信息化条件下如何改进档案管理工作.doc

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1、信息化条件下如何改进档案管理工作当今科学技术迅猛发展，人类社会正在从工业社会向信息社会迈进，目前，科学铿技术革命的核心和主流是信邓息技术革命，21世纪奖成ゥ为信息社会，这一点已成为ら世界共识。信息技术已当代煊社会最具潜力的新的生产力郝，信息资源已成为国民经济铘和社会发展的战略资源，信傥息化水平已成为现代化水平愦和综合国力的重要标志。信р息在社会生活中发挥着巨大的作用，可以说信息资源已嗯成为经济发展的首要资源。随着信息化的发展，传统的褂档案管理模式已不能适应数崧字化档案管理的需要，电子熟档案已在档案管理工作中得Ω到了广泛的应用，这种发展杆趋势给档案管理工作提

2、出了新的挑战。在新的机遇面前去档案管理部门必须将工作的珍重点放在如何把文件、图纸贿、照片、录音和录像等原始责的记录转化为有用的信息上番，并准确、高效地提供给有诩关信息需求者。一、转变殆传统的档案管理模式，把实髂体管理变为信息管理传统版的档案管理，就是以纸质、台照片、录音、录像等载体作容为档案管理的实体，以手工砦操作为主完成档案的收集、锎整理、编目、鉴定、保管、泽编研、统计和提供利用等方组面的档案管理过程，其工作罪量巨大，步骤之繁琐。因为郴存储量大，档案管理部门不眦能对已经归档的档案材料，晡5/5进行信息的提炼和加工处理辜，档案信息资源在很大程度上被闲置甚

3、至浪费。随着现獒代化管理技术和设备的引进佾，特别是计算机、光盘、缩埝微、多媒体等技术的发展为跟档案管理的现代化提供了良恫好的的客观环境，现代技术诳促使传统的档案管理模式面啻临着新的挑战。当前，档案瑛管理工作的重点也应适应数堇字化管理的需要，从实体档砰案管理转变为对信息资源的砂管理，以信息为管理对象，絮对形成的各种门类的档案进啪行数字化加工，利用现代化乞技术手段对档案信息资源进饽行管理。经过信息化的档案石资源是可重复、多平台利用棺的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现蒂档案资源信息的价值和使用︹价值，它能为经济发展、科斜技进步、社会繁荣等诸多领柳域

4、提供更全面、更高效、更妙快捷的服务；它能创造最佳铃的社会效益和经济效益，使♀之真正成为未来信息社会国民经济和社会发展的宝贵战暌略资源。二、应建立有效山的文件档案管理计算机信息遛系统，充分、合理、安全地使用电子档案要实现档案信息化，就必须建立有效的吡文件档案管理计算机信息系搽统，为此，人们要做好以下柝几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件わ档案管理工作流程，使之适ふ应档案熔化管理的需要；其次，依据文件处理流程来进呻行档案信息化系统软件功能禳设计；再次，在信息系统中Н建立完善的内部控制制度，菠确保档案的安全。5/5另外，魔在电子档案使用过程中

5、，我份们也应注意到一是电子档案砍安全性问题。因为计算机网叽络化的快速发展，电子档案睫涉及范围迅速扩展，数量也楔急剧增加，特别是计算机网摹络化的快速发展，随之而来文的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻工击，确保电子档案的安全。躬二是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电囡子文件的生成到归档缺少规崭范化和程序化管理；相当数姑量的草稿性电子文件处于自鑫生自灭的状况，多数电子档跑案与其相对应的纸质档案之丿间未建立统一的管理方法；氧储存电子档案选用的载体不怨耐久等原因，影响了档案的ｖ完整性、可靠性，从而影响伢了档案的真实性。三是电子档案的法律效

6、力问题，通常惝档案的法律效力都是与其载｀体相关来确定，电子档案由鲧于没有固定的载体，所以，鲰制定相应的法律认定条文就皲有一定的困难，这也就是光惑盘、磁带、磁盘等载体的电购子档案未被法律认定的原因孱。三、提高档案管理人员的素质，实现档案管理科学⑵化现代化的设备需要人来酎操作，档案工作信息化需要狯人来实现。档案管理人员必织须具备多元化知识背景才能适应要求，现代化知识将成笄为每一位档案工作者知识构榘成的要素，同时，也深刻地鳎影响档案工作队伍的结构和携档案管理人员的知识结构，≥因此，建立一支具有现代科も学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的：首先，档案工

7、作者必须具有多元毕5/5化的知识结构，现代科学成芭果在档案管理中在大量运用呈迫使档案工作人员支学习和挛掌握理论、文化和管理等有铡关知识，其中尤为重要的是忮计算机、数学、生物学等学遨科的知识，它们对档案管理艰实现现代化、信息化具有直澎接作用。其次，全面掌握档ё案专业知识，如具备档案学镳、档案管理学、文书学、目蠓录学、档案自动化管理以及竹档案著录、标引、检索、编之研、复制、修裱等有关档案垅专业知识和基本技能。再次ヂ，从档案管理现代化发展趋禧势看，档案工作人员必须具盔备掌握档案管理现代化技术伙、进行档案信息分析与研究甾、提供高层次档案信息服务骠与咨询等三方面的能力

8、。档螳案管理人员必须学习、学习、再学习，上级档案管