信息化时代如何改进档案工作

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1、信息化时代如何改进档案工作摘要：当今计算机信息技术的高速发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，这种发展趋势给档案管理工作提出了新的挑战、新的课题。关键词：档案信息化管理档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科技、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。信息技术是当代社会最具潜力的新的生产力，信息资源已成为国民经济和社会发展的战略资源，信息化水平已成为现代化水平的重要标志。信息在社会生活中发挥

2、着巨大的作用，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，档案管理部门必须将工作的重点放在如何把文件、图纸、照片、录音和录像等原始的记录转化为有用的信息上，并准确、高效地提供给有关信息需求者。1.转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理，使其更准确、更全面、更高效、更快捷5信息化时代如何改进档案工作摘要：当今计算机信息技术的高速发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，这种发展趋势给档案管理工作提出了新的挑战、新的课题。

3、关键词：档案信息化管理档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科技、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。信息技术是当代社会最具潜力的新的生产力，信息资源已成为国民经济和社会发展的战略资源，信息化水平已成为现代化水平的重要标志。信息在社会生活中发挥着巨大的作用，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，档案管理部门必须将工作的重点放在如何把文件、图纸、照片、录音和录像等原始的记录转化为有用的信息上，并

4、准确、高效地提供给有关信息需求者。1.转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理，使其更准确、更全面、更高效、更快捷5传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，工作量巨大，步骤繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案进行信息提炼，只能进行传统的手工翻目录方式进行查阅，这样效率低，查阅慢，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载

5、体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，把具有参考和利用价值的电子文件归档保存，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。例如：在整理光盘信息时，在每一张光盘目录下，有说明文件、类目录、类目录表、著录文件、CAD电子文件目录和其他文件目录。这样利用者就会一目了然，经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的，才能真正体现档案资源信息的价值和使用价值，才能为单位科技发展提

6、供更全面、更高效、更快捷的服务。它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来社会发展的宝贵战略资源。2.应建立有效的文件档案管理信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案5建立档案信息化，就必须建立电子文档管理系统，以网络技术、信息技术为手段，以现代管理学为理念，以服务于社会为宗旨而开展的一项涉及多学科知识交叉应用的新型工作模式，其核心和目的是发展档案业务，提高档案的现代化管理水平。同时要实现档案信息化，必须建立有效的电子文档管理系统，为此，我们应做好以下工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案

7、管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能应用；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。在电子档案使用过程中，我们也应首先注意到电子档案安全性问题。1、使用电子文档的计算机与连接互联网的电脑要装隔离卡隔离，已确保电子文件的安全。2、对重要的电子文档进行传输的计算机必须用加密狗，并将加密狗同时归档。3、电子文档如上网传输，只有经过档案部门的计算机管理系统对用户使用权认可后，才能提供利用。4、归档的电子文件至少两套，一套封存保管，一套查阅利用，必要时复制第三套异地保存。5、防范计算机病毒以及黑客的攻

8、击，确保电子档案的安全。3.提高档案管理人员的素质，是实现档案管理科学化、规范化、现代化的根本5现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。档案管理人员必须具备多元化知识背景才能适应要求，现代化知识将成为每一位档案工作者知识