客户联系……但是，在专业课程设置中，写作课程的比重仍占有绝对优势，而涉及处理秘书“打杂”的课目很少，多数只是一带而过。第三，在“沟通”课程设置中，重文字沟通而轻口头沟通。秘书处于一个单位的沟通中心，随时都在与上下左右沟通，沟通能力的重要性是不言而喻的，但在课程设置中，文字沟通一直被视为重中之重，而口头沟通能力则是可有可无。虽然一些学校也开

8、设了“演讲与口才”之类的课程，但它与秘书实际工作仍有相当的距离。比如，老板经常会对秘书这么说：“张三，你去告诉李四，今天下班之前他不把材料给我赶出来，那你就要他明天别来上班了！”张三如何与李四