文书档案案卷格式

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文书档案案卷格式GB9705-881适用范围本标准适用于我国各级档案馆（室）和文书处理部门。2案卷卷皮格式文书档案案卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。2.1硬卷皮格式2.1.1硬卷皮外形尺寸封面尺寸规格采用300mm×220mm或280mm×210mm（长×宽）。封底尺寸同封面尺寸。封底三边（上、下、翻口处）要另有70mm宽的折叠纸舌。卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。2.1.2案卷封面项目封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸（见图2）。2.1.3封面项目的填写方法2.1.3.1全宗名称：

1全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为：“外交部”；“河北省人民政府人事局”简称为“河北省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”等。2.1.3.2类目名称：类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。2.1.3.3案卷题名案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简练、明确。2.1.3.4时间：卷内文件所属的起止年月。2.1.3.5保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。2.1.3.6件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。2.1.3.7归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。2.1.3.8档号的编制：封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。

2目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。2.1.4卷脊项目包括：全宗号、目录号、年度、案卷号，其排列格式尺寸（见图3）。2.2软卷皮格式使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存。2.2.1软卷皮外形尺寸：软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底可根据需要采用长宽为297mm×210mm（供A4型纸用）或260mm×185mm（供16开型纸用）的规格（见图4）。2.2.2软卷皮封面项目：软卷皮封面项目及填写方法均同硬卷皮格式。封面项目尺寸、位置（见图4）。2.2.3软卷皮封二项目：软卷皮封二印制项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号。各项目具体位置、尺寸（见图5）。2.2.4软卷皮封二项目的填写方法同2.4卷内文件目录填写方法。软卷皮封三印制项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间，其尺寸位置（见图9）。软卷皮封三项目的填写方法与3.3卷内备考表填写方法相同。

32.3卷盒格式2.3.1卷盒外形尺寸采用330mm×220mm（长×宽），其高度可根据需要分别设置30、40或50mm的规格。在盒盖翻口处中部要设置绳带，使盒盖能紧扣住卷盒。2.3.2卷盒封面和卷脊格式卷盒封面为空白面。卷脊项目包括全宗名称、目录号、年度、起止卷号。其中起止卷号填写××-×卷，其余项目的填写方法同硬卷皮格式。各项目具体位置尺寸（见图7）。2.4填写要求填写案卷封面及卷脊时一律要求用毛笔或钢笔，字迹要求工整。3卷内文件目录格式3.1目录用纸幅面尺寸采用国内通用16开型（即长×宽为260mm×185mm）或国际标准A4型（即长×宽为297mm×210mm）。3.2页边与文字区尺寸卷内目录用纸上白边（天头）宽20±0.5mm卷内目录用纸下白边（地脚）宽15±0.5mm卷内目录用纸左白边（订口）宽25±0.5mm卷内目录用纸右白边（翻口）宽15±0.5mm3.3卷内文件目录项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号。各项目具体位置、尺寸（见图8）。

43.4卷内文件目录填写方法3.4.1顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写序号，亦即件号。3.4.2文号：文件制发机关的发文字号。3.4.3责任者：对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。3.4.4题名：即文件的标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[]”号。3.4.5日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月的数字右下角加“.”号。3.4.6页号：卷内文件所在之页的编号。3.4.7单份装订的案卷应逐件加盖档号章。档号章的位置在每件文件首页的右上角，其格式与尺寸是：mm全宗号目录号案卷号件号3.4.8备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。4卷内备考表格式4.1卷内备考表外形尺寸及页边与文字区尺寸均同卷内目录。4.2卷内备考表项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。各项目具体位置、尺寸（见图9）。

54.3卷内备考表填写方法4.3.1本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。4.3.2立卷人：由责任立卷者签名。4.3.3检查人：由案卷质量审核者签名。4.3.4立卷时间：填写完成的立卷日期。5案卷各部分的排列格式5.1使用硬卷皮组卷，无论装订与否，其案卷各部分的排列格式均是：案卷封面-卷内文件目录-文件-备考表-封底。5.2使用软卷皮组卷，其案卷各部分按下列格式排列：软卷封面（含卷内文件目录）-文件-封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒保存。6文书档案案卷格式监制6.1文书档案案卷的硬卷皮、软卷皮、卷盒、卷内文件目录、备考表的监制权属于各级档案局。6.2在卷皮封底的下部应印上“由××档案局监制”的字样。（全宗名称）

6（类目名称）案卷题名自年月日至年月日保管期限本卷共件页归档号全宗号目录号案卷号

7图2软卷皮封面式样卷内文件目录顺序号文号责任者题名日期页号备注

8图8卷内文件目录式样卷内备考表

9本卷情况说明

10立卷人检查人立卷时间

11图9卷内备考表式样文书档案保管期限表国档发[1987]27号文1.本级党的代表大会、代表会议、人民代表大会、人民代表会、政治协商会议、工会、共青团、妇女联合会代表会会议的文件材料1.1通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言、提案、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录、简报、重要的照片、录音（像）带等文件材料永久1.2贺信、贺电、讨论未通过的文件长期1.3小组会议记录、参考文件、会议服务机构的计划、总结等文件材料短期2.本级党委、人民代表大会、政治协商会议、工会、共青团、妇女联合会常委会、全体委员会，政府常务会、办公会议的文件材料2.1公报、决议、决定、记录、纪要、领导人讲话、讨论通过的文件材料永久2.2讨论未通过的文件材料等短期3.上级机关召开的重要会议文件材料3.1主要文件材料

12长期3.2其它文件材料短期4.上级机关颁发的文件材料4.1直属上级机关颁发的，属于机关主管业务的，和非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务并要执行的重要的文件材料永久4.2直属上级机关颁发的属本机关主管业务并要执行的一般文件材料长期4.3其它需要执行的文件材料短期5.党和国家领导人、上级机关视察、检查本地区、本机关工作时形成的题词、讲话、声像等重要文件材料永久6.本机关党组（包括实行党委制的党委）和行政办公会的记录、纪要、讨论通过的文件永久7.本机关召开会议的文件材料7.1本机关召开的工作会议和重要的专业会议文件材料7.1.1通知、名单、日程、报告、讲话、决议、决定、纪要、重要的声像材料永久7.1.2典型材料、代表发言、简报长期

137.1.3小组会议记录、参考材料短期7.2一般专业会议文件材料7.2.1纪要、通知、总结、讲话、报告、重要的声像材料长期7.2.2典型材料、代表发言、简报短期8.本机关制发的（包括与其它机关联合制发的）文件材料8.1方针、政策法规性的，重要业务问题的永久8.2一般业务问题的长期8.3事务性有参考价值的短期9代上级机关起草并被采用的文件的最后草稿9.1重要的法规性的长期9.2其它的短期10本机关各种普查工作形成的文件材料10.1综合成果、专题成果、方案、总结、报告永久

1410.2原始记录长期11.本机关考题、典型的调查报告11.1重要的永久11.2一般的短期12.本机关的请示与上级机关的批复，下级机关的请示、报告与本机关的批复、批示12.1方针政策性的重要问题的永久12.2一般事务性问题的短期13本机关工作活动的工作总结、报告13.1主要职能活动年度和年度以上的、重要专题的永久13.2半年的、季度的、一般专题的长期14.本机关计划、规划、控制数字14.1年度和年度以上的永久14.2季度的、月份的

15短期15.本机关的统计报表15.1汇总的、年度和年度以上的、专题的永久15.2季度、月份的短期16.本机关机构设置、撤并、名称更改、组织简则、工作条例、人员编制、启用印信文件材料

16永久17.干部任免的文件材料

1717.1本机关领导人，本机关对直属单位领导人任免的文件材料永久17.2本机关内部机构负责人的任免材料长期18.本机关劳动模范、先进工作者等的文件材料18.1省级以上的永久18.2地、县级以下的长期19本机关对有关人员的处分材料19.1影响大、问题严重的永久19.2一般的长期20.干部职工录用、转正、调资、定级、离退休、职务聘任、复转、抚恤、死亡等文件材料长期21.本机关职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根长期22.本机关职工、党员名册永久

1823.本机关中党、团、工会的基层组织形成的工作报告、总结、会议文件和团员名册等文件材料料

19长期24.本机关组织沿革、大事记永久25.

20本机关及本机关批准的有关区域变化和解决边界纠纷、征用土地的文件材料永久26.本机关财产、物资、档案等的交接凭证长期27.本机关编辑的并反映主要职能活动的出版物定稿和样本永久28.本机关与国内外有关单位签订的合同、协定、协议书等文件材料28.1有历史意义和长远利用价值的永久28.2重要和

21长期28.3一般的短期29.本机关关于出国考察、友好往来、参加会议等外事活动形成的文件材料29.1重大活动的主要文件永久29.2一般活动的审批手续、考察报告长期29.3其它文件材料短期30.机关之间协商工作的往来文件材料短期31.同级机关和非隶属机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料短期32.本机关处理人民来信来访的文件材料32.1有省以上领导人重要批示和处理结果的永久32.2有上级机关或本机关领导人重要批示和处理结果的长期32.3其它有重要处理结果的短期

2232.4没有处理结果的短期33.下级机关报送的总结、报告、统计报表33.1年度和年度以上的总结、统计报表，重大问题的专题报告长期33.2年度以下的总结、统计报表、一般专题的报告和备案的短期