电子档案安全隐患和对策研究

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1、电子档案安全隐患和对策研究　　摘要电子档案具有纸质档案无可比拟的优势，实现智能管理、高效集成、海量存储，极大地提高了工作效率，但也存在着不稳定、不安全等缺点，其安全问题成为档案信息化建设的瓶颈。本文针对电子档案的特点，分析电子档案管理中存在的安全隐患，探讨如何保障电子档案的原始性、真实性和可靠性。关键词电子档案安全对策中图分类号：D035文献标识码：A一、电子档案的定义和特点电子档案定义为：经鉴定具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件和软、硬件说明。它是通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合。电子档案区别于纸质档案的明显特征是：（一）对软硬件

2、系统的依赖性。8传统档案信息以人工可识别的记录符号直接记录于纸张等载体上，电子档案的制作、归档和使用都是在计算机系统支持下完成，电子档案信息是以数字编码的形式记录于电子载体上，人无法直接识读，只有在相应的软硬件及解密的情况下，才能识得电子档案信息的全貌。同时电子档案的依赖性还表现在：技术的更新、软硬件设备的升级会导致原有的信息无法识别，给今后的安全管理带来了很大困难。（二）存储的高密度性。电子档案信息无论是以磁盘、磁带还是光盘进行存储，其存储密度都大大高于过去的各种信息介质，特别是光盘，有“海量存储”之称。一张容量可达600MB～4000MB的光盘，可存35万张打印纸上的文字信息。电子档案

3、信息存储的高密度性提供了大量的储存空间，同时也对载体的保护提出了更严格的要求，因为任何一条轻微的划痕都有可能导致存储的信息遭到破坏。（三）信息与载体的可分离性。传统的纸质档案，载体和信息是不可分离的“实体”，具有明显的原始性特征。而电子档案信息以非实体形式加工和管理，提供利用和检索更加方便快捷。同时也造成了电子档案信息易于更改，不留痕迹；易于复制，分不出原件和复制件；电子档案信息能够在网络环境下易于传输，可异地调阅或形成文件。信息与载体之间的这种可分离性，使如何有效保障电子档案信息的安全成为亟待解决的课题。（四）信息构成的复杂性。8传统档案信息一般只拥有一到两种的信息媒体形式，而电子档案突

4、破纸质档案的局限性，将文字、图像、音像等信息迅速、多方位的组合，更加生动直观再现当时的活动情况。多媒体的集成性是信息构成复杂性的表现之一，电子档案信息为了保证其原始性及今后使用的方便，还必须收集除电子档案信息内容之外的背景信息、元数据信息、相应的软硬件信息及说明信息等，大大增加了电子档案信息构成的复杂性，也增加了安全保护的难度。二、电子档案管理中存在的安全隐患（一）网络传输的安全隐患。网络是电子档案的生存基础，充分发挥了电子档案的优势，用户能实时便捷地利用电子档案信息，但网络上的风险来自四面八方，如黑客入侵、病毒肆虐、网络故障等等，网络上的每一个节点都有可能成为被攻击的目标。一旦网络毁坏，

5、电子档案的丢失将难以避免。电子档案非实体归档，在电子档案的输入、存储、传输、提供利用过程中都存在信息丢失、病毒侵犯、人为破坏等不安全因素。在计算机支持下的信息网络、多媒体技术、传真技术、光盘技术等给电子档案的正常存储、传输和运行带来潜在隐患。（二）软硬件设备更新带来的新课题。8电子档案不能直接读取，要依赖于计算机及软件等读取设备生成和传递，技术环境及存储结构复杂。技术风险来自于电子档案对系统的依赖性以及信息技术的飞速发展。在电子档案信息长期保存的过程中，技术的变迁、平台的升级、载体的转换，旧版本的电子文件无法在新的软硬件环境下直接使用，迫使电子文件必须加以转换.以适应新的“生存环境”，新旧

6、软件的不兼容也会导致信息的缺损。（三）储存载体的不稳定性和自然老化。电子档案载体的寿命远不如传统载体长久，电子档案以磁盘、光盘等为载体，光盘的预计寿命为5年，磁盘为15年，磁光盘为30年。对环境、温度、湿度、防磁等条件要求较高，极易造成物理或化学的损坏变质；信息随时有被修改、窃取、销毁的危险，在管理和利用过程中易失真和丢失。（四）电子档案的原件难以界定。从形成、收集、整理、保管和利用等各个环节，随时都有信息更改和丢失的可能性；另外电子档案的易改性也影响其法律效力，至今纸质档案才是最原始、最权威的真实记录和凭证依据。电子文件归档相对滞后，归档后文件的准确性也无法保证。电子档案的产生环境、背景

7、信息和元数据如不能及时归档，也难以保证电子文件的原始性、真实性、完整性。（五）管理人员的信息安全保密意识、掌握信息技术的能力水平、工作责任感都会对电子档案信息的安全产生重要影响。电子文件的产生、形成、归档、8传送、保存等管理与传统的纸质档案所用的技术、方法不同，要求档案人员掌握计算机网络等现代科学技术。如果档案工作人员缺乏管理电子档案的专业知识和技术手段，保密意识不强，没有强烈的责任心，不能采取必要的安全措施加以防范，势