档案管理与信息化技术融合的策略探究

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1、档案管理与信息化技术融合的策略探究　　[摘要]当前，人们已经迈进了信息化时代，电子档案也随之产生，因此原先的文书档案管理模式面临着较大的挑战。办公的自动化水平逐渐提升，文书档案的管理方式已经阻碍了高效率办公，需要采取相应的改革措施。但是在改革过程中，新旧方式的碰撞定然会出现很多的问题，而且这种状况并不能在短期内就能解决，需要时间来调整、缓和。本文剖析了当前档案管理的发展状况，对档案管理和信息化技术结合提供了详细的实行步骤[关键词]档案管理；信息化；发展方向doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.17.087[中图

2、分类号]G271[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2015）17-0168-02当前，全球发展的一个趋势就是信息化，随着科学技术以及信息化的发展，原先的档案管理方式已经在信息化大潮中显得滞后。将信息化技术引入到档案管理中，能够有效地提升档案管理工作的效率。本文研究的重点在于怎样做到档案管理的信息化1档案管理与信息化技术融合的必要性6档案具备历史性和长久性，在保管的时候，尤其要注意保管的周边环境，因为纸质文档比较脆弱，当灾难来临的时候文档面临着巨大的威胁，严重的时候文档会遭受损坏，这就带来非常巨大的经济损失，为此我国每年在档案管

3、理上都投资了数量巨大的资金[1]。除此以外，反复查看档案也容易出现档案丢失或损坏的情况，这都为档案管理增加了难度。而电子文档就能够很好地解决这个问题，因此信息化的档案管理模式是必须要实行的，这与当前的时代特征非常相符2档案信息化建设的有利条件2.1档案信息化建设渐入佳境档案管理信息化建设在我国的发展已有很长时间，也积累了丰富的工作经验。我国对创建档案信息化理论的目的、原则、渠道、方式、任务以及信息系统的技术标准规范，已经非常明白了。特别是随着当前互联网+时代的到来，相关部门已经非常明白档案信息化的发展方向，这样一来创建合理的、科学的、实用的

4、、健全的档案信息化理论体系就非常轻松了2.2档案信息的需求日益增多6当前社会在不断的发展中，信息技术也在大范围的使用，人们对信息的需求渐显强烈，其中档案信息因其有宝贵的历史价值，有着非常大的需求量和使用率。根据当前情况看，创建档案信息化理论体系还有着较大的发展空间，体系创建的期望也较为急切。除此以外，我国的电子政务事业也在不断的发展中，从某种程度上来说，也大大扩展了档案信息化理论体系创建的发展前景2.3传统档案管理模式已与时代脱节在社会持续发展的情况下，传统的档案管理已经很难满足时代的发展需要了。当前最需要做的就是从根本上改变档案信息服务的

5、观念，还要提升档案馆提供社会公共服务的能力[2]。因此，所有的档案馆都应该要增强档案信息资源开发的使用率，还要持续拓展档案信息的服务途径，做到方式更加灵活、手段更加丰富、系统更为完善。只有这样新型的服务模式，才能够让档案信息化稳健发展。当前处于信息时代，世界各国的联系更加频繁和密切。档案管理作为行政事务管理中的一项重要内容，在信息化建设领域，更应该通过与外界交流，吸取其他发达国家在这方面的丰富经验，以此来促进我国档案的发展3档案管理与信息化技术融合的实施策略3.1档案数据资料与信息化技术融合数据资料的信息化表现在档案输入的环节，这一环节需要

6、非常认真地对待。与此同时，在输入档案的时候应当使用规范的、统一的数据格式，6这样才可以方便日后的查找和管理[3]。同时，因为信息化管理与网络安全有着分不开的关系，为了确保档案处于一个非常安全的环境中，在输入、保存的时候还要备份档案，如果出现更改档案或者档案丢失的情况，还能够将原本的档案找回。另外，还能够确保在日后出现档案矛盾的时候，有原文档作为证据3.2档案管理工作流程与信息化技术融合工作流程信息化表现在后台操作上，尽管该方面是群众很少直接接触的，但是人们对档案信息化管理的满意程度取决于该流程进行的好坏。最大可能就是达到全自动化办公，尽量避

7、免过多人员的加入。档案的信息化管理体系创建成功后，人们最重要的任务就是保护系统的安全，而其他方面的工作，就是最大化地减少人员的加入才能够确保工作效率。同时，要达到这个目标，应该制订统一的标准，规范流程，才可以达到档案管理的信息化，这也是创建全套信息管理体系的基础。如果缺少了这些标准，体系中的信息就不能够互相融合，档案信息网络就会堵塞，资源共享也就成为了一个幻想3.3档案检索与信息化技术融合6要分级检索档案，让使用者通过网络可以及时、准确地搜索到需要查阅的文档。需要注意的是，在设计检索系统的时候要保证两点：①网络用户只是可读的；②搜索的内容应

8、当分成两个部分，一部分是完全公开的，所有人都能够搜索，另一部分不是公开的，需要使用密码才可以进入。档案检索的信息化要求保证档案管理工作处于安全的环境中，这决定于网络安全性。档案既