当前信息化条件下如何改进档案管理工作

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1、当前信息化条件下如何改进档案管理工作　　摘要：档案信息化是将馆藏档案进行档案形式的转变，不讲原有的内容进行改变，让档案信息社会化，可以共享档案资源。档案信息化是现代档案事业发展的趋势和方向，传统的档案管理工作对于信息化档案管理显得有点力不从心，在电子档案广泛使用的今天，怎么样以信息化为条件来进行档案管理工作的改进是档案工作人员必须要思考的问题。　　关键词：信息化；档案管理　　中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1672-3791（2015）08（B）-0000-00　　现代科学技术日新月异，社会也摆脱了工业时代的束缚，进入了信息化社会时代，信息作为社会生

2、活的一个必不可少内容，有着非常重要的功用，信息作为经济发展极为重要的资源之一，信息化建设成为公司管理工作基本内容。信息化程度普及后，档案管理以及无法够采取传统的管理模式，必须要使用信息化模式进行档案管理，致使数字化档案的管理利用在档案管理工作中所占的比重非常大，因此档案管理同时面临着工作中的巨大挑战。新机遇面前，档案管理部门应将工作重心放在如何处理原始的档案信息，比如文字、图片等等，让其转变为信息化档案资源，为需求者提供服务。　　一、转换档案管理的传统模式，以信息管理取代实体管理5　　档案的传统管理模式，是以实体，如纸质、照片、录音、录像等载体进行档案管理的，

3、对于档案的收集、整理、鉴定、编目、编研、统计、保管和提供利用等过程则以手工操作为主完成各方面的档案管理，其步骤之繁琐导致工作量极大。鉴于储存量巨大，档案管理部门对已经归档的资料难以再次实施加工和提炼，致使档案信息资源因此被浪费，没有得到合理的利用。在现代管理技术发展以及现代设备使用后，客观环境得到了改善，计算机、多媒体的普及让现代化档案管理工作得以展开。现代技术同时也使档案管理模式面对更加多样化的挑战。当今档案管理需要适应数字化管理工作需求为主，把实体档案管理转变为信息资源管理，这样可以对档案进行数字加工，借助现代技术手段来进行重复利用，档案资源被信息化后，能

4、够获得巨大的利用价值，它及依赖于现代技术和科技，同时也为现代技术和科技服务，为社会创造效益，为企业创造经济利益，促进国民经济的增长。　　二、创建有效信息系统，以合理、安全、充分地利用电子档案　　完成档案信息化工作，需要创建计算机系统的文件档案管理，因此，档案部门需搞好以下的工作：首先，在运用计算机条件下，改进并规范工作流程，使之适应档案信息管理的需要；其次，根据文件处理流程需求设计档案信息化系统软件的功能；再次，在信息系统中设立完善的内部监控制度，确保档案的安全。5　　电子档案的使用首先应该重视其安全性。迅速发展的计算机网络化，使电子档案涉及的领域不断扩大，数

5、量爆炸式增长，尤其是计算机网络化之后，计算机病毒和黑客攻击等一系列问题随之产生，并因此威胁到电子档案的安全性。其次应关注电子档案的完整性及可靠性。日常工作中，电子文件从创建到归档都是系统间接链接的，所以对电子文件数据的完整性和原始性无法保障，很多电子档案都是采取和纸质档案一对一对应的管理方式；电子档案存储的载体也有耐久性的因素存在，所以对档案的完整和可靠性存在一定影响。三是电子档案的法律效力问题，传统档案的法律效力都是靠其载体等相关因素来确定，电子档案因其无固定载体，以致在制定相应的法律认定条文时就存在各种困难，导致光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案无法被法律认

6、定。　　三、档案信息化创建过程中必须再次思考档案管理的理论、方法和原则　　鉴于现代信息技术在档案管理工作中的普遍运用，诸多方法、理论相继出现，有很多档案学基本理论中尚未涉及的问题被提出来。譬如档案工作体制的变化和档案管理机构的职能问题、档案管理人员的业务素质问题、数字档案馆（室）建设问题、电子文件数据管理问题、电子档案的鉴定问题、档案工作参与信息高速公路建设的问题等等。基于上述在档案信息化建设中因新技术应用引发的一系列理论问题，档案管理部门都必须做出科学与理性的思考。四、提升档案工作人员的专业素质，实现科学化档案管理。　　现代化设备要由高素质的人来操作，档案信

7、息化同样要人来完成。档案管理者要求知识储备丰富，现代化知识对于档案工作人员来说是必备的一个要素，该要素对整体档案队伍也会产生影响，所5以必须要有高素质的档案管理队伍为基础。建立一个高素质的档案队伍必须做好以下几点。首先，档案管理着自身的素质水平要有保证，能够有多元化的知识结构，可以对档案事业提供帮助，特别是计算机、网络等现代高新技术。其次，掌握全面的档案专业知识，如具备档案学、文书学、目录学、档案管理学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、修裱、复制、编研等档案相关基本技能与专业知识。再次，据当今的档案管理发展情形式分析，未来档案工作人员必须具备提供高层次

8、档案信息服务与咨询、进行档案信息分析与