企业档案信息化建设存在的问题分析及对策措施.doc

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1、企业档案信息化建设存在的问题分析及对策措施0引言随着信息技术的快速发展,现代信息技术在企业档案管理中的应用也越来越广泛。在企业档案管理中,信息技术的应用能够科学、规范地对档案信息资源进行处置和管理,实现档案管理的现代化建设。但是,当前企业档案信息化建设中仍存在着一些问题,严重阻碍了企业档案管理的发展。对此,研究企业档案信息化建设中存在的问题及对策措施具有重要的现实意义。1企业档案信息化的概念企业档案信息化建设由以下几个关键词组成:分别是企业档案、档案舣的信息化、企业档案的信息积化,通过对三个关键词的解释,可使企业档案信息化的拊概念界定更加清晰。企业汩档案在企业的运营过程中踯形成的

2、关于企业产品的研发顷、生产、经营管理、销售等钥直接整合而成的信息,包括文字、图像声音等不同的形碇式,是一种具有凭证作用的靛档案材料。档案的信息化档案的信息化就是在部门统鸳一管理下,进行组织和规划滇7/7,利用先进的信息技术,对Ⅹ所获取的信息资源进行处理伏,以实体的文件资料为基础ㄆ,让现有的档案管理模式向躬数字化的管理模式转变,向社会提供优质的服务。企窝业档案的信息化企业档案设的信息化,是指企业运用科健学的组织管理办法,在符合殳市场需求的前提下,利用先渲进的技术、设备,对企业的寐实体文件资料进行挖掘、整廊合,实现信息从获取、传输圪再到应用上的数字化,最终９达到企业内部资源的共享,灾

3、进而提高企业档案信息的利前用率,带动企业整体物流的转动,实现企业科学化的管裘理,实现企业自动化的生产闾流程,在提高企业的生产效王率和生产效益的同时,为企锲业和社会的发展做出贡献。2企业档案信息化建设存在版的问题在社会信息技术快宴速发展的今天,企业的信息蜴化建设已经成为其经营成功榀或失败的关键,这也要求企业内部的档案管理工作必须踢做出相应的变革才能适应时瘙代发展的要求,虽然大众的痄信息观念逐渐深厚,某些企嵬业已经跟随时代的潮流将档珧案的信息化建设定为企业长砀期发展的目标,并且取得了不错的成效,但是在我国企蛎业档案信息化建设的长期发垤展过程中,优秀的企业虽然胄做了表率作用,但企业在

4、档季案信息化建设的过程中依然Ⅶ存在较多尚未解决的问题,蒙对档案信息资源的利用率有搦待加强。7/7企业的档案信息化建设发展不平衡首先是大企业与小企业的差异,拥翼有雄厚的资金背景的大企业仳,具备充足的实力,在对企业档案信息化建设上的投入兢比重较大,而那些实力相对弈不足的小企业没有足够的背芑景去支撑企业的档案信息化锞建设,因此对档案信息化建设上的投入相对不足。企业攸档案信息化建设不仅需要先虑进的技术,更需要专业的人も才,以及相配套的服务设备ジ才能建立一个完善的档案信┩息数据库,才能将实体的文蕴件资料数字化,但无论是软件的开发还是硬件的要求,哝或者是企业整体上的网络建舷设都需要企业

5、投入大量的资﹄金,只有这样才能实现企业珂档案信息管理的实质飞跃,才能提高企业档案管理工作噤的效率和规范性,为企业和社会带来更多的效益。但是延目前的很多中小型企业还未缝拥有这样的实力去进行完善缡的企业档案信息化建设,甚至有的企业连生存都岌岌可轩危,根本没有精力去顾及企郡业档案的管理工作。企业笮档案信息化建设尚未形成统一的规划很多企业在档案憧建设之始没有初步的规划,钞缺乏统一的管理,没有从实秫际出发引进适合企业发展的档案信息管理系统,使企业竽的档案信息管理工作处于一峤种尴尬的境地,已有的档案垠信息管理工作无法符合实际箦的生产工作,导致整个企业憾的工作效率降低,企业的各榇个系统无

6、法融合,对整体资疵7/7源的把控能力不够,导致了很多机会的流逝。企业的擗档案管理人员能力不足由鼓于信息技术的大量使用,大祚多企业开始实现了办公设备瘰的自动化,企业文件将会被葸越来越多形式的载体呈现出来,不同类型的档案资源不楹断涌现。这些客观条件的变化导致对档案管理工作人员崆的要求越来越高,档案管理┳人员的技术能力、知识储备⑥都必须更新。但是在如今的Υ企业中,档案管理工作一般都交给计算机工作人员操作匀,他们只是把档案管理工作当成一种机械化的操作,这и就与企业对档案信息管理的鳞初衷相背离。档案管理工作人员不仅要有技术上的能力囹,还需要具备信息处理和管宽理能力。企业档案信息化厌

7、缺乏有效的安全保障企业壅档案信息化建设最终是要形成一个完整而又统一的档案涧管理工作模式,由于当前企甓业的纸质档案本身就出现质剞量上的问题,导致数字化之彦后的企业档案也存在缺陷和不足,档案信息化的管理工英作更是缺乏一个统一的标准髓,使得档案在网络化过程中受到不同程度的制约。而且试企业档案中不仅记录了整个屹企业的成长历史,更是包含很多企业的机密文件和客户耧隐私,这种带有私密性的档髡案本身就有使用的限制,一廪旦电脑受到黑客的攻击,很跹容易造成文件的丢失、