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1、企业档案信息化建设存在的问题分析及对策措施0引言随着信息技术的快速发展,现代信息技术在企业档案管理中的应用也越来越广泛。在企业档案管理中,信息技术的应用能够科学、规范地对档案信息资源进行处置和管理,实现档案管理的现代化建设。但是,当前企业档案信息化建设中仍存在着一些问题,严重阻碍了企业档案管理的发展。对此,研究企业档案信息化建设中存在的问题及对策措施具有重要的现实意义。1企业档案信息化的概念企业档案信息化建设由以下几个关键词组成:分别是企业档案、档案的信息化、企业档案的信息化,通过对三个关键词的解释,可使企业档案信息化的概念界定更加清晰。1.1
2、企业档案在企业的运营过程中形成的关于企业产品的研发、生产、经营管理、销售等直接整合而成的信息,包括文字、图像声音等不同的形式,是一种具有凭证作用的档案材料。1.2档案的信息化档案的信息化就是在部门统一管理下,进行组织和规划,利用先进的信息技术,对所获取的信息资源进行处理,以实体的文件资料为基础,让现有的档案管理模式向数字化的管理模式转变,向社会提供优质的服务。1.3企业档案的信息化企业档案的信息化,是指企业运用科学的组织管理办法,在符合市场需求的前提下,利用先进的技术、设备,对企业的实体文件资料进行挖掘、整合,实现信息从获取、传输再到应用上的数
3、字化,最终达到企业内部资源的共享,进而提高企业档案信息的利用率,带动企业整体物流的转动,实现企业科学化的管理,实现企业自动化的生产流程,在提高企业的生产效率和生产效益的同时,为企业和社会的发展做出贡献。2企业档案信息化建设存在的问题在社会信息技术快速发展的今天,企业的信息化建设已经成为其经营成功或失败的关键,这也要求企业内部的档案管理工作必须做出相应的变革才能适应时代发展的要求,虽然大众的信息观念逐渐深厚,某些企业已经跟随时代的潮流将档案的信息化建设定为企业长期发展的目标,并且取得了不错的成效,但是在我国企业档案信息化建设的长期发展过程中,优秀
4、的企业虽然做了表率作用,但企业在档案信息化建设的过程中依然存在较多尚未解决的问题,对档案信息资源的利用率有待加强。2.1企业的档案信息化建设发展不平衡首先是大企业与小企业的差异,拥有雄厚的资金背景的大企业,具备充足的实力,在对企业档案信息化建设上的投入比重较大,而那些实力相对不足的小企业没有足够的背景去支撑企业的档案信息化建设,因此对档案信息化建设上的投入相对不足。企业档案信息化建设不仅需要先进的技术,更需要专业的人才,以及相配套的服务设备才能建立一个完善的档案信息数据库,才能将实体的文件资料数字化,但无论是软件的开发还是硬件的要求,或者是企业
5、整体上的网络建设都需要企业投入大量的资金,只有这样才能实现企业档案信息管理的实质飞跃,才能提高企业档案管理工作的效率和规范性,为企业和社会带来更多的效益。但是目前的很多中小型企业还未拥有这样的实力去进行完善的企业档案信息化建设,甚至有的企业连生存都岌岌可危,根本没有精力去顾及企业档案的管理工作。2.2企业档案信息化建设尚未形成统一的规划很多企业在档案建设之始没有初步的规划,缺乏统一的管理,没有从实际出发引进适合企业发展的档案信息管理系统,使企业的档案信息管理工作处于一种尴尬的境地,已有的档案信息管理工作无法符合实际的生产工作,导致整个企业的工作
6、效率降低,企业的各个系统无法融合,对整体资源的把控能力不够,导致了很多机会的流逝。2.3企业的档案管理人员能力不足由于信息技术的大量使用,大多企业开始实现了办公设备的自动化,企业文件将会被越来越多形式的载体呈现出来,不同类型的档案资源不断涌现。这些客观条件的变化导致对档案管理工作人员的要求越来越高,档案管理人员的技术能力、知识储备都必须更新。但是在如今的企业中,档案管理工作一般都交给计算机工作人员操作,他们只是把档案管理工作当成一种机械化的操作,这就与企业对档案信息管理的初衷相背离。档案管理工作人员不仅要有技术上的能力,还需要具备信息处理和管理
7、能力。2.4企业档案信息化缺乏有效的安全保障企业档案信息化建设最终是要形成一个完整而又统一的档案管理工作模式,由于当前企业的纸质档案本身就出现质量上的问题,导致数字化之后的企业档案也存在缺陷和不足,档案信息化的管理工作更是缺乏一个统一的标准,使得档案在网络化过程中受到不同程度的制约。而且企业档案中不仅记录了整个企业的成长历史,更是包含很多企业的机密文件和客户隐私,这种带有私密性的档案本身就有使用的限制,一旦电脑受到黑客的攻击,很容易造成文件的丢失、损坏,造成企业的私密信息泄露;企业内部的工作人员要是不具备该有的安全意识,在进行电脑操作的过程中也
8、会很容易造成企业信息的泄露。在这个网络飞速发展的时代,一旦出现信息的泄露,会对企业造成严重的影响。3企业档案信息化建设的可行性对策措施3.1强化企业信
