04信息管理档案管理作业指导书

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1、文件名称信息档案作业指导书页号10/10文件编号CJJL/C2－04版本/修订2008/01目的为规范在监理过程中形成各类监理信息档案和影像资料，使其具有真实性，完整性和有效性，并符合公司质量管理体系运行的相关规定，满足工程竣工备案和城建档案的归档要求，以有效规避监理责任风险，做好监理工作服务追溯。2适用范围本指导书适用于本公司承接监理项目，在实施服务提供过程中监理项目部的信息档案和影像管理工作（如涉及保密工程的，应遵守与建设单位的协定）。3术语与定义3.1监理信息资料：监理信息资料是指在监理日常工作之中所形成的反映监理工作情况的信息，

2、具体包括文字、影像、电子文档、光盘等。3.2项目归档资料：项目竣工验收合格后，对监理资料进行整理，按照规定形成档案文件，向有关档案部门报送和移交。4引用文件4.1《城市建设档案管理规定》建设部61.90号令4.2《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-20014.3《建设工程监理规范》GB50319-20004.4《质量手册》CJJL/A4.5《质量管理体系程序文件》CJJL/B5职责5.1总监理工程师项目信息资料管理的第一责任人，负责对项目信息资料管理的组织策划，落实专管人员，明确各专业监理人员的相关职责和要求，并对项目部的信

3、息资料工作负责指导、检查和验证。5.2专业监理工程师：各专业监理人员负责本专业范围相关监理信息资料的记录、收集和编制等工作。5.3信息管理员/资料员负责监理信息资料的收集、整理、分类编目、存储传递、立卷归档、有序管理和档案移交等工作，施工过程中及时把信息反馈到相关部门或责任人。文件名称信息档案作业指导书页号10/10文件编号CJJL/C2－04版本/修订2008/06工作内容及实施6.1信息资料管理步骤：收集→存储→传递→反馈。6.1.1信息资料的收集1）项目部对本项目服务过程中产生的各类信息资料，按照监理规范、文件归档整理规范和地方档

4、案管理规定等有关规定要求进行收集。2）对于公司管理需要的信息，按公司相关管理规定进行收集；3）对于公司业绩管理需要的信息按公司相关管理规定进行收集。6.1.2信息资料的存储1）信息资料采用书面文件存储，以影像、电子文档等方式辅助储存；2）信息资料应建立完善的目录体系，合理分类，有序存放；3）信息资料存储按公司和国家管理规定，分为长期、短期、永久保存期限。6.1.3信息资料的传递1）各类信息资料可以会议或传阅方式进行传递，并留下记录；2）监理服务的阶段性成果可以专题性报告和月报形式向上一级有关部门报告；3）信息资料的发出或借阅应建立发文或

5、借阅登记手续。6.1.4信息资料的反馈1）对发出需要反馈的信息资料均应有闭合处置的要求；2）对质量、安全有隐患的信息要及时反馈到相关责任人，对公司有重大影响的要及时反馈到公司。3）对涉及不合格服务纠正、预防措施和实施效果，应按公司控制程序进行处理和反馈。6.2信息资料的管理要求1）各类资料应分类存放在资料文件夹（盒、袋）中，对号入“座”；2）各文件夹（盒、袋）应按分类编号醒目标出资料类别及名称；3）每个文件夹（盒、袋）内应对放置的资料建立有清单目录；4）信息资料应按相关规定内容填写，责任人签字手续完善；5）信息资料的书面文件应为打印或碳

6、素墨水形成，利于长期保存；6）信息资料中的各类用表应采用有统一规定的表式，特殊表式可根据要求自行编制。7）文件名称信息档案作业指导书页号10/10文件编号CJJL/C2－04版本/修订2008/0信息储存在硬盘、光盘及其它存储媒体的，也应参照纸质材料分类管理的规定进行管理。6.3信息资料管理工作的质量标准1）及时性：各类相关信息资料的收集、编制、存贮、传递均应在相应规定的时间段内完成。2）完整性：各类信息资料应按相应规定和要求，保证其完整性，不得有缺漏情况发生。3）真实性：各类信息资料应真实反映客观实际情况，不得形成无效的信息资料。4）

7、符合性：各类信息资料应按相关规范、标准、规定进行加工整理，其格式、内容、审批签字手续等均应符合要求，形成有效的信息资料。5）有序性：各类信息资料应做到合理分类编目，有序管理，方便检索。6.4项目部信息资料的分类编目：应根据本工程的特点和信息资料内容的具体情况合理分类编目。（参见附件一：信息资料分类编目一览表）6.5监理收文、发文管理6.5.1监理收文、发文应在收文、发文登记表上予以登记；6.5.2监理收文登记后，应及时呈交项目部相关责任人进行处理，并留下处理记录，并按信息资料分类存放。6.5.3监理发文内容应描述准确、文理通顺无误并经监

8、理部相关责任人审定和签发；6.5.4监理发文按规定要求完善相应签字手续，并留存原件归档。6.6监理部各类工作台帐的建立与要求6.6.1项目监理部信息资料目录台帐该台帐是反应各种类别的监理信息资料的归档情况和