国立阳明大学公文处理及集中传递实施要点

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1、國立陽明大學公文處理及集中傳遞實施要點一、本校為有效運用人力並加強公文處理及集中傳遞作業，特訂定本實施要點。二、公文處理實施要點：(一)收發：各行政、教學單位，均應指定專責收發一人（職務不拘）並指定代理人，名單請送文書組備查（異動時亦同）。1.單位收發收到文書組掛總收文號之公文，應於二聯單簽收並即送請單位主管批示或依其授權分送承辦人，如經主管核閱認為非屬本單位承辦者，應退回原送單位，另分送承辦單位，如該單位仍有意見，應即簽明理由，陳請校長裁定，不得再行移還，以免延誤時效。2.各單位如有公文送會其他單位，專責收發應於該公文背面（以最後一張為準，

2、附件不計）右上角（自右由上而下）蓋本單位含日期之送文章後，交專責傳遞人員傳送。3.各單位於收取其他單位送會公文時，專責收發應即於該公文背面（自右由上而下）蓋單位含日期之簽收章。會辦完畢後於背面加送文章後，按「公文處理流程表」（請各業務承辦人確實填用）所訂順序，由專責傳遞人員傳送至下一個單位簽收辦理。4.單位公文簽收及送文章戳，由本校統一刻製後交各單位按規定使用。(二)文稿會商洽辦：1.凡案件與其他單位有關連者，應事先會商，以加強業務連繫。如會商意見不能一致時，由主辦單位簽明雙方意見，陳請校長核示。1.凡開會商討決定之案件，由主辦單位照會議紀錄

3、擬稿辦理，不必再送有關單位會稿（動支經費者，仍應會知會計室）以簡化流程。(三)公文處理時限區分：1.最速件：隨到隨辦，極重要件視同最速件處理。2.速　件：不超過二天，重要件視同速件處理。3.普通件：不超過三天。4.密　件：依公文時間性前三項時限處理。5.會稿會辦案件：以速件處理，最速件承辦人親會為原則。6.案情複雜，處理困難須經詳細研商或向其他單位調閱案卷及收集資料始能擬辦之案件，或具有其他理由無法如期辦妥者，得不受前條所列時限之限制，但須於限期內報告主管，以明責任。7.差假人員應有代理人代為處理承辦公文，如有延誤由代理人負責。如無代理人或未

4、經交代處理之案件，而有延誤，由原承辦人負責。如所承辦案件代理人確無法處理者，須於限期內報告主管，以明責任。(四)公文卷夾顏色區分：請依公文時間性、機密性、重要性適切使用下列顏色卷夾，切莫任意使用，以建立各顏色卷夾之代表性。1.紅色卷夾：代表最速件。2.綠色卷夾：代表速件。3.白色卷夾：代表普通件。4.黃色卷夾：代表密件。5.每一卷夾內，限放置一件公文，以便於處理，避免錯誤。三、公文集中傳遞實施要點：(一)集中傳遞之公文，包含總務處文書組之總收文及校內各單位間應傳遞之公文或會計憑證。另信件由配屬各單位工友於每日上午至行政大樓各單位所屬信箱提取，

5、掛號信至文書組簽收後轉送。(二)本校公文傳遞專責人員由總務處現有工友中遴選一至二人擔任並配屬該處文書組。(三)公文傳遞時間及事項：1.傳遞人員每日上午（九時）、下午（二時）巡迴各單位傳遞乙次。2.緊急性或附有重要件之公文，由業務承辦人自行隨時傳遞。3.保密性公文，應由主管人員或承辦人員親自分送。4.公文夾未填列「公文處理流程表」或公文未蓋單位簽收章及送文章者，傳遞人員應請該單位收發補填列或補蓋，否則不予傳遞，責任由該單位負擔。5.應傳遞之公文以一案一卷夾為原則，如一案有數件者，須予裝訂，以免散失。會計憑證（申購單、粘存單等）可數案置於一卷夾，

6、惟請妥善處理。四、追蹤與考核：(一)追踨：各單位為明瞭所承辦公文送請會簽（辦）情形，得以口頭、書面、電話等通知文書組，以憑追踨。(二)考核：各單位業務承辦人員未依本要點規定處理公文者，由文書組簽請議處，並列入年度成績考核之重要依據。五、本實施要點奉校長核定後實施，修正時亦同。校內、校外公文傳遞一、校內公文之傳遞１、校內公文之傳遞，以一天兩次為原則。上午十時以前，先送行政大樓內之公文，十時以後及以後收到郵局送來當日信件，再分至全校各單位傳遞公文。２、如有需簽收之公文（如：開會通知），應於公文上附「簽收單」（見附表一）。公文簽收完畢後，則送收發室

7、存檔。３、依「國立陽明大學公文處理及集中傳遞實施要點」辦理。二、校外公文傳遞１、教育部、國科會等單位之急件，如為快捷郵件所不及，應派員專程送達。２、榮總公文傳遞，亦以一天兩次為原則（上午十時及下午三時），但榮總之急件，應於下午三點以前送達。如有需簽收之公文，則應於公文上附「榮民總醫院簽收單」（見附表二），送至榮總總收發室。待第二天至該室取回簽文，送收發室存檔。３、大宗信件包裹郵寄不便，需派車由專人送達者。三、信件郵寄１、郵寄信件之種類，包括掛號、限時、限時掛號、包裹、大宗掛號、快捷等。２、為減少人員在郵局的等候時間，應先將郵件貼好順序，填妥「

8、大宗掛號函件收據」，並依信件順序，填妥「大宗函件執據」，再送至郵局。各單位之交寄信件，應儘量於上午十時以前或下午四時以前，將文件送交文書組，以避免延誤郵寄時間。國立