公文管理办法.pptx

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公文管理办法 目录第一部分本次培训的目的第二部分现状分析第三部分解决方案第四部分公文管理办法解读第五部分公文写作基本要求 掌握公文写作的通用格式。学会写请示、报告、通知、通报、工作联络函等常用公文。一、本次培训的目的培训目标规范公文格式，建立公文管理体系，推行《公文管理办法》，提高公司公文形象。提升公文写作能力，养成严谨的思维习惯，缜密的思维方式。培训目的 公文是用于办理公务活动的文体，以纸质和电子文档方式为载体的文书；公文是指企业在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范化的文书；公文是执行行政规章制度和进行公务活动以及传达信息的重要工具。什么是企业公文？规范的文书是行政管理和企业步入规范化管理的重要依据。 目录第一部分本次培训的目的第二部分现状分析第三部分解决方案第四部分公文管理办法解读第五部分公文写作基本要求 二、现状分析公文类1、标题过于简洁，主题不明确，格式撰写不规范及混用。3、整体格式为信纸不严谨规范，并且混用，整体不协调。2、无主送单位，无法确认收文单位部门。 二、现状分析请示/报告类1、“请示”和报告混用，未严格分开；3、无主送单位，文理不清，陈述不明，导致重复审批。2、格式不统一，标题不鲜明，错别字连篇； 1、文种使用不当。2、格式不规范。3、行文规则混乱。4、名称表述混乱。5、主题不鲜明。6、时间表述含糊。7、用词不当。8、数字使用不统一。结论目前公司公文主要存在问题：企业在不断发展壮大，我们需要建立规范化、制度化、流程化的管理模式，然而现在还存在许多不足，亟待改善。基于现状，所以行政部拟推行《公文管理办法》。二、现状分析 目录第一部分本次培训的目的第二部分现状分析第三部分解决方案第四部分公文管理办法解读第五部分公文写作基本要求 三、解决方案1、构建公文管理体系推行《公文管理办法》。体系建设目标使公司公文管理工作制度化、规范化、标准化；配合公司战略升级，塑造高效统一的公文形象；规范的公文处理流程，提高公司的行政工作效率；规范的行文格式，提升企业的对外形象。 2、规范的公文有一下特点：特殊的规定性：格式、结构、文风公认的权威性：内容的权威、特定的阅读者内容的针对性：一事一文、单一具体、指向明确表达的精准性：不能运用比拟手法，表达朴实严肃明确的时效性：时间明确三、解决方案 3、公文管理在企业管理中起到的作用：公司治理颁布公司章程制定和公布公司基本法则确立和公布公司行为和员工行为规范决策系统公示重大决策、重大决议、重要指示部署和安排各种经营活动执行系统通报绩效考核的组织和结果确定人事任命、经营指标等处理公司所有业务和其他事务三、解决方案 目录第一部分本次培训的目的第二部分现状分析第三部分解决方案第四部分公文管理办法解读第五部分公文写作基本要求 一、公文的种类二、公文的适用范围三、公文的格式四、行文规则五、公文办理第四部分公文管理办法解读 三、公文管理办法解读《公文管理办法》共分为七章二十四条，以及四个附件。第一章为总则，主要是定义说明及各管理职责。第二章明确行文文种及范围。第三章规范格式。第四章行文基本规则。第五章明确公文流转及管理。第六章管理制度修订说明。第七章附则。 三、公文管理办法解读1、公文的种类按行文方向分按密级程度分按紧急程度分 三、公文管理办法解读1、公文的种类按行文方向分上行文：指各部门、各附属公司向金雅乐公司、董事会请求指示、汇报工作、反映情况、答复询问所用的公文。文种有“请示、报告”。下行文：指金雅乐公司、董事会向下属各部门、各附属公司下发的文件。文种有“通知、通报、决定、批复”。平行文：指没有行政隶属关系或职能管理关系的各部门用于联系业务或往来活动的知照性文件。文种有“函”。 三、公文管理办法解读1、公文的种类按密级程度分绝密：只发给董事会及总经办阅知。机密：只发给一级部门负责人阅知。敏感：只适宜在公司内部发放不宜对公司以外公开的文件。可以下发至相关部门的相关人员。公开：可以对外公开的文件，如一般事务性公文、企业宣传资料等，可以在公司内全员转发。秘密：只发给主任、主管及以上人员阅知。 特急：必须在收文或发文后半个工作日内办理完毕。紧急：必须在收文或发文后一个工作日内办理完毕。普通：按正常文件处理流程二个工作日内处理完毕。三、公文管理办法解读1、公文的种类按紧急程度分 单位公文处理备注金雅乐公司、董事会做好调查、批示、决策和反馈。各部门、附属公司主要是请示、报告工作，反映情况。三、公文管理办法解读1、公文的种类发文办理上行文流转示意图收文办理 三、公文管理办法解读1、公文的种类单位公文处理备注金雅乐公司、董事会重点做好制度、规范、指令制定各部门、下属公司做好学习、传达、承办和反馈发文办理下行文流转示意图收文办理 三、公文管理办法解读2、公文适用范围公司公文适用于发布公司重要的方针政策、重大工作部署性文件及会议纪要；发布公司的总结计划；发布公司重要的管理制度；发布公司各部门或个人的重大表彰奖惩通报或决定；发布公司及下属一级部门的组织架构的设置、合并、撤销及中高层人员的人事任免决定；对各部门重要请示事项的批复；其它必须以公司名义上报下发的文件。部门公文适用于上报下发本部门工作安排、规划、计划、总结、会议纪要等；发布对本部门的集体或个人一般性表彰奖惩通报或决定；发布本部门内部规章制度和管理办法；布置本系统内一般性工作；其它必须以部门名义发布的事项。 三、公文管理办法解读3、公文的格式是公文的书面结构、公文的用纸要求和印制规范的总和，是对公文的文面要求。公文格式规范化的含义：1、标准化，方便阅读、传递与处理，提高效率；2、规范化，明确紧急、密级等属性，防范风险；3、格式化，达到协调、统一和醒目，展示形象。 三、公文管理办法解读3、公文的格式文头行文文尾模板：（一）发文单位（二）发文字号（三）签发人（四）密级程度（一）公文标题（二）主送单位（三）正文（四）附件（一）署名（二）成文时间（三）发送范围三 公司公文的发文字号分四种：3、公文的格式重要制度规范、管理办法、工作指引的文件发布；重大方针政策、机构设置、总结计划、奖惩通报、对下属各部门的批复、请示、报告、工作布置、活动安排、事项通知；重要会议通知发布。重要会议纪要发布。会议纪要须注明发文范围，并严格按发文范围下发。中金字[2013]001中金会字[2013]001中金会纪字[2013]001发布公司及下属一级部门的组织架构的设置、合并、撤销及中高层人员的人事任免决定；中金任字[2013]001 三、公文管理办法解读3、公文的格式公文文头标识、编号及公文署名参照表单位公文文头标识简称发文号署名总公司中山市金雅乐实业发展有限公司中金中金字/任/会/会纪中山市金雅乐实业发展有限公司总经理办公室中山金雅乐公司总经办文件总中金总字/会/会纪总经理办公室采购部中山金雅乐公司采购部文件购中金购字/会/会纪采购部行政部中山金雅乐公司行政部文件行中金行字/会/会纪行政部财务部中山金雅乐公司财务部文件财中金财字/会/会纪财务部营销部中山金雅乐公司营销部文件营中金营字/会/会纪营销部尚好物业公司中山市尚好物业管理有限公司中尚物中尚物字/会/会纪中山市尚好物业管理有限公司设计部中山金雅乐公司设计部文件设中金设字/会/会纪设计部预算部中山金雅乐公司预算部文件预中金预字/会/会纪预算部工程部中山金雅乐公司工程部文件工中金工字/会/会纪工程部开发事务部中山金雅乐公司开发事务部文件开中金开字/会/会纪开发事务部项目部中山金雅乐公司项目部文件项中金项字/会/会纪项目部 三、公文管理办法解读4、行文规则第十条凡呈董事会审批的公文，须行政部，如因绝密须直接呈送的除外。第十一条“请示”与“报告”要严格分开，公文标题不得出现“请示报告”文种。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。“报告”中不得有请示事项。第十二条“请示”应当一文一事，一般只写一个主送部门，由主送部门负责答复，如有需要应同时送其他部门。如有多件请示事项，一定要分开行文。“请示”一般不得越级请示。第十三条请示与报告一般为纸制公文，需附《请示/报告处理单》。 三、公文管理办法解读5、公文办理流程收文发文接收拟稿讨论会签签发用印签署发文登记发出公布信息传递办毕文件处置归档销毁审核催办、查办登记拟办承办催办、查办通知、通告、管理制度…指令、命令下达…总结报告，经审批 目录第一部分本次培训的目的第二部分现状分析第三部分解决方案第四部分公文管理办法解读第五部分公文写作基本要求 五、公文写作基本要求公司常用公文文种：通知：适用于下达指示、布置工作、传达有关事项、传达领导意见、任免干部、决定具体问题，都可以用通知。通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。请示：适用于向上级机关请求指示、批准。会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。函：适用于平级、不相隶属机关或单位之间互相商洽工作、询问和答复问题。 五、公文写作基本要求文头行文文尾（一）发文单位（二）发文字号（三）签发人（四）密级程度（一）公文标题（二）主送单位（三）正文（一）署名（公章）（二）成文时间（三）发送范围（一）通知格式展示： 五、公文写作基本要求（二）主送单位：一个或多个。（一）通知写作要求：（一）公文标题（三）正文通知文件由通知事由、通知事项、执行要求三部门组成。通知缘由：说明通知的原因，目的或根据，承启用语“特作如下通知”、“有关事项通知如下”等。通知事项：主要部署工作任务，阐述意见、措施、办法及要注意的问题，要写得具体明确、条理清楚。执行要求：一般以“以上通知，望认真执行”、“本通知自发布之日起实行”“特此通知”等惯用语作结尾。通知：适用于下达指示、布置工作、传达有关事项、传达领导意见、任免干部、决定具体问题，都可以用通知。 （二）通报格式展示：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。五、公文写作基本要求批评错误：标题、主送机关、事故及错误、分析评价、批评决定、告诫与措施。表扬、表彰：标题、主送、先进事迹、评价、表扬决定、希望与号召，落款 1、介绍先进事迹或错误事实、现象2、对事实进行简短评价3、表彰决定或惩罚决定、整治措施介绍人物或集体的行动及其效果，要写清时间、地点、人物、基本事件过程。什么会议或什么机构决定，给予对象以什么项目的表彰奖励或批评处分。4、提出希望号召,告诫与整改措施（二）通报写作要求：五、公文写作基本要求 五、公文写作基本要求（三）报告格式展示：工作基本情况介绍汇报工作结语成绩、收获；经验、体会；问题、打算。“特此报告”、“请审阅” 五、公文写作基本要求（四）请示格式展示：（二）主送单位：一个或多个。（一）请示标题（三）正文请示：由请示缘由、请示事项、请示要求组成。请示缘由简括地写请示原因、目的或依据，一份请示能否得到上级的同意或批准，关键在于请示的理由是否充足、是否言之有据，是否时间紧迫，抓住实质。请示事项要求上级单位给予指示、审核、批准的具体问题或所要求的具体事项。要写得明白、具体，才能得到迅速批复。请示要求向上级单位提出肯定性要求，一般根据请示的目的、要求用“当否，请批复”、“以上请示是否妥当，请批复”、“请批准”、“请审批”等作结束语。 五、公文写作基本要求（五）会议纪要格式展示：标题：会议纪要的标题由会议名称和文种组成。正文：开头—对会议有关情况的概述，要交待召开会议的依据、会议宗旨、达到什么目的，会议时间、地点、主持人、与会人员等，要写得简略、概括。主体—是会议纪要核心内容，以说明性文字反映会议所研究的问题或意见，会议作出的决定，对今后工作的安排等，可采用分层分条叙述式写法。结尾—一般提出希望，要求与会者、与会单位贯彻会议精神，也可提出较具体的措施与要求。会议纪要一般用“会议听取了”、“会议指出”、“会议强调”、“会议决定”、“会议认为”、“会议同意”等作为自然段的起首语。 五、公文写作基本要求（七）函（工作联络函）格式展示：函适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求有关主管部门批准和答复审批事项。去函：坚持做到一函一事，内容要简明扼要，语言要规范得体：文明礼貌，多用谦语敬语，说明去函原因及事项。复函：针对函中事项给予答复，语文规范，明确。 Thankyou!谢谢您的聆听！