荔湾区档案综合管理达标升级工作指引

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1、荔湾区档案综合管理达标升级工作指引为了统一规范地做好我区档案综合达标升级，根据《广东省机关档案综合管理升级考核标准》的要求，制定本指引，为达标工作及“见证材料”的收集整理提供参考。一、行政管理（一）成立综合档案室、配备适应工作的档案人员，明确职责范围。（要求正式行文，见附件1）（二）档案干部素质。（提供档案员学历和参加市岗位培训证书复印件）（三）档案工作列入领导议事日程，要明确有领导分管，归口办公室管理。（提供领导分工的文件或会议记录，领导为正常开展档案工作而解决问题的实例）（四）提供近3年来档案工作计划、总结，并把档案工作纳入本单位

2、的年度工作计划、总结的文字材料。（五）建立本单位档案工作网络，明确各门类档案由谁负责收集、整理。（见附件2）（六）建立各项档案工作制度1、制定本单位档案综合管理实施细则。（见附件3）2、制定档案的分类编号，按照《标准》要求，结合本单位实际制定本单位档案分类编号方案。（见附件4）3、制定档案查阅利用制度，并用镜框装好挂在阅览室38墙上。（见附件5）4、制定档案库房制度，并用镜框装好挂在库房墙上。（见附件6）5、制定档案人员岗位责任制及考核办法，并用镜框装好挂在阅览室的墙上。（见附件7），6、制定保密和鉴定销毁制度。（见附件8）7、制定文

3、书、基建、设备、会计、声像、实物及本单位业务档案归档制度及保管期限，内容包括：归档范围、归档时间、归档要求。（见附件9）（七）提供档案员近几年在档案工作或其它工作方面受过的表彰、奖励材料。二、基础业务（一）文件材料的立卷归档：1、按《标准》的要求，做好各门类档案的收集、整理、装订、编目工作。（实地考核）2、各类档案编有符合要求的检索目录，档案装具、目录要规范统一，符合国家和省的规定。（实地考核）3、用森蓝档案管理软件，对各门类档案目录进行著录，达到检索方便快捷。（实地考核）（二）档案的保管1、保持档案库房的整洁，做好“八防”工作。（设

4、置温湿度记录仪，并每天做好温湿度登记。见附件10）2、按照《全宗卷规范》建立全宗卷，按7方面内容收集38资料，以“件”为单位放入全宗卷盒。（全宗卷规范见附件11）七个方面内容有：⑴档案的收集（档案交接文据、移交目录等）；⑵档案整理（整理工作方案、档案分类方案及保管期限、整理工作小结等）；⑶档案鉴定（鉴定小组名单、销毁档案的请示与批复、清册等）；⑷档案保管（档案安全检查记录、抢救与修复情况报告等）；⑸档案统计（档案收进、移出登记，档案基本情况和利用统计等）；⑹档案利用（全宗指南、档案利用事例等）；⑺档案管理新技术的应用（计算机辅助管理等

5、情况的文字说明材料）。（四）档案的统计建立档案管理台帐，主要包括各类档案数量（库藏）、档案人员、档案设备、档案的收入移出统计及档案利用效果登记表。（五）档案的鉴定1、成立本单位档案鉴定小组。（正式行文见附件12）2、开展档案鉴定工作要提供鉴定报告、清册等。三、室库设施（一）专用室库1、省特级标准：38库房、阅览、办公室三分开，并且布局合理，便于开展工作，库房配有空调、去湿机，温湿度按国家规定标准恒温恒湿；2、省一级标准：有专用库房，阅览、办公室可以合一，库房配有空调、去湿机，温湿度按国家规定标准恒温恒湿。3、省二级标准：没有独立的库房

6、，但档案必须有规范档案箱柜存放。（二）档案箱柜按《考核标准》要求有充足的档案箱柜且规范统一。档案箱柜要编箱号指引卡，制作库房档案资料存放地点示意图并用镜框装好挂在库房墙上。四、开发利用（一）编研工作1、编写本单位历年组织沿革、大事记。（见附件13）2、编有本单位历年基础数字汇编。（见附件14）3、编写本单位全宗指南，时间是从本单位成立以来到近一两年。（具体要求见附件15）4、编写5个以上档案利用事例，实例要突出，并写明什么时间，利用了什么档案，解决了什么问题，获得了什么效益（见附件16）5、达省特级的单位，根据本单位业务工作，编写五种

7、以上编研材料，具体要求：选择题材要切实际、一般反映本单位的中心工作、有特色的、有成效的工作介绍或某种科研成果的探索、调研等方面的文章。（二）提供利用：38做好《档案借阅及利用效果登记表》。（见附件17）五、档案综合管理达标申报材料：1、关于申请档案综合管理达标升级的请示（函）；（报一份）2、广东省机关档案综合管理升级申报表（一式三份）；3、广东省机关档案综合管理升级考核评分表（报一份）；4、本单位开展档案综合管理情况汇报（报一份）。38附件1关于建立ХХХХ单位综合档案室的通知单位各科室：根据《档案法》规定，为加强我单位档案综合管理工

8、作，实现档案管理制度化、规范化。经本单位局务会议研究，决定成立本单位综合档案室，归口办公室管理，负责我单位档案综合管理的各项工作。请各室积极支持，认真配合，共同促进我单位档案工作的科学管理。综合档案室档案员：ХХХ荔湾区