电子政务工作电子档案管理工作心得体会

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1、电子政务工作电子档案管理工作心得体会电子政务是指应用信息及通讯网络技术打破行政机关的组织界限，优化政府组织结构和工作流程，构成新的政府管理形态，实现政府、非政府组织、企业和公民之间的良性互动。电子政务系统实质上是政府办公自动化在范围和功能方面的延伸，从内部办公延伸到对外服务，它是面向社会的政府办公自动化。在电子政务系统中，公文的起草、审核、签署、发布和收文办理等，都是在电子政务的操纵平台中进行。这些在电子政务系统中运行的公文，是机关职能活动的历史记录，所以必须依照档案管理的要求进行回档和管理。但由于这些公文

2、是通过电子政务公文处理平台产生的，它的特点决定了其回档和管理的方式其实不能简单套用纸质文件的回档和管理方法，而应将电子文件的管理功能嵌进电子政务系统当中，实行文档一体化管理与全进程管理等方式，并采取多种措施，以确保电子文件的真实性、完全性、可读性和安全性。传统的文件与档案管理，它们各自具有一套独立的管理流程，两个管理流程执行各自主管机关制定的制度和标准，并且两个流程之间是通过文件实体的交接而衔接的。而文档一体化管理是依照文件天生与运行规律，采取同一、周密的手段，高效地组织与管理文件。文档一体化管理与传统文件

3、和档案管理相比较，最大的区别是通过对文件和档案管理流程的重组，到达二者在管理上的无缝化和程序上的一体化，从而最大限度地消除组织机构因素酿成的二者在衔接上的真空地带和减少重复性作业。一、电子档案管理的原则1.1前端控制原则斟酌到电子文件的易改性、易逝性等的特点，假如还是象过往那样，依照文件的天生、积累、鉴定、立卷、回档，分类、著录等顺序循序渐进地管理电子文件，那末电子文件的真实性就难于保证了，电子文件的流失也是不可避免的，并且还会造成部份的重复劳动。由于电子文件在回档之前就有可能已被修改，或有些已被成心或无意

4、地删除;有些在文件构成时已提取了主题辞，文件回档以后还要进行标引工作，这无疑是增加了劳动量。因此，必须贯彻前端控制的原则，即要求将原来纸质文件管理系统中后期阶段需要控制的手段提到前端，也就是说档案部分对电子公文的管理工作的参与要向前延伸，从文件生命周期的前端就开始控制文件的回档活动。具体来讲，在文件系统设计阶段，档案职员就要参与设计、进行指导;就应当斟酌回档与回档后文件管理的需求，将集中管理一份文件的所有相干信息作为一个整体回档。要把回档工作嵌进工作流程，以保证在每个流程以后，将相干文件实时回档。并且要求用

5、户及时著录和鉴定文件信息，并且把著录、鉴定信息与电子文件之间建立联系，以保证文件回档时，将该电子文件与相干信息一并移交或发送给档案部分。1.2全程管理原则根据电子文件的特点，必须建立一个完全的管理体系，即对电子文件从产生到永久保存或烧毁进行全进程和全方位的管理，以确保电子文件的真实性、完全性和可读性。电子文件全程管理原则具体应当体现在电子档案管理体制与模式的确定、管理系统的设计与运行、管理制度的内容和执行等方面。以电子档案管理系统对文件流程各阶段的管理和监控为例：设计的系统应对产生于机构内部各部分及其利用系

6、统上的电子文件进行同一的回口登记、分类、鉴定，同时监控和记录针对文件的一切操纵，如文件的创建、登记、修改、审核、签署、分发等。而且，对文件进行的技术操纵，包括操纵平台的转换、存储位置的改变等都应当记录下来。由于这类管理和跟踪记录，对证明和保证电子文件的行政有效性和法律证据性都有侧重要的作用。二、电子公文的真实性保障判定传统文件的真实性，主要考察两个方面：一是文件载体的原始性;二是文件情势的原始性，其主要是指具体的文件内容、字体、字迹和具有法定功效的签署、印章等。只要其中的任何一项发生了变化，就能够对文件的真

7、实性表示怀疑。但判定传统文件真实性的准则其实不适用于电子文件，由于一是电子文件的载体与其信息是可以分离的，载体的不固定性，使得电子文件不再具有传统意义上的原件的概念;二是电子文件的更改可以不留痕迹，复制起来真假难辨，处理进程又具有隐蔽性。因此判定电子文件的真实性必须更多地着眼于其内容的真实性，主要是认定文件是不是就是当时当人当事构成的，主要关注的是其本质的要素保持不变。国际上的一般做法是采用法定程序对电子文件的生命周期进行全进程管理，并通过技术措施和管理制度，组成一个贯串电子文件从天生、运作到处置全进程的安

8、全通道，以此来保证数字信息的真实可靠性。在目前的技术条件下，一般可采取的措施是：2.1在计算机系统中设置安全防护技术措施一是建立对电子文件操纵者的身份辨认与访问权限的控制，避免非法侵进。二是设置操纵日志，自动记录实施操纵的职员、时间、内容等。三是对电子印章、数字签署等采取避免非法使用的措施。在国家立法机构正式颁布有关电子签章的法律实施之前，对只有签章的电子文件，回档时应附加有法律效力的非电子文件签章。2.2身份辨